Принципы формирования архивных коллекций
Содержание
Введение. 3
1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов.. 6
2. Архивная коллекция как вид архивного фонда.. 13
2.1 Состав, структура, комплектование архивной коллекции. 13
2.2 Экспертиза ценности документов архивных коллекций. 16
2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения 17
3. Примеры формирования некоторых архивных коллекций 22
3.1 Архив по истории диссидентов. 22
3.2 Архивные коллекции Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга. 25
3.3 Архивные коллекции Государственного архива РФ.. 27
Заключение. 28
Библиографический список литературы.. 29
Приложение. 30
Актуальность темы курсовой работы. Документы являются продуктами хозяйственной, научной, художественной и других форм деятельности ряда поколений людей. В результате каждое последующее поколение получает их в совокупности с другими орудиями, средствами и продуктами материального и духовного производства в качестве «социального наследства».
В понятие «социальное наследство» включаются не только высокие достижения культуры, но и весь объединённый опыт, воплощённый в сознании (памяти) людей и продуктах их деятельности. При этом каждое новое поколение находится перед выбором, что из наследия, утратившего свою непосредственную практическую ценность, необходимо сохранить, что «забыть», а что из сохранённого использовать в новом качестве.
Так, возникает проблема выбора социально-значимой информации о прошлом, проблема использования отобранной информации для нужд настоящего и будущего.
Общественная или социальная память – механизм, обеспечивающий социальную преемственность. Социальная память общества – совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование некогда актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение.
Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.
Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.
Целью курсовой работы является изучение и исследование научной организации формирования архивных коллекций.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать понятие архивного фонда и рассмотреть основные виды архивных фондов.
2. Исследовать архивную коллекцию как один из видов архивного фонда.
3. Раскрыть состав, структуру и способы комплектования архивных коллекций.
4. Рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций.
5. Охарактеризовать методику систематизации документов архивной коллекции и формирование единиц хранения.
6. Показать примеры формирования архивных коллекций.
Историография.
На Руси документы хранились в княжеских сокровищницах вместе с казной и библиотекой. Множество документов хранилось в ризницах монастырей вместе с ценной церковной утварью; их собрания пополняли дарения князей и бояр. В конце XV в., когда образовались приказы —центральные учреждения управления, часть документов из великокняжеского архива была передана им, другие же документы великокняжеского архива с XVI в. вошли в состав Государственного архива России.
Этот архив в XVI в. хранил наиболее документы личной канцелярии царя, Боярской думы, Посольского приказа. В нем, кроме документов удельных княжеств, хранились документальные акты и переписка за XIV — XVI вв., отражающие внешнюю и внутреннюю политику государства и имеющие общегосударственное значение. В архивах хранились дела трех видов; отдельные документы — грамоты, столбцы, книги и тетради.
При Петре I появился архив, сложившийся из документов Кабинета его императорского величества, бывшего сначала личной канцелярией царя, а затем пополнявшийся документами общегосударственной важности по вопросам дипломатическим, политическим, финансовым, строительным, военным, а также перепиской Петра I с иностранными и отечественными государственными деятелями.
Ценными документами располагали архивы центральных учреждений.
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основная часть дел Посольского приказа.
В конце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIXв. Значительный интерес представляют документы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в общеминистерские.
Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.
На основе документов бывшего Разрядного приказа был создан Разрядно-
Сенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем землевладении.
2.1 Состав, структура, комплектование архивной коллекции
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных лиц и объединенных составителем коллекции по одному или нескольким признакам. Документы коллекций в зависимости от их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствии с авторским (коллекция автографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекция открыток с видами различных стран) или тематическим (коллекция революционных листовок 1905 г.) признаком.
Для архивных документов в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей. В основе комплектования архивной коллекции лежит признак логической связи, т.е. она собрана искусственно.
В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, в том числе архив организации). Например, коллекция автобиографий и анкет писателей.
В наименовании коллекции, поступившей в архив от частного лица, указывается характер или общее содержание коллекции, фамилия, имя, отчество коллекционера и даты его жизни.
Пример. Коллекция фотографий деятелей искусства, собранная Ильиным Арсением Александровичем (1911-1970).
Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.
Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:
- составитель;
- время;
- условия создания;
- комплектование.
Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа, входящих в её состав.
Коллекции могут быть сформированы частным лицом и поступать на государственное хранение или в составе личного архива коллекционера (как результат его собирательской деятельности), или отдельным комплексом документов без личного архива коллекционера. В первом случае они становятся разделом личного фонда коллекционера (коллекция автографов, собранная П. А. и П. П. Вяземскими); во втором — являются самостоятельной классификационной и учетной единицей (коллекция Василия Александровича Регина в ЦГАЛИ).
Если документы самого фондообразователя малочисленны по сравнению с собранной им коллекцией, весь комплекс документов считается коллекцией и получает соответствующее название — коллекция фотографий деятелей литературы и искусства, собранная Е. В. Тихоновым.
Коллекции, поступающие на государственное хранение в составе личного архива фондообразователя или отдельными комплексами документов, расформированию по другим фондам не подлежат, даже, если объектом коллекционной деятельности являются не отдельные документы, а личные архивы других лиц.
При поступлении в государственный архив отдельные разрозненные документы личного происхождения, из которых нельзя сформировать самостоятельный архивный фонд, могут объединяться самим государственным хранилищем в архивные коллекции.
Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов профессиональной принадлежности их создателей или по тематическому признаку. Состав архивной коллекции может пополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачей отдельных документов во вновь образуемые фонды.
Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности (см. Приложение). Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.
Архивная коллекция вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Архивные документы, сформированные в архивную коллекцию перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
Перемещение документов из одного фонда личного происхождения в другой не допускается. Исключение составляет передача отдельных документов из архивных коллекций, созданных государственным архивом, которая практикуется в двух случаях: при создании новых фондов личного происхождения; при атрибуции отдельных, ранее не атрибутированных документов, хранящихся в архивных коллекциях.
Передача документов производится по акту, который составляется в двух экземплярах, утверждается руководством архива и передается в соответствующие дела фондов. Изменения вносятся одновременно во все учетные документы.
При единичных поступлениях документов на государственное хранение подлинники писем включаются в фонды адресатов. Если эти фонды отсутствуют или если адресаты не установлены, эти документы помещаются в фонды корреспондентов. Если нет ни фондов адресатов, ни фондов корреспондентов, документы передаются в архивную коллекцию писем.
По результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания архивных коллекций, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляется акт описания документов архивной коллекции.
Методологической базой проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций являются основные принципы экспертизы ценности документов: историзм, всесторонность и комплексность оценки документов.
Нормативная база проведения экспертизы ценности документов архивных коллекций отсутствует в отличие от документов официального происхождения, отбор которых на государственное хранение обеспечен системой нормативных документов (перечней, номенклатур дел).
Научно-методическим обоснованием экспертизы ценности документов архивных коллекций является система критериев их ценности.
Критерии ценности составляют две основные группы:
1. критерий ценности архивных коллекций;
2. критерии ценности документов архивных коллекций.
Критерии ценности архивных коллекций следующие: значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;история архивных коллекций и её состав; взаимосвязь архивной коллекции с другими комплексами документов.
Значение творческой и общественной деятельности фондообразователя определяется, исходя из факторов:
- оценки творчества фондообразователя литературоведением, искусствоведением ( литературная, театральная энциклопедии, монографии и другие печатные источники);
- государственного признания деятельности фондообразователя (присуждение премий, почетных званий, награждение орденами, участие в выборных органах и др.);
- общественного мнения о деятельности фондообразователя (отзывы прессы, письма читателей, зрителей);
- мнения коллег по профессии (письма и высказывания писателей, артистов, художников, мемуары и др.);
- мнения экспертов-специалистов в данной области.
События жизни и творческие интересы фондообразователя, его собирательские наклонности, его бережное отношение к своей коллекции могут существенно обогатить состав документов личного архива. И наоборот - нередко небрежение к документам своего архива, обстоятельства биографии фондообразователя приводят к невосполнимым утратам документов архивной коллекции, обеднению состава его документов.
Критерии ценности документов личного происхождения следующие: значение творческой и общественной деятельности автора документа; время и место создания документа; значимость содержания документа, его информационная, идейная, художественная и научная ценность; внешние признаки документа; взаимосвязи с другими документами.
2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения
Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.
Рукописи художественных произведений систематизируются в группы по жанрам, и внутри группы каждое произведение вкладывается в отдельную обложку. Большая по объему рукопись и варианты к ней составляют отдельную группу. Если эти материалы велики по объему, то каждый вариант рукописи заключается в отдельную обложку, имеет самостоятельный номер, но может быть описан в одной группе со всеми вариантами рукописи.
Нотные рукописи композиторов систематизируются и учитываются аналогично рукописям писателей. При ясно выраженном объединении ряда музыкальных произведений под одним номером сочинения (опусом) они составляют отдельную группу.
Систематизация творческих материалов художников (рисунки, графика) производится по технике их исполнения с последующей систематизацией по формату. Этюды к картинам, иллюстрации, серии рисунков на определенные темы, эскизы декораций и костюмов к спектаклям составляют отдельные группы. Каждый отдельный лист считается за один документ, независимо от количества рисунков на нем. Альбом с рисунками считается за один документ, и листы в нем не просчитываются (исключение составляют альбомы с рисунками выдающихся художников). Фотокопии и репродукции с картин художника и фотографии работ скульптора составляют отдельные группы и просчитываются подокументно.
При группировке документов по спектаклям или фильмам допускается систематизация и объединение документов в группы: фотографии репетиций спектаклей или рабочих моментов киносъемок; фотографии сцен из спектаклей; фотопробы актеров и кадры из кинофильмов; программы, афиши, буклеты, рекламные плакаты по данному спектаклю или фильму; подборка рецензий и отзывов; стенограммы обсуждений спектакля или фильма.
Письма и телеграммы объединяются в группы в зависимости от значимости корреспондента или адресата: письма известных деятелей литературы и искусства систематизируются по корреспондентскому признаку и заносятся в сдаточную опись по алфавиту фамилий авторов под отдельными номерами; письма менее известных деятелей литературы и искусства объединяются в одну группу; отдельную группу составляют письма родственников; все остальные личные письма (читателей, зрителей) составляют группу “Письма разных лиц”; письма учреждений, издательств и организаций объединяются в отдельную группу; поздравительные телеграммы при большом количестве могут быть выделены в отдельные группы.
Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с другими признаками.
Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. При формировании единиц хранения следует учитывать значение творчества фондообразователя и ценность документов архивной коллекции, степень их сохранности. Единицы хранения в фондах классиков и выдающихся деятелей литературы и искусства формируются из меньшего количества документов.
Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов — 40 60 листов, для рисунков и чертежей — 10—15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.
При формировании единиц хранения не рекомендуется объединять документы дореволюционного и советского периодов, исключение делается для личной переписки. При формировании единиц хранения следует обращать внимание на то, чтобы все приложения не были отделены от основных документов. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.
В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию. Если текст состоит из отдельных отрывков, каждый из них помещается в отдельную внутреннюю обложку.
Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.
В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.
В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.
В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.
При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того, проводится аннотирование особо важных документов.
Содержание документов должно быть изложено современным языком независимо от времени их происхождения. Не допускается механическое перенесение из текста документов в заголовки единиц хранения старых, архаических выражении, формулировок, извращающих политический смысл фактов и событий или искажающих истину. При составлении заголовка необходимо соблюдать единообразие приемов описания, избегать употребления канцелярских выражений.
Описание производится по новой орфографии. Из слов и терминов описываемых материалов следует сохранять в заголовках только такие, которые характерны для данной эпохи, выражают ее особенности и не могут быть заменены тождественными по смыслу современными понятиями. Вид документов, имена лиц, названии учреждений, населенных пунктов, должностей, юридические, бытовые и тому подобные термины пишутся так, как они приведены в самих документах (комедийное действо, ревизская сказка, статейный список, Ортемий, сорок и т. д.). Слова в заголовках следует писать полностью, за исключением общепринятых сокращений. Большая часть сокращений употребляется только при названии, цифре, фамилии.
В единицах хранения, содержащих письма, фотографии, учитывается количество документов. Документом считается каждое письмо, фотография. Количество писем и фотографий указывается на обложке. Документы, составляющие единицу хранения, вкладываются в развернутом виде в отдельную обложку, папку или конверт. При этом скрепки, булавки, скоросшиватели удаляются. Особо ценные документы заключаются во внутренние обложки, а фотографии и визитные карточки - в конверты. Плакаты, афиши и другие документы большого формата заключаются в специальные обложки и папки и хранятся в специально оборудованном для них месте. На ярлыках соответствующих коробок делаются топографические отсылки.
3.1 Архив по истории диссидентов
Архив общества “Мемориал” по истории диссидентов - крупнейшее в стране собрание по истории инакомыслия послесталинской эпохи. Систематическое комплектование архива началось с весны 1991 года. В настоящее время он включает 51 фонд и коллекцию, так или иначе отражающих диссидентскую и околодиссидентскую активность 1960-х-1980-х гг., а также фотоархив, содержащий фотографии диссидентов и лиц, причастных к диссидентской активности.
Содержание некоторых архивных коллекций архива: (3)
1. Ленинградская коллекция: дел 89, 1957-1978 гг.