Сравнительный анализ "Основных правил работы ведомственных архивов" и "Основных правил работы архивов организаций"

1) Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

Использование хранящихся в архиве документов;

1 создание научно-справочного аппарата к документам архива;

2 организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов АФ РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

3. осуществляют прием электронных документов, обеспечивают сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение

1. ведут списки организаций (структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;

2. принимают упорядоченные документы организаций

(структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов;

3. учитывают, обеспечивают сохранность принятых в архив документов;

4. создают, поддерживают в актуальном состоянии НСА к документам архива;

5. проводят экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

6. участвуют в разработке нормативных и методических

документов по архивному делу и ДОУ;

7. участвуют  в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ,  в том числе в организациях – источниках комплектования архива;

8. осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях- источниках комплектования;

9. осуществляют использование документов по запросам организации и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

1. осуществляет фондирование принятых в архив и документов;

2. осуществляет и организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

3. осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

4. представляет ежегодно в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

5. Центральный архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли, вносит предложения руководству министерства о совершенстве архивного дела и делопроизводства;

1. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

2. контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

3. участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления

1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

2. утрату и несанкционированное уничтожение документов;

3. необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;           

4. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством

1.Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;

объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации;

коллекция  называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

1.Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно - вопросного;

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического;

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически - структурный и структурно - хронологический.

3.Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

5. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

6. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

7. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись

8. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по значимости этих подразделений

1.Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов

2. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд, архивная коллекция;

единица хранения.

3. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:

- книга учета поступления и выбытия документов  для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

- список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;

- лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- описи дел - для поединичного и суммарного учета дел;

- опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных де

- описи страхового фонда документов - для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов

- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования  (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов

1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:

- утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

- В делах по личному составу составляются внутренние описи документов. На каждый фонд ведется дело фонда.

1. Основными учетными документами в архиве организации являются:

список фондов  (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

книга учета поступления и дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря .... г.;

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря .... г.

2. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д.

3. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД  и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.

1. типовая;

2. примерная;

3. индивидуальная.

1. в первой графе проставляются индексы дел. Индексы проставляются арабскими цифрами. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения;

2. в графе №2 указываются заголовки дел;

3. в 3 графе заполняется количество томов или частей, из которых состоит дело;

4. в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии –по типовой или примерной номенклатуре;

5. в графе №5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

1.Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;

2. вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказ вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки, содержащих плановые и отчетные документы;

3. заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать

 основное содержание и состав документов дела;

4.не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных и сложных синтаксических оборотов;

5.заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

6. в заголовках дел. Содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле;

7.ли дело будет состоять из нескольких томов и частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

8. заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующие последовательности: название дела,  название организации или структурного подразделения, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, краткое содержание документов дела, даты, к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела;

9.в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело»

10.в заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе;

1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

6. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

7. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

9. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

10. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации

11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов

12. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

13. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

14. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

15.  Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно - методическими документами, утвержденными Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной службы СССР. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.

В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.

Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно –республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

1. организация ежегодного отбора документов для хранения;

2. рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

3. подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

4. рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

5.  рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

6. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных дел;

1. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)

2. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

3. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

4. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел

В состав ЦЭК включается - представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК организации, по согласованию с соответствующим государственным архивом, может включаться его представитель.

Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из руководящих работников организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания не реже двух раз в год. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

- об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Проведение экспертизы ценности документов

в делопроизводстве организации

1. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации

2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

4. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

2. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

3.Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

1. Экспертиза ценности документов осуществляется под методическим руководством архива.

2. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

3. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

4. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись ЭД на машинные носители;

проверка качества записи;

описание ЭД;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

5. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Проведение экспертизы ценности документов

в ведомственном архиве

1. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

2. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно - методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

3. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализ