Содержание




1        Учет расчетов с подотчетными лицами        2

2        Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами        17

3        Задача        23

Список литературы        24


1 Учет расчетов с подотчетными лицами

     Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

     Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации.

     В процессе финансово-хозяйственной, деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации и весьма разнообразны.

     Предприятия выдает подотчетные суммы  на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий; на расходы уполномоченных предприятий и организаций; на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций; для оплаты расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле; на другие хозяйственные расходы (приобретение горюче-смазочных материалов и т.п.).

     Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств под отчет из кассы учреждения.

     Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

     Основными законодательными и нормативными актами, используемыми при расчетах с подотчетными лицами являются:

* Бюджетный кодекс;1

* Трудовой кодекс;2

* Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";3

* Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";

* Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР";

* Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н;

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Советом Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40. (далее - Порядок).

     Выдача и возврат подотчетных сумм являются кассовыми операциями. Особенности их совершения предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ (далее - Порядок).4 Юридические лица, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны соблюдать требования Порядка.

     Согласно п. 10 Порядка выдача наличных денег в подотчет производится из кассы организации.

     Руководитель организации должен издать приказ, в котором необходимо установить размер выдаваемых в подотчет денежных средств, а также сроки, на которые деньги выдаются подотчетным лицам (п. 11 Порядка).

     При выдаче в подотчет денежных средств необходимо иметь в виду следующее:

1. Не допускается выдавать в подотчет денежные средства, если работник не отчитался по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка).

2. Сотрудник не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику (п. 11 Порядка).

3. Расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя").

4. Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения лицу, которое не поименовано в приказе руководителя на получение денежных средств в подотчет, не допускается.5

     За нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (для должностных лиц) и от 40 000 до 50 000 руб. (для юридических лиц).

     Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

     Для учета расчетов с подотчетными лицами используется самостоятельный синтетический счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".  Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки.

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами или Карточке учета средств и расчетов.6 Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут учет операций по счету 71 в журнале-ордере № 7. Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

     Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). По этой же строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из кассовых расходных ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.