Организация бухгалтерского учета на предприятии
1. Основы организации финансового учета на предприятии
Бухгалтерский учет возник в XV веке как единая система учета имущества, капитала и прибыли единичного хозяйства. По сути это был финансовый учет, в который с началом фабричной организации производства постепенно встраивались калькуляционный учет и калькуляционные расчеты. Вторая половина XX столетия характеризуется усилением международной специализации и разделения труда, созданием мирового рынка, возникновением предприятий со смешанным капиталом и привлечением иностранных инвестиций и кредитов. В связи с этим первостепенное значение приобретает достоверная и понятная финансовая информация о деятельности концернов и предприятий. Все это обусловливает необходимость гармонизации и международной стандартизации бухгалтерского учета, являющегося основным источником финансовой информации о хозяйствующем субъекте.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. В данном определении отражены основные отличия бухгалтерского учета от других видов учета – статистического и оперативного. Эти отличия состоят в том, что предмет бухгалтерского учета ограничивается рамками хозяйствующего субъекта. Он уже, чем в статистическом учете, помимо хозяйственной деятельности охватывающем другие стороны общественной жизни, но шире, чем в оперативном учете, отражающем только отдельные стороны хозяйственной деятельности организации. Бухгалтерский учет базируется на полной информации об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях организации и поэтому должен быть сплошным и непрерывным, что необязательно в статистическом и оперативном видах учета. В бухгалтерском учете все объекты отражаются в стоимостной оценке, что необязательно в других видах учета.
Бухгалтерский учет является звеном, соединяющим хозяйственную деятельность организаций и лиц, принимающих решения. Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), а также внешним ее пользователям (инвесторам, кредиторам и др.);
• обеспечение необходимой информацией внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами, сметами;
• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Бухгалтерский учет изучает хозяйственную деятельность организаций как совокупность хозяйственных процессов, обеспечивающих необходимый финансовый результат. Осуществление этих процессов требует наличия хозяйственных средств (основных и оборотных), источниками формирования (приобретения) которых являются собственные и заемные (привлеченные) средства.
Сущность предмета бухгалтерского учета раскрывается через учитываемые им объекты, которые можно объединить в две группы:
• первая группа – объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность организации;
• вторая группа – объекты, составляющие хозяйственную деятельность организации.
К первой группе относятся хозяйственные средства и их источники, ко второй – хозяйственные процессы и их результаты. По составу и функциональной роли (характеру использования) имущество организации подразделяют на внеоборотные активы (основной капитал) и оборотные активы (оборотный капитал). Внеоборотные активы (основной капитал) включают в себя основные средства, оборудование к установке, нематериальные активы, капитальные вложения, долгосрочные финансовые вложения и др.
Основные средства – это часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, либо для управления организацией в течение периода, превышающего 12 месяцев, или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Средства труда являются орудием воздействия на обрабатываемые в процессе производства предметы труда, сохраняя при этом свою натуральную форму. Их стоимость переносится на создаваемую продукцию не сразу, а постепенно, частями, по мере износа.
Нематериальные активы – это объекты долгосрочного вложения, имеющие стоимостную оценку, но не имеющие вещественной или материальной формы и предназначенные для получения дохода (исключительные права на пользование землей, водой, патенты, организационные расходы, товарные знаки и др.). Как и в случае основных средств, стоимость нематериальных активов переносится на себестоимость выпускаемой продукции (работ, услуг) не сразу, а постепенно, частями, по мере начисления амортизации (износа). В состав капитальных вложений включают затраты на строительно-монтажные работы, приобретение оборудования, инструмента, прочие капитальные работы.
К финансовым вложениям относят инвестиции организации в государственные ценные бумаги, ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, предоставленные другим организациям займы. Финансовые вложения на срок более одного года считаются долгосрочными и включаются в состав внеоборотных активов. Финансовые вложения на срок до одного года являются краткосрочными. Внеоборотные активы отражаются в разделе I актива бухгалтерского баланса.
Оборотные активы (оборотный капитал) делятся на два вида:
1) оборотные средства в сфере производства. Включают в себя производственные запасы (сырье и материалы, топливо, животные на выращивании и откорме, запасные части) и производственные затраты (полуфабрикаты собственного производства, незавершенное производство);
2) оборотные средства в сфере обращения. Включают в себя готовую продукцию, предназначенную для реализации, т.е. находящуюся на складе и отгруженную покупателям, денежные средства, находящиеся в кассе и на расчетных счетах организации, краткосрочные финансовые вложения в ценные бумаги, средства в расчетах, в том числе различные виды дебиторской задолженности, под которой понимаются долги других организаций или лиц данной организации.
Оборотные активы отражаются в разделе II актива бухгалтерского баланса.
По источникам образования и целевому назначению имущество организаций подразделяют на собственное (собственный капитал) и заемное (заемный капитал).
Собственный капитал – это чистая стоимость имущества, определяемая как разница между стоимостью активов (имущества) организации и ее обязательствами. Собственный капитал состоит из уставного, добавочного и резервного капитала, накопленной нераспределенной прибыли, целевых финансирования и поступлений.
Уставный капитал – это первоначальный собственный капитал, сформированный из взносов учредителей (собственников) в виде объектов основных средств, нематериальных активов, оборотных и денежных средств при создании организации для обеспечения ее деятельности в размерах, определенных учредительными документами. Его величина должна быть зафиксирована в уставе организации.
Добавочный капитал создается за счет прироста стоимости имущества по переоценке, эмиссионного дохода по ценным бумагам, безвозмездного получения ценностей и др.
Резервный капитал создается в соответствии с законодательством и уставом организации путем отчислений от чистой прибыли и является источником покрытия возможных убытков организации.
Нераспределенная прибыль представляет собой прибыль отчетного года за минусом перечисленного в бюджет налога из прибыли и сумм, использованных на цели, предусмотренные по решению учредителей организации.
Целевые финансирование и поступления – это средства, полученные из бюджета, отраслевых и межотраслевых фондов специального назначения, от физических и юридических лиц для определенных заранее предстоящих расходов и платежей целевого назначения.
Собственный капитал отражается в разделе III пассива бухгалтерского баланса.
Заемный капитал формируется за счет обязательств организации и включает в себя краткосрочные и долгосрочные кредиты и займы, кредиторскую задолженность. Обязательствами организации являются краткосрочные и долгосрочные кредиты банка, кредиторская задолженность, займы и обязательства по распределению. Краткосрочные ссуды организация получает на срок до одного года под запасы товарно-материальных ценностей, расчетные документы в пути и на другие нужды, а долгосрочные ссуды – на срок от одного года на внедрение новой техники, организацию и расширение производства, автоматизацию производства и др.
Под кредиторской понимается задолженность данной организации перед другими организациями (кредиторами). Кредиторов, задолженность перед которыми возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками, а кредиторов, которым организация должна по нетоварным операциям, – прочими кредиторами.
Займы – это полученные от других организаций займы под векселя и другие обязательства, а также средства от выпуска и продажи акций и облигаций организации. Займы, полученные на срок до одного года, называют краткосрочными, а на срок более одного года – долгосрочными.
Обязательства по распределению включают в себя задолженности рабочим и служащим по заработной плате, органам социального страхования и налоговым органам по платежам в бюджет. Они появляются вследствие того, что момент возникновения долга не совпадает со временем его уплаты. По своему экономическому содержанию обязательства по распределению существенно отличаются от других привлеченных средств, так как образуются путем начисления, а не поступления со стороны.
Долгосрочные обязательства отражаются в разделе IV пассива бухгалтерского баланса, а краткосрочные обязательства в разделе V пассива бухгалтерского баланса. Хозяйственные процессы. Основными хозяйственными процессами промышленной организации являются процессы снабжения, производства и реализации продукции. Эти процессы состоят из отдельных хозяйственных операций, содержанием которых являются движение
средств, а также смена одной формы средств другой. Например, при реализации готовой продукции средства организации меняют товарную форму на денежную. У организации могут быть и другие хозяйственные операции (по ремонту основных средств, капитальному строительству и др.), однако основную ее деятельность составляют процессы снабжения, производства и реализации продукции, которые взаимосвязаны, дополняют друг друга и являются объектами бухгалтерского учета.
Реформирование бухгалтерского учета в России потребовало разработки принципиально нового документа, содержащего концептуальные основы построения и развития бухгалтерского учета. В декабре 1997 г. Методический совет по бухгалтерскому учету при Министерстве финансов Российской Федерации и Президентский совет Института профессиональных бухгалтеров России одобрили Концепцию бухгалтерского учета в рыночной экономике (далее – Концепция), и которой рассмотрены следующие положения.
1. Общие положения. Концепция определяет основы построения системы бухгалтерского учета в новой экономической среде, формирующейся в нашей стране. Концепция основывается на последних достижениях науки и практики, ориентируется на модель рыночной экономики, использует опыт стран с развитой экономикой, отвечает международным стандартам финансовой отчетности. Являясь основой построения системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, Концепция призвана:
• служить основой для разработки новых и пересмотра действующих нормативных актов по бухгалтерскому учету, а также для принятия решений по вопросам, не урегулированным нормативными актами;
• помогать потребителям бухгалтерской информации в понимании данных, содержащихся в бухгалтерской отчетности;
• обеспечивать специалистов, занятых регулированием бухгалтерского учета, информацией о подходах, используемых при проведении этой работы.
Концепция не заменяет никаких нормативных актов по бухгалтерскому учету. Если какое-либо положение Концепции противоречит положению законодательного или нормативного акта по бухгалтерскому учету, то исполнять надлежит положение законодательного или нормативного акта.
Концепция определяет основы организации и ведения бухгалтерского учета организациями всех отраслей хозяйства, видов деятельности и организационно-правовых форм. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, филиалы и представительства иностранных организаций, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, могут вести учет лишь в целях налогообложения. Для субъектов малого предпринимательства могут устанавливаться упрощенные формы реализации отдельных положений Концепции, которые, однако, не должны противоречить цели бухгалтерского учета, определенной Концепцией.
2. Цель бухгалтерского учета. В системе бухгалтерского учета организации формируется информация для внешних и внутренних пользователей. Применительно к внешним пользователям цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении организации, полезной широкому кругу заинтересованных пользователей при принятии решений.
Заинтересованными пользователями могут быть реальные и потенциальные инвесторы, работники, заимодавцы, поставщики и подрядчики, органы власти и общественность в целом.
Информация, формирующаяся в бухгалтерском учете, как правило, удовлетворяет потребности, являющиеся общими для всех пользователей. В частности, решения, принимаемые всеми заинтересованными пользователями, требуют оценки способности организации воспроизводить денежные средства и аналогичные им активы, времени и определенности их поступления. В результате проведения такой оценки может быть установлена возможность организации обеспечить причитающиеся и предстоящие выплаты инвесторам, работникам, заимодавцам, поставщикам, подрядчикам, государству. В отношении внутренних пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации, полезной руководству для принятия управленческих решений, планирования, анализа и контроля производственной и финансовой деятельности организации. Информацию для внутренних пользователей, характеризующую финансовое положение организации, финансовые результаты ее деятельности и изменения в ее финансовом положении, целесообразно использовать при формировании информации для внешних пользователей.
3. Основы организации бухгалтерского учета. Для реализации указанных целей бухгалтерского учета предполагается, что:
• имущество и обязательства организации учитываются обособленно от имущества и обязательств собственников этой организации (допущение имущественной обособленности организации);
• организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем (допущение непрерывности деятельности организации);
• выбранная организацией учетная политика применяется последовательно – от одного отчетного года к другому, в рамках одной организации, а также группой взаимосвязанных организаций (допущение непрерывности деятельности организации);
• факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).
4. Содержание информации, формируемой в бухгалтерском учете. Для удовлетворения общих потребностей заинтересованных пользователей в бухгалтерском учете формируется информация о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.
Финансовое положение организации определяется ее активами, структурой обязательств и капитала организации, ликвидностью и платежеспособностью организации, а также ее способностью адаптироваться к изменениям в среде функционирования.
Содержание, порядок формирования и способы представления информации для внутренних пользователей определяются руководством организации.
5. Требования к информации, формируемой в бухгалтерском учете. Информация, формируемая в бухгалтерском учете, должна быть полезной пользователям, т.е. быть уместной, надежной и сравнимой. Информация уместна, если ее наличие или отсутствие оказывает или способно оказывать влияние на решения заинтересованных пользователей. На уместность информации влияют ее содержание и существенность. Существенной признается информация, отсутствие или неточность которой может повлиять на решения пользователей.
Информация надежна, если она не содержит существенных ошибок и объективно отражает факты хозяйственной деятельности исходя из их экономического содержания и условий хозяйствования. Информация (кроме отчетов специального назначения) должна быть нейтральной, т.е. не должна влиять на решения и оценки пользователей с целью достижения предопределенных результатов или последствий. При формировании информации в бухгалтерском учете необходима осмотрительность в суждениях и оценках, имеющих место в условиях неопределенности, чтобы активы и доходы не были завышены, а обязательства и расходы не были занижены. Не допускаются также создание скрытых резервов, намеренное занижение активов или доходов и намеренное завышение обязательств или расходов.
Информация должна быть полной (с учетом ее существенности и сопоставимости затрат на сбор и обработку).
6. Состав информации, формируемой в бухгалтерском учете для внешних пользователей. Элементами информации о финансовом положении организации, отраженной в бухгалтерском балансе, являются данные об имуществе, кредиторской задолженности и капитале.
Имуществом признаются хозяйственные средства, используемые организацией в ее хозяйственной деятельности и способные принести ей экономические выгоды в будущем. Будущие экономические выгоды – это потенциальная возможность имущества прямо или косвенно способствовать притоку денежных средств в организацию. Объект имущества считается способным принести в будущем экономические выгоды организации, если он может быть:
• использован обособленно или в сочетании с другим объектом в процессе производства продукции, работ, услуг, предназначенных для продажи;
• обменен на другой объект имущества;
• распределен между собственниками организации;
• использован для погашения кредиторской задолженности.
7. Критерии признания имущества, кредиторской задолженности, доходов и расходов. Признание, т.е. включение в бухгалтерский баланс или отчет о прибылях и убытках объекта бухгалтерского учета, возможно при условии, что: • на момент составления бухгалтерской отчетности существует вероятность того, что организация получит или потеряет какие-либо экономические выгоды, обусловленные данным объектом;
• объект может быть измерен с достаточной степенью надежности.
Имущество не признают в бухгалтерском балансе, если нет вероятности того, что связанные с ним расходы организации принесут ей экономические выгоды в периоды, следующие за отчетным.
Кредиторскую задолженность признают в бухгалтерском балансе, когда в результате исполнения соответствующего требования существует вероятность оттока хозяйственных средств, способных приносить организации экономические выгоды, и величина этого требования может быть измерена с достаточно высокой степенью надежности.
Доходы признают в отчете о прибылях и убытках, когда возникшее увеличение будущих экономических выгод, связанных с соответствующим имуществом, или уменьшение кредиторской задолженности могут быть измерены с достаточной степенью надежности.
Расходы признают в отчете о прибылях и убытках, если возникшее уменьшение экономических выгод, обусловленное уменьшением имущества, или увеличение кредиторской задолженности могут быть измерены с достаточной степенью надежности и имеется прямая связь между произведенными затратами и поступлениями (соответствие доходов и расходов). Если расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется опосредованно, расходы признают в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между периодами.
Затраты признают как расход отчетного периода, если они не принесут будущих экономических выгод организации или будущие экономические выгоды не отвечают критерию отражения имущества в бухгалтерском балансе.
Расходами отчетного периода в отчете о прибылях и убытках признают все затраты, удовлетворяющие критерию признания расходов, независимо от того, как они трактуются с точки зрения налогообложения. Расходы признают в отчете о прибылях и убытках, когда возникает обязательство без факта отражения имущества.
8. Оценка имущества, кредиторской задолженности, доходов и расходов. Оценка указанных объектов производится следующими методами:
Ø по фактической (первоначальной) стоимости (себестоимости), т.е. в сумме денежных средств, уплаченной или начисленной при приобретении или производстве объекта. Данный метод оценки объектов является наиболее распространенным;
Ø по текущей рыночной стоимости (стоимости реализации), т.е. в сумме денежных средств, которая может быть получена в результате продажи объекта или при наступлении срока его ликвидации;
Ø по текущей (восстановительной) стоимости (себестоимости), т.е. в сумме денежных средств, которая должна быть уплачена на дату составления отчетности в случае необходимости замены какого-либо объекта.
Кроме того, при необходимости для оценки объектов может быть использована дисконтированная стоимость (т.е. стоимость, по которой объект может быть продан).
Основы организации и регулирования российской системы бухгалтерского учета следует рассматривать в комплексе с мерами, направленными:
• на постоянное совершенствование правовой системы Российской Федерации и нормативных актов, обеспечивающих функционирование бухгалтерского учета;
• совершенствование бухгалтерской службы как исполнителя функции бухгалтерского учета через систему подготовки кадров бухгалтеров;
• постоянное совершенствование учетной политики организаций.
Основной целью законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете является обеспечение единообразного формирования информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении организации. Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Российской Федерации осуществляется федеральным органом исполнительной власти, определяемым Правительством РФ. Основными функциями этого органа являются:
• подготовка нормативных актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета;
• организация аттестации и проверки качества работы профессиональных бухгалтеров;
• разработка критериев и порядка аккредитации профессиональных объединений бухгалтеров.
Законодательство о бухгалтерском учете находится в ведении Правительства РФ и состоит из Федерального закона «О бухгалтерском учете», устанавливающего правовые и методологические основы порядка ведения бухгалтерского учета в организациях, а также документов, содержащих правила представления полной и достоверной информации о конкретных объектах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Нормы, содержащиеся в других федеральных законах и затрагивающие вопросы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, должны соответствовать Федеральному закону «О бухгалтерском учете». В случае возникновения противоречий с содержанием
других федеральных законов нормы права, выступающие предметом Федерального закона «О бухгалтерском учете», имеют приоритет.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета в России осуществляет в основном Минфин России по согласованию с другими заинтересованными министерствами и ведомствами. Минфин России, руководствуясь Федеральным законом «О бухгалтерском учете», утверждает общее положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, положения по отдельным направлениям бухгалтерского учета (ПБУ), а также методические указания и инструкции по вопросам применения ПБУ в бухгалтерском учете отдельных организаций, другим вопросам учета, которые не регламентируются ПБУ.
Минфин России также утверждает и рекомендует к применению План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции, разъясняющие методику учета на счетах, их типовую корреспонденцию и пр. В настоящее время в России сложилась четырехуровневая система регулирования учета и отчетности, на формирование которой огромное влияние оказали экономические преобразования в стране,
необходимость для организаций работать в новых рыночных условиях, а также активное распространение международных стандартов финансовой отчетности (МСФО).
Первый уровень документов составляют Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», указы Президента РФ и постановления Правительства РФ и другие законодательные акты, прямо или косвенно регламентирующие постановку и ведение бухгалтерского учета в организации. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете», являющемся фундаментом системы регулирования бухгалтерского учета, закреплена обязанность юридических лиц вести бухгалтерский учет, установлены требования к ведению бухгалтерского учета (обязательность двойной записи хозяйственных операций на основе рабочего плана счетов, осуществления учета на русском языке, в валюте Российской Федерации, формирования учетной политики и обособленного учета текущих затрат и капитальных и финансовых вложений), документированию хозяйственных операций, ведению регистров бухгалтерского учета, оценке имущества и обязательств, порядку осуществления инвентаризации имущества и обязательств. Кроме того, в нем определены основные требования к составлению бухгалтерской отчетности, т.е. определены ее состав, правила оценки статей бухгалтерской отчетности, порядок ее представления, основные правила составления сводной бухгалтерской отчетности и порядок хранения документов бухгалтерского учета.
Второй уровень документов составляют положения по бухгалтерскому учету и отчетности, разрабатываемые Минфином России согласно государственной программе перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики. ПБУ можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупностей. ПБУ призваны конкретизировать Федеральный закон «О бухгалтерском учете».
Третий уровень документов составляют документы рекомендательного характера: инструкции, указания, конкретизирующие общие методологические указания, изложенные в законах и ПБУ в соответствии с отраслевой спецификой. Если документы второго уровня обязательны для всех организаций (например, План счетов), то документы третьего уровня регулируют конкретные операции. Нормативные документы третьего уровня разрабатываются различными министерствами и ведомствами.
Четвертый уровень документов составляют приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией.
Основными рабочими документами конкретной организации являются:
• учетная политика организации;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов, если они разработаны в самой организации;
• графики документооборота;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности, если они разработаны в самой организации.
Учетная политика организации – это принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности).
К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и другие способы и приемы.
2. Учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами
Расчеты между организациями, а также между организациями и физическими лицами осуществляют путем безналичных и наличных расчетов.
Согласно действующему законодательству все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:
• приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;
• производить платежи по своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной Банком России суммы.
Для осуществления наличных расчетов организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги следует в пределах установленного банком лимита. В соответствии с законодательством выдача наличных денег на нужды организации может быть произведена только из кассы организации. В случае ее временного отсутствия необходимо получить у банка разрешение на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Чтобы обеспечить сохранность денежных средств, организация может застраховать свое имущество (в том числе денежные средства и ценные бумаги).
При проведении расчетов наличными денежными средствами все организации обязаны выполнять требования в соответствии с порядком ведения кассовых операций. Ответственность за соблюдение этого порядка возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира организации. С кассиром или лицом, его заменяющим, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Такие же договоры заключают с работниками, получающими под отчет денежные суммы (раздатчики заработной платы в подразделениях организации, лица, получающие деньги на хозяйственные расходы, и др.). Кассовые операции оформляют по типовым межведомственным; формам первичной учетной документации.
Постановлением Госкомстата России утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
• приходный кассовый ордер (форма №КО-1);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3);
• кассовая книга (форма №КО-4);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5).
Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируют целевое назначение полученных и израсходованных организацией наличных денежных средств, присваивают номера кассовым документам, проверяют полноту произведенных кассиром операций, основание получения (выдачи) денежных средств, получатель (кому выдано). Ведение кассовой книги входит в обязанности кассира. В ней учитывают все поступления и выдачи наличных денег организации. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, на пишущей машинке или компьютере. Исправления в них не допускаются. Прием и выдачу денег по кассовым ордерам производят в день их составления. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера не выдают. Оформление операций по приходу наличных денег в кассу. Лицо, вносящее наличные, представляет сопроводительные документы, а также доверенность (если наличные вносятся от имени юридического лица) для совершения данной операции в бухгалтерию организации (главному бухгалтеру малого предприятия). Главный бухгалтер (бухгалтер) составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, ставит на квитанции печать организации, регистрирует ордер в журнале регистрации.
Главный бухгалтер передает приходный кассовый ордер и сопроводительные документы кассиру. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или подписью «получена».
В кассу деньги поступают по чеку с расчетного счета банка, а также в результате наличных платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате выданных сумм и др.
Оформление операций по расходу наличных денег из кассы. Руководитель организации вместе с главным бухгалтером определяют содержание хозяйственной операции и необходимость ее проведения с использованием наличных денежных средств из кассы. Принятое решение оформляют посредством договора, распоряжения, приказа, разрешительной надписи руководителя.
Главный бухгалтер (бухгалтер) составляет и проверяет расходный кассовый ордер, который подписывают руководитель и главный бухгалтер, и регистрирует его в журнале регистрации. Если на прилагаемых к расходному ордеру документах есть разрешительная подпись руководителя, его подпись на ордере не обязательна. Стороннему физическому лицу кассир выдает деньги по предъявлении документа, удостоверяющего личность получающего деньги (паспорт). Затем кассир регистрирует совершенную операцию в кассовой книге.
Появление наличной иностранной валюты в кассе организации может быть связано с направлением сотрудника в загранкомандировку. Банк выдает организации сумму наличной валюты или дорожные чеки на имя командируемого лица. Учет по операциям в иностранной валюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Банка России на дату совершения операции. Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. В учетных