Содержание
Введение 2
1 Информационное обслуживание в сфере управления 3
2 Методы реализации информационного обслуживания 13
Заключение 22
Список литературы 23
Введение
В последние десятилетия мир переживает переход от "индустриального общества" к "обществу информационному". Происходит кардинальное изменение способов производства, мировоззрения людей, межгосударственных отношений. Уровень развития информационного пространства общества решающим образом влияет на экономику, обороноспособность и политику. Постоянно увеличивающееся количество информации ведет к ситуации, когда увеличение штата сотрудников, обрабатывающих информацию, приводит только к нарастанию информационного потока и информационной неразберихи. Единственным выходом в такой ситуации является качественно новый подход к обработке информации с применением последних достижений информатики и телекоммуникационных технологий. Главными факторами в таком подходе можно назвать объединение информационных потоков и разграничение доступа к информации.
Опережающее развитие информационных технологий является одной из наиболее ярко выраженных тенденций мировой экономики в последние два десятилетия. Информационные технологии будут одним из основных ресурсов развития и в наступившем столетии. Внедрение информационных (цифровых) технологий во все сферы экономики и общественной жизни создает возможности для многократного роста производительности и эффективности труда, кардинальным образом меняет механизмы функционирования многих институтов. Именно поэтому тема контрольной работы является актуальной.
1 Информационное обслуживание в сфере управления
Деловая среда непрерывно изменяется, и компания должна осуществлять непрерывный мониторинг своих результатов и их соответствия стратегии. В случае если индикаторы эффективности сигнализируют об отклонениях, следует безотлагательно предпринимать корректирующие действия или (столь же безотлагательно) пересматривать саму стратегию. В современных условиях оперативность получения информации и реагирования на нее становится конкурентным преимуществом.
Особенно важна информация для управленческой деятельности, в том числе в сфере маркетинга и документооборота.
Информационное обслуживание - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т.е. в информационном обеспечении.
Информационное обслуживание управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью1.
Под информацией в науке управления понимается совокупность сведений об объекте управления, явлениях внешней среды и их параметрах, свойствах на определенный момент времени. Информационное обслуживание - важнейший элемент успешного функционирования аппарата управления и процесса принятия решений.
Хорошее информационное обеспечение, привязанное к стратегическим целям и критическим факторам успеха компании способствуют:
* повышению производительности труда - сотрудники видят, что именно требуется делать и к какому результату это должно привести;
* сплоченности - личная деятельность сотрудников и деятельность их подразделения сочетаются с действиями других сотрудников и подразделений, они понимают, к чему должны привести совместные усилия, и в результате работают более осознанно и сплоченно;
* минимизации ошибок - мониторинг эффективности конкретных действий и анализ процесса реализации поставленных целей позволяют вовремя выявить изменения внешней среды или исходных предпосылок.
Это позволяет скорректировать деятельность компании с учетом новых обстоятельств, чтобы путь к достижению целей был наиболее правильным.
Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев и сущностью вырабатываемых решений. Информация для принятия решений должна отвечать таким требованиям, как краткость и четкость формулировок, своевременность поступления, точность и достоверность и т.д.
Управленческая информационная система состоит из следующих частей: компоненты обработки информации, внутренние и внешние каналы ее передачи, собственно информация. Она выполняет функции: определения объема требуемой для руководителя информации; определения потребности в технических средствах для ее сбора, переработки, хранения и организации этих процессов; разработки программных средств.
Новые информационные технологии оказывают следующее влияние на процесс разработки и реализации управленческих решений: информация постепенно переходит в категорию товара и приобретает потребительную стоимость; у руководителей высвобождается значительная часть времени; изменяется направленность функций специалиста и т.д.
Информационная поддержка принятия решений руководителем формируется по следующим направлениям:
* упрощенная схема отслеживания ключевых параметров деятельности организации;
* набор типовых процедур управления;
* база сведений о концепциях и парадигмах управления;
* описание современных информационных систем делопроизводства, документооборота, вопросов учета, планирования и т.д.;
* справочные данные о том, кто и чем может помочь руководителю по 10 - 20 практическим вопросам и где ему повышать свою квалификацию;
* сведения о том, как найти партнера по внешнеэкономической деятельности и т.д2.
Работа по сбору, обработке и оценке информации проводится на всех этапах процесса принятия решений, но имеет особенности, отражающие специфику выполняемых действий и решаемых задач, а также стиль работы лица, принимающего решение. Наибольшую потребность в информации испытывают субъекты решений, которых в управленческих кругах называют максималистами, так как они собирают и анализируют максимум возможной и полезной информации. Этот подход оправдывает себя в том случае, когда решается очень сложная проблема и нет дефицита времени, отпущенного для ее решения. Наряду с этим субъекты решения нередко ограничиваются лишь таким количеством информации, которое достаточно, чтобы выбрать один-два удовлетворительных варианта решений, после чего поиск и анализ новой информации прекращается. Это дает неплохие результаты при решении сравнительно несложной проблемы, но в условиях жесткого лимита времени.
Оперативное и достоверное информационное обеспечение руководителя и специалиста, разрабатывающего решения, может быть успешно реализовано с помощью систем мультимедиа, т.е. современной сетевой компьютерной информационной технологии. Огромную роль для разработки решений играет система Интернета.