Формирование учетно-аналитической системы предприятия

Основные документы ОАО «Победа», регулирующие хозяйственную деятельность

Учетная политика. Учетная политика на 2006 г. утверждена Приказом генерального директора № 278 от 31.12.2005 г. и в ней отражены методологические и учетные аспекты по ведению бухгалтерского учета и налогообложения. Лицом, официально отвечающим за разработку учетной политики является в соответствии с ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» главный бухгалтер. Учетная политика считается применяемой со дня создания организации, т.е. со дня ее регистрации в качестве юридического лица. На основании учетной политики формируется бухгалтерская отчетность. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» в учетной политике утверждаются:

Рабочий план счетов;

Формы первичных учетных документов;

Порядок проведения инвентаризации;

Правила документооборота;

Порядок контроля за хозяйственными операциями и др.

Положение о персонале. Утверждено положение о персонале ОАО «Победа», в котором оговорены следующие аспекты в соответствии с действующим трудовым законодательством:

прием на работу

права и обязанности работников предприятия;

права и обязанности администрации;

увольнение и прекращение трудового договора;

На основании положения о персонале разработаны должностные инструкции с определением должностных обязанностей и прав по каждому работнику, которые вручаются работникам при приеме на работу под роспись.

Положение о бухгалтерии. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документально подтвержденного учета всех хозяйственных операций.

Объектом бухгалтерского учета является имущество ОАО «Победа», ее обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые в процессе деятельности.

Основными задачами бухгалтерского учета являются: формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия и его имущественном положении.

Бухгалтерский учет в ОАО «Победа» осуществляется бухгалтерией, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного генеральному директору. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер.

Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Уставом ОАО, положением о бухгалтерии, учетной политикой предприятия.

Бухгалтерский учет ведется методом двойной записи в соответствии с Планом счетов. Основанием для записей в регистрах являются первичные учетные документы.

Работники бухгалтерии при ведении учета руководствуются законодательными и нормативными актами РФ, налоговыми инструкциями и т.д.

Руководство бухгалтерией осуществляется главным бухгалтером.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором предприятия.

Главный бухгалтер, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе правил его ведения, обязан обеспечить:

широкое использование современных средств механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ;

полный учет поступления денежных средств, ТМЦ и ОС, а также своевременное отражение операций в бухгалтерском учете, связанных с их движением;

достоверный учет издержек производства и обращения;

точный учет результатов деятельности предприятия;

правильное и своевременное перечисление платежей в бюджет;

проведение экономического анализа хозяйственной деятельности.

Главный бухгалтер принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и ТМЦ, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

В своей работе главный бухгалтер руководствуется нормативными актами, законами, постановлениями РФ.

Бухгалтерия работает в соответствии с правилами внутреннего распорядка предприятия, согласно должностных инструкций.

Лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленным законодательством РФ привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

1.2 Использование средств вычислительной техники

Бухгалтерский учет ведется при помощи автоматизированной программы «1С-Бухгалтерия». «1С-Бухгалтерия»- универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной бухгалтерской программой в России.

«1С-Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д.

Основные особенности «1С-Бухгалтерии»:

ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

возможности ведения количественного и многовалютного учета;

получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.

Программа отличается удобством в работе, быстротой проведения операций, использованием наглядных возможностей Windows- интерфейса (меню, окна, и т.д.) и легкостью освоения.

Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Следуя из этого можно сделать вывод, что применение данной программы рационально для этого предприятия.

1.3 Недостатки принятой в организации системе учета

Учетная политика. В учетной политике существует ряд недостатков:

нет утвержденного Плана счетов бухгалтерского учета;

согласно учетной политике инвентаризация основных средств, нематериальных активов и товарно-производственных запасов проводится 1 раз в 3 года.

Нет четкого распределения служебных обязанностей между рабочими бухгалтерии, необходимого для правильной организации бухгалтерского учета и повышения ответственности работников за выполнением своих обязанностей.

По учету основных средств. В соответствии с пунктом 18 ПБУ 6/01 основные средства стоимостью менее 10 000 рублей единовременно списываются в производство, причем после списания должен быть организован надлежащий контроль за этими средствами. В ОАО «Победа» не организован надлежащий контроль за основными средствами, нигде не ведется их учет.

Кроме того, некоторые материально-производственные запасы учитываются в составе основных средств, например ремонтные инструменты (отвертки, молотки и т.д.), тогда как они должны учитываться на счете 10 «Материалы», субсчете 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

По учету материально-производственных запасов. При списании МПЗ в производство не всегда оформляются соответствующие документы, например такие как акт о списании материалов или требование-накладная, что может привести к несоответствию остатков данных бухгалтерского учета и фактического наличия активов при проведении инвентаризации.

По налогу на добавленную стоимость. В соответствии со статьей 172 НК РФ налоговый агент имеет право уменьшить общую сумму налога на величину налоговых вычетов при условии, если:

Имеется счет-фактура;

Товар (работа, услуга) оплачен;

Товар (работа, услуга) оприходован.

В ОАО «Победа» бухгалтер сразу же после принятия материалов на учет без их полной оплаты выделяет суммы НДС к вычету.

Оформление документов. Первичные документы и учетные регистры заполнены небрежно, за исключением документов, выполненных на компьютере. В главной книге очень много исправлений, подчисток, незаверенных подписью лица, внесшего исправления, что является нарушением ст. 10 Закона о бухгалтерском учете /1/. В соответствии с этим законом ст. 9 все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты.

Однако на предприятия некоторые счета – фактуры, накладные не содержат наименование организации, от которой составлен документ, измерители хозяйственной операции, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Кроме того, в учете существует еще ряд недостатков, например в учетной политике сказано, что инвентаризация обязательств (дебиторской и кредиторской задолженности) должна проводиться не реже 1 раза в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, хотя на самом деле инвентаризация не проводилась уже достаточно давно. Т.к. уровень дебиторской задолженности у организации велик, а актов сверки с дебиторами нет, тогда, возможно есть смысл задуматься о наличии просроченной дебиторской задолженности. В соответствии со статьей 266 Налогового кодекса РФ задолженность является сомнительной, если она не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

По сомнительным долгам, со сроком возникновения свыше 90 дней – в сумму резерва включается вся сумма задолженности, со сроком возникновения от 45 до 90 дней – в сумму резерва включается 50 процентов суммы задолженности, а сроком возникновения до 45 дней – резерв не создается.

Недостатком в системе учета можно также назвать не полностью автоматизированный учет. Составление некоторых документов и отчетов вручную занимает у специалиста много времени, однако это связано с тем, что данная программа не позволяет работать в соответствии со спецификой деятельности предприятия.

Не предприятии не ведется управленческий учет, т.к. администрация завода полагает, что невыгодно содержать специалиста по управленческому учету и организовывать отдельную службу в силу больших затрат и, как считает руководство за ненужностью данных управленческого учета. Данные бухгалтерского учета позволяют объективно и оперативно оценивать ситуацию на предприятии, принимая обоснованные управленческие решения.

В целом можно отметить, что учет ведется в соответствии с действующим законодательством, все операции оформляются в момент их совершения (за исключением случаев, описанных выше), документы хранятся подшитыми в специальных папках. Сроки хранения первичных учетных документов соблюдаются и описаны в учетной политике. В соответствии с Налоговым кодексом РФ первичные учетные документы должны храниться в архиве организации не менее 4 лет.

По итогам аудиторской проверки бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2005 год также не было обнаружено существенных нарушений. Аудиторская проверка была обязательной, поскольку мукомольный завод «Победа» является открытым акционерным обществом.

1.4 Аналитический учет на предприятии

Кроме производственной деятельности мукомольный завод «Победа» также активно занимается сбытом своей продукции, то есть осуществляет торговые операции. Далее целесообразно рассмотреть как организован аналитический учет торговых операций в ОАО «Победа».

Необходимость ведения аналитического учета обусловлена потребностью получения информации, сгруппированной тем или иным образом, и обобщенных сведений по группам товаров, покупателей, поставщиков и других объектов учета. Текущее ведение аналитического учета требует дополнительных трудозатрат, но они, как правило, оправдывают себя, тем более что последующее восстановление раздельного учета обходится гораздо дороже.

Определить виды аналитического учета следует в самом начале деятельности предприятия исходя из предполагаемого разнообразия объектов учета; затем в процессе хозяйственной деятельности предприятия следует постоянно актуализировать перечень этих видов. Возможность поддержания нужного количества уровней аналитики, получение разнообразных отчетов в аналитических разрезах - одно из основных требований к выбираемому организацией программному обеспечению учетного процесса. Бухгалтеру важно понимать, что формулирование требований к аналитическому учету (разрезы информации, виды и периодичность отчетов по ним) должно предшествовать выбору программного обеспечения, а не определяться им. На определение видов аналитического учета на предприятии влияют следующие факторы.

1. Потребности управленческого учета и анализа, например, необходимость анализировать объемы продаж и рентабельность по группам товаров, управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, планировать и нормировать издержки, искать пути их минимизации, сравнивать эффективность видов деятельности, проводить эффективную ценовую политику, стимулировать персонал и т.п.

2. Необходимость составления и представления бухгалтерской отчетности. Согласно п.6 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.

При подготовке бухгалтерской отчетности следует учитывать требования Положения по бухгалтерскому учету "Информация по сегментам" (ПБУ 12/2000), утвержденного Приказом Минфина России от 27.01.2000 № 11н и введенного в действие начиная с бухгалтерской отчетности за 2000 г.

3. Различные режимы налогообложения для разных объектов учета. Правильное исчисление большинства налогов требует ведения учета в аналитических разрезах, а использование льготных режимов возможно только при ведении раздельного учета облагаемых и необлагаемых оборотов.

4. Необходимость составления и представления статистической отчетности. Непредставление или нарушение сроков представления информации, а также ее искажение влечет ответственность, установленную Законом РФ от 13.05.1992 № 2761-1 "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности". Этим Законом за указанные нарушения предусмотрены административные взыскания в виде предупреждения или штрафа в размере от трехкратного до восьмикратного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда, а за те же действия, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания, - в виде штрафа в размере от восьмикратного до десятикратного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда.

Точное определение аналитического учета, так же как и раздельного учета, в нормативной литературе отсутствует. В документах Минфина России, МНС России, в которых говорится о необходимости ведения раздельного учета, содержатся ссылки на положения ПБУ 1/98. Более конкретные требования к организации раздельного учета для целей исчисления налога на прибыль содержатся в Письме Госналогинспекции по г. Москве от 02.12.1996 № 11-13/26943 "Об отдельных вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль", а также в Инструкции УМНС по г. Москве от 23.06.1999 № 1 "О порядке исчисления и уплаты налога с продаж".

В соответствии с первым из этих писем раздельный учет означает:

а) описание в первичных учетных документах (счетах, актах выполненных работ, накладных, платежных поручениях и т.д.) содержания хозяйственной операции, позволяющее четко отнести такую операцию к определенному виду деятельности;

б) ведение для обобщения первичных учетных документов по каждой операции, связанной с получением прибыли по определенному виду деятельности, отдельных регистров синтетического учета (мемориальных ордеров, бухгалтерских проводок, журналов, книг, ведомостей, оборотно - сальдовых ведомостей, Главной книги и др.);

в) отражение операций, связанных с получением доходов и осуществлением расходов по каждому виду деятельности, по которым установлены разные ставки налога на прибыль, по отдельным субсчетам соответствующих балансовых счетов.

О ведении аналитического учета на предприятии можно говорить в том случае, когда выделены признаки классификации объектов учета, определен конечный перечень значений каждого признака и ведется текущая работа по присвоению одного из значений из этого перечня всем вновь возникающим объектам учета.

Ведение аналитического учета в рамках системного бухгалтерского учета не всегда обязательно. Это может быть сделано путем присвоения определенных кодов, использования различных классификаторов и других возможностей оперативного учета. Представляется, что субсчета в системном учете следует открывать в тех случаях, когда требования аналитического учета диктуются требованиями бухгалтерской отчетности или порядком исчисления налогов. При этом не существует строгой регламентации в нормативных актах по бухгалтерскому учету того, какие разрезы информации выводить на уровень субсчетов и в какой иерархии, а какие вести в аналитическом учете. Виды субсчетов, предлагаемые Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов), носят рекомендательный характер. Не претендуют на полноту и предлагаемые этим документом виды аналитического учета по каждому счету.

Согласно ПБУ 1/98 при формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету.

При разработке и утверждении учетной политики утверждается, в частности, рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. При этом согласно ПБУ 1/98 учетная политика организации должна обеспечить тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости), а также рациональное ведение бухгалтерского учет