источник удовлетворения материальных потребностей человека. Вопросы учета затрат на оплату труда и расчетов по заработной плате, выплатам и удержаниям рассмотрены отдельно. Однако организации ведут учет расчетов с персоналом и по таким видам расчетных операций, как расчеты с работниками за товары, проданные в кредит, по предоставленным им займам, по возмещению материального ущерба и др. Отражаются такие расчетные отношения на отдельном синтетическом счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету могут открываться отдельные субсчета по видам расчетов. По дебету этого счета отражают задолженность работников за проданные им товары или выданные ссуды, а по кредиту - списание этой задолженности. Аналитический учет ведут по работникам организации.
Например, на субсчете «Расчеты по предоставленным займам», открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», отражаются расчеты с работниками по выданным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и пр.). Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету этого субсчета в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). При погашении займа (частичном или полном) дебетуют счета учета денежных средств.
По письменному заявлению работника задолженность по займу можно погашать частями путем удержаний из заработной платы. Такая операция отражается следующим образом:
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам организации получают с расчетного или валютного счетов.
Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение мате-
377
риальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.
Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами>>. По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту - расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией (дебеторскую), а кредитовый - задолженность организации перед работником (кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подразделений, филиалов или отдельных видов деятельности к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.
При выдаче аванса подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 50 «Касса».
После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в команди-
378
ровку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.
На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:
Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из
подотчетных сумм, отражаются по счетам:
Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:
Д-т 50 «Касса»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно читать ущербом, причиненным организации. К потерям мож-о отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), зрасходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерско-о учета это отражается следующим образом:
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делается следующая корреспонденция счетов:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» "К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
379
Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли расходы на командировки принимаются только в пределах норм, установленных Министерством финансов РФ. В связи с ростом инфляции они повышаются. Нужно заметить, что нормы оплаты командировочных расходов установлены раздельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и в другие зарубежные страны.
Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы.
При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:
Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте» К-т 52 «Валютные счета».
При выдаче валютных средств под отчет работнику делается бухгалтерская запись:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте »
Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.
После возвращения из командировки и сдачи авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:
Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на
продажу» К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
380
Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.
При изменении за период командировки курса валют возникшая курсовая разница отражается:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 91 «Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу;
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.
Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным работникам