СОДЕРЖАНИЕ




Введение        2

1        Документирование управленческой деятельности в ОВД        4

1.1        Основные виды документов и их реквизитов        4

1.2        Порядок обработки документов        10

1.3        Контроль выполнения документов и поручений        12

1.4        Систематизация документов, формирование и оформление дел        15

1.5        Техническое обеспечение работы с документами        18

1.6        Автоматизация документационного обеспечения        25

Задача        27

Заключение        30

Список литературы        32



Введение

Документирование управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления. Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности органов внутренних дел, определяет качество и точность исполнения документов; соответствие намеченных целей управления полученным результатам; эффективность управления и другие его качества. Поэтому работники органов внутренних дел должны обладать навыками составления качественных управленческих документов.

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

Развитие документоведения идет медленно, что, в частности, объясняется отсутствием ресурсов, необходимых для проведения исследований, и неопределенностью практической выгоды, которая может возникнуть при использовании научных результатов.

В определенных ситуациях общение между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.

В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления.

Таким образом, тема работы является весьма актуальной.



1 Документирование управленческой деятельности в ОВД

1.1 Основные виды документов и их реквизитов

Инструкция "Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России" устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России в процессе осуществления своих задач и функций, определенных собственными положениями о них.

При подготовке документов согласно этой инструкции необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

* документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;

* в документе не должно быть помарок и исправлений;

* документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями настоящей Инструкции;

* содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным (выражения исключают двойное толкование), кратким.

В деятельности подразделений Министерства используются следующие основные виды документов: Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении Министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, Положением о Министерстве внутренних дел Российской Федерации.

Виды документов подразделений Министерства определяются табелем документов, утвержденным руководителем подразделения Министерства (глава VIII Инструкции).

В письме наименование вида документа не указывается.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников информации.

Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе, шрифтом размером N 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала.

Документ, оформляемый на бланке, должен соответствовать стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.