Реализация решения
После того, как решение принято, его утверждают. Правом утверждать решение обладают линейные руководители в пределах делегируемых им прав.
Утвержденные решения, как правило, имеют письменную форму (форму приказа, распоряжения) и имеют подпись уполномоченного на это лица.
Для реализации решения составляется график выполнения и доводится до исполнителей.
На этом же этапе осуществляется анализ и контроль выполнения решения. В случае необходимости проводится корректировка решения, а также подведение итогов его выполнения.
3 Модели и методы принятия управленческих решений
На различных этапах процесса принятия решения в практике управления используются различные научные методы их разработки и оптимизации, которые подразделяются на две основные группы:
1. систематизированные и
2. количественные.
Систематизированные методы используются при разработке и обосновании решений в условиях риска и неопределенности. Это методы качественного решения. В основе они имеют логическое мышление, опыт и интуицию экспертов и относятся к групповым методам принятия решений. Сущность этих методов заключается в получении ответов экспертов, т.е. специалистов на поставленные перед ними вопросы. Информация, полученная от экспертов, обрабатывается с помощью специальных процедур и преобразуется в форму, удобную для выбора решения.
Основными методами данной группы являются:
1. метод экспертных оценок,
2. метод «мозговой атаки»,
3. метод номинальной групповой техники,
4. метод Дельфи,
5. метод 635,
6. кольцевая система «рингисё»
и другие.
1 Сущность метода экспертных оценок состоит в проведении экспертами анализа проблемы с количественной оценкой суждений и обработкой их результатов. Обобщенное мнение группы экспертов принимается как решение проблемы.
Для выработки совместного мнения производится опрос и фиксация суждений экспертов по решаемой проблеме.
Опрос производится путем анкетирования, интервьюирования, дискуссии и др.
2 Метод «мозговой атаки» основывается на отделении генерации идей от их окончательной формулировки. При этом используются следующие правила:
· принимаются во внимание все идеи и предложения, даже на первый взгляд абсурдные и фантастические;
· никто никого не критикует.
Мозговая атака осуществляется в два этапа:
на первом – после изложения сути проблемы, которую нужно решить, осуществляется генерация идей. Высказываются различные идеи и мнения без критики и оценки. Все идеи фиксируются.
На втором этапе осуществляется критическая оценка идей и с учетом этого анализа выбирается решение.
3 Метод номинальной групповой техники. Данный метод построен на принципе ограничений межличностных коммуникаций и состоит в том, что вначале эксперты излагают в письменном виде предложения самостоятельно и независимо от других. Затем каждый участник докладывает суть своего проекта.
Представленные варианты рассматриваются членами группы без обсуждения и критики. Затем каждый эксперт независимо от остальных в письменном виде представляет ранговые оценки выдвинутых проектов решений. Проект, который получил высшую оценку, принимается за основу решения.
Достоинством данного метода является то, что несмотря на совместную работу членов группы, она не ограничивает индивидуального мышления и предоставляет каждому участнику возможность обосновать свой вариант решения.
4. Метод Дельфи используется в тех случаях, когда сбор группы экспертов невозможен. Кроме того, в соответствии с методикой, членам группы не разрешается встречаться и обмениваться мнениями по поводу решаемой проблемы для обеспечения независимости мнений.
Разработка осуществляется в следующей последовательности:
1. членам группы предлагается ответить на детально сформулированный перечень вопросов по рассматриваемой проблеме;
2. каждый участник отвечает на вопросы независимо и автономно;
3. результаты ответов собираются в центре и на их основании составляется интегральный документ, содержащий все предлагаемые варианты решений;
4. каждый член группы получает копию этого материала;
5. ознакомление с предложениями других участников может изменить мнение по поводу возможных вариантов решения;
6. предыдущие два шага повторяются столько раз, сколько необходимо для достижения согласованного решения.
5 Метод 635 является разновидностью «мозговой атаки». При использовании его шесть участников выдвигают три идеи, которые записываются на специальном бланке и поступают к другим участникам, которые дополняют их новыми тремя идеями, и так пять раз.
После записи всех идей (их 108) в работу включаются критики.
При использовании этого метода представленные в письменной форме идеи отличаются большей обоснованностью и четкостью, чем высказанные устно, хотя зачастую бывают менее оригинальными.
6 Суть японской, так называемой кольцевой, системы принятия решений – рингисё заключается в том, что вначале руководством фирмы совместно с привлеченными специалистами выдвигаются общие соображения на проблему, по которой должно быть принято решение.
Затем разработка проекта решения передается вниз, в те подразделения, где и будет реализоваться решение.
Следующим этапом является согласование с исполнителями проекта решения, выработка согласованного подхода к ее решению.
В завершении проводятся совещания, на которых обсуждаются конкретный путь решения проблемы, утверждение документа руководством фирмы.
Этот метод требует значительных затрат времени для разработки решения, но реализация решения осуществляется быстро.
Вторая группа методов – методы количественного решения. Методы данной группы основываются на использовании математических моделей для решения управленческих задач в условиях риска.
Количество конкретных моделей данной группы велико, их рассмотрение является предметом специальной учебной дисциплины, которая читается в Академии, поэтому мы рассмотрим лишь некоторые, наиболее распространенные типы моделей.
В зависимости от вида математических функций, положенных в основу моделей, различают:
1) модели линейного программирования – используются линейные зависимости. Примерами задач, которые могут быть решены с помощью этих моделей, являются:
· оптимальное распределение дефицитных ресурсов между конкурирующими потребностями;
· расчет производственной мощности, установление оптимального размера цеха, предприятия, и др.
2) модели динамического программирования – позволяют вводить дополнительные переменные в процессе решения задач;
3) вероятностные и статистические модели – реализуются в методах теории массового обслуживания;
4) модели теории игр – позволяют моделировать такие ситуации, принятие решений в которых должно учитывать несовпадение интересов различных подразделений;
5) имитационные модели – позволяют экспериментально проверить реализацию решений, в случае необходимости изменить исходные предпосылки, уточнить требования к ним;
6) модели управления запасами – позволяют найти оптимальное решение, т.е. такой уровень запаса, который обеспечивает [min] издержек на его создание и поддержание непрерывности производственного процесса; например, в банке – величины денежной наличности, в фирме – запас материалов, готовой продукции и др. ;
7) графические модели:
tкр = 24
Рис.4 Сетевой график
· сетевые модели (рис. 4) – позволяют руководителю распределить выделенные ресурсы таким образом, чтобы достичь поставленной цели в заданный срок;
· дерево решений (рис. 5)– позволяет представить проблему схематично и сравнить возможные альтернативы визуально. Этот метод применяется в сложных ситуациях, когда результат принимаемого решения влияет на последующие решения;
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2.1
1.2.2
2.1.1
2.1.2
2.2.1
2.2.2
3.1.1
3.1.2
3.2.1
3.2.2
3.3.1
3.3.2
Рис. 5 Дерево решений.
· причинно-следственная диаграмма («диаграмма Исикавы» или «рыбий скелет») (рис. 6)
ПРИЧИНЫ ВОЗНИКНОВЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ
 |  | ||||||||
 | |||||||||
 | |
Рис. 6 Диаграмма Исикавы
В завершении данного вопроса необходимо отметить, что основное назначение методов и моделей принятия решений – не выработка окончательного решения, а помощь руководителю в выработке и оценке возможных вариантов решений. Методы и модели для руководителя лишь инструмент, позволяющий установить оптимальное решение, но последнее слово остается за руководителем.
Тема 7. Стратегическое и текущее планирование
Вопросы:
1. Процесс планирования в организации.
2. Стратегическое планирование и содержание его этапов.
3. Состав и структура бизнес - плана.
Литература:
1. Веснин В.Р. Основы менеджмента, гл. 10,11,12
2. Основы менеджмента. / Под ред. Радугина А.А. - М, 1997, гл. 6,7,8,9
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М, 1998, гл.3,4,5.
1 Процесс планирования в организации.
Для эффективного функционирования организации необходимо, чтобы люди, совместно работающие в организации, четко понимали свои цели, задачи и методы их осуществления. Это осуществляется с помощью планирования.
Планирование - это функция менеджмента, в процессе выполнения которой определяются цели деятельности, необходимые средства и методы достижения поставленных целей.
Планирование является основной из всех функций менеджмента.
С помощью планирования руководство организации обеспечивает единое направление усилий всех членов организации.
Планирование - это предвидение.
Один из «отцов» современного менеджмента А.Файоль отмечал: «Управлять - это предвидеть, а предвидеть - это уже почти действовать.»
Планирование - не только умение предусмотреть необходимые действия. Это также способность предвидеть любые неожиданности, которые могут возникнуть. Организация не может устранить риск в своей деятельности, но она способна управлять им при помощи предвидения.
Планирование является первым и наиболее важным этапом процесса менеджмента. На основе системы планов в дальнейшем осуществляется организация запланированных работ, мотивация персонала, контроль результатов и их оценка с точки зрения плановых показателей (Рис. 1).
 |
Рис.1. Планирование в системе функций менеджмента
Планирование - это процесс принятия конкретных решений, которые необходимо реализовать на практике.
Так как таких решений бывает очень много, то основной смысл планирования состоит в их взаимоувязке. С помощью планирования организация приспосабливает свои ресурсы к изменениям внутренней и внешней среды.
Характер и содержание плановой деятельности в организации определяются принципами планирования.
Соблюдение принципов планирования создает предпосылки для эффективной работы организации.
Существует 5 основных принципов планирования:
1. принцип единства, который предполагает, что планирование в организации должно иметь системный характер;
2. принцип участия - означает, что каждый работник организации является участником плановой деятельности, независимо от должности и выполняемой им функции. То есть процесс планирования должен привлекать к себе всех тех, кого оно непосредственно затрагивает;
3. планирование, основанное на принципе участия, называют партисипативным. Это позволяет работникам лучше понимать деятельность организации, планы организации становятся личными планами работающих;
4. принцип непрерывности - процесс планирования осуществляется постоянно, разработанные планы непрерывно следуют один за другим;
5. принцип гибкости - процесс планирования способен менять свою направленность.
В организации используются различные виды планирования.
В зависимости от периода времени решения задач выделяют следующие виды планирования:
· долгосрочное,
· среднесрочное,
· краткосрочное.
Долгосрочное охватывает период времени от 10 до 25 лет; в условиях российской практики от 5 лет и более.
Среднесрочное конкретизирует ориентиры, определенные долгосрочным планом. Они рассчитаны на протяженность планов от 3 до 5 лет.
Краткосрочное планирование - это разработка планов на 1-2 года, чаще всего это годичные планы. Эти планы включают в себя конкретные способы использования ресурсов организации, их содержание детализируется по кварталам и месяцам.
В зависимости от направленности и характера решаемых задач планирование обычно разделяется на 2 вида:
1. стратегическое,
2. тактическое.
Стратегия организации - это совокупность ее главных целей и основных способов их достижения.
Разработать стратегию организации - значит определить общее главное направление ее деятельности. Стратегия разрабатывается в процессе стратегического планирования. Стратегический план рассматривают как высший уровень плана. Например, для автомобильной компании стратегическим планом может быть строительство новой производственной мощности.
Стратегические планы обычно охватывает длительный период - 10-15 лет, имеют отдаленные последствия и требуют значительных ресурсов. Но в российской практике, характеризующейся высокой неопределенностью, они во многих организациях основываются на среднесрочных планах.
Стратегическое и долгосрочное планирование - это разные процессы.
Долгосрочное планирование - это способ простого удлинения периода планирования.
Стратегическое же планирование - это не функция времени, а функция направления. Оно включает в себя совокупность глобальных идей развития организации. Ответственность за разработку стратегии несет высшее руководство организации.
Тактическое планирование следует за стратегическим и может рассматриваться как второй этап общего процесса планирования. Тактика означает создание планов того, как реализуется стратегический план.
Например, стратегический план предполагает строительство нового предприятия по переработке сельскохозяйственной продукции.
Тактический план, в этом случае, будет включать такие решения, как месторасположение этого предприятия, вид продукции, система управления и др.
Тактическое планирование обычно охватывает краткосрочный и среднесрочный период. Ответственными за разработку тактических планов являются руководители среднего и низового звена.
Таким образом, стратегическое планирование отвечает на вопрос, чего хочет добиться организация, а тактическое показывает, как организация должна достигнуть такого состояния. То есть разница между стратегическим и тактическим планированием - это разница между целями и средствами.
Часто вместо термина тактическое планирование используют термин «оперативное планирование», чтобы подчеркнуть, что это планирование отдельных операций деятельности организации в коротком и среднем периодах. Планирование производства, планирование маркетинга, составление бюджета организации - все это оперативное планирование.
Деятельность организации, связанную с планированием можно разделить на несколько стадий (Рис. 2):
обратная связь (корректирующая информация)
Рис.2 Процесс планирования в организации
1 стадия. Процесс планирования или непосредственный процесс составления планов, то есть принятие решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов.
2 стадия. Выполнение планов – это деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации.
3 стадия. Контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями. В случае необходимости разрабатываются корректирующие действия.
Таким образом, процесс планирования является первой стадией общей деятельности организации.
Как было отмечено, результатом процесса планирования является система планов.
План включает основные показатели деятельности, которые должны быть достигнуты к концу планового периода.
Система планов имеет комплексный характер, которую можно разделить на следующие элементы:
1. Стратегический план, по-другому называемый генеральным планом фирмы (часто составляется на 5 лет вперед) и общефирменные планы, составленные в продолжение стратегического плана;
2. Стратегические планы отдельных деловых единиц, входящих в состав фирмы;
3. Оперативные планы организации. Сюда входят:
· общефирменные планы текущей деятельности (хозяйственные планы или планы прибыли), рассчитываются на 1 год. С помощью планов текущей деятельности товары и услуги производятся и поставляются на рынок;
· текущие планы подразделений, они дополняют общефирменные планы текущей деятельности.
4. Программы или планы – программы и проекты. Программы определяют развитие одного из важных элементов организации – программа по совершенствованию технологии, программы учета движения запасов, программы организации контроля качества и др.
Проекты ориентируются на определенный аспект развития организации и имеют установленную стоимость, график выполнения, технические и финансовые параметры, то есть отличаются от программ более высоким уровнем конкретной проработки.
Планы деятельности любой организации могут быть наступательными или оборонительными.
Наступательные планы предполагают развитие организации: производство новых товаров и услуг, выход на новые рынки сбыта, завоевание конкурентного превосходства. Эти планы обычно создают крупные фирмы, обладающие высоким экономическим потенциалом.
Средние и мелкие фирмы во многих случаях создают оборонительные планы, которые нацелены на удержание своих позиций на рынке и предупреждения банкротства фирмы.
Выражением наступательных планов являются планы развития организации, которые для отдельной деловой единицы оформляются в виде бизнес-плана.
Вариантом оборонительных планов является ликвидационный план. Он включает в себя рекомендации по избавлению от ненужных организации элементов, которые создают препятствия на пути ее развития. Это могут быть конкретные виды убыточных или низкорентабельных товаров и услуг, неэффективно работающие подразделения.
Планированием в организации занимаются менеджеры различных уровней и специальные плановые органы:
1. во-первых, высшее руководство организации, которое разрабатывает стратегию фирмы и принимает решения по стратегическому планированию, определяет общие цели ее развития и основные способы их достижения;
2. во-вторых, служба планирования, которая участвует в разработке стратегии фирмы, ее основных целей, выступая в качестве консультантов, советчиков, осуществляет анализ и оценку внешней и внутренней среды;
3. в-третьих, руководство среднего и низшего звена, а также специалисты подразделений, которые занимаются разработкой оперативных планов, анализом среды, составлением прогнозов.
2 Стратегическое планирование и содержание его этапов.
Самым важным видом планирования в организации является стратегическое планирование.
Стратегическое планирование – это процесс определения будущего положения организации в зависимости от внешних условий деятельности.
В основе стратегического планирования лежат системный и ситуационный подходы.
Начальным моментом стратегического планирования является рассмотрение организации как открытой системы.
Исходя из этого, при стратегическом планировании главные источники успешной деятельности организации устанавливаются вне организации, т.е. в ее внешней среде.
Факторы внутренней среды, хотя и считаются важными, но как бы отходят на второй план.
При стратегическом планировании изменяется исходный принцип составления планов организации:
идут от будущего к настоящему, а не от прошлого к будущему, как при долгосрочном планировании.
Необходимость стратегического планирования в современных условиях вызывается изменчивостью внешней среды и требованием внесения соответствующих изменений в организацию.
Состояние внешней среды является настолько динамичным, что стратегическое планирование становится единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.
Стратегическое планирование состоит из ряда взаимосвязанных этапов, которые логически следуют один за другим.
На рис. 3 представлена схема процесса стратегического планирования.
Хотя эта схема процесса выглядит простой, но эта простота кажущаяся. Между всеми этапами существуют обратные связи и соответственно обратное влияние. Поэтому работа над каждым этапом может повторяться несколько раз. Это является важной особенностью стратегического планирования.
Сложность процесса стратегического планирования определяется и содержанием каждого этапа, требующего выполнения большего объема работ, отсутствием необходимой информацией о внешнем окружении, отсутствием компетентных менеджеров, способных стратегически мыслить.
Этапами, которые вместе образуют процесс стратегического планирования, являются следующие:
1. Определение миссии и целей организации.
2. Анализ внешней и внутренней среды организации.
3. Анализ альтернатив и выбор стратегии.
4. Реализация стратегии.
5. Оценка и контроль реализации.
Рассмотрим содержание этих этапов.
Рис. 3. Процесс стратегического планирования.
1. Определение миссии и целей организации.
Начальным решением при стратегическом планировании является определение общей или генеральной цели организации.
В практике рыночных стран эта цель называется миссией организации.
Миссия – это предназначение организации, она раскрывает смысл существования организации, отличие данной организации от подобных.
Миссия конкретизирует статус организации, дает определение самых важных ее характеристик и закрепляется в уставе организации.
Значение миссии для деятельности организации:
1. миссия является основой для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;
2. миссия дает общее представление об организации, содействует формированию имиджа организации;
3. миссия объединяет действия работников организации, способствует формированию единения внутри организации.
Не существует каких-либо единых правил формировки миссии, ее не всегда бывает просто сформулировать. Но содержание миссии должно обязательно отражать следующие характеристики организации:
1. целевые ориентиры – на решение, каких задач направлена деятельность организации, к чему она стремится;
2. сфера деятельности, – какой продукт или услугу предлагает покупателям;
3. философия организации – ценности и верования, которые приняты в организации;
4. возможности и способы осуществления деятельности.
Примеры формирования миссии для коммерческого банка:
«Содействие становлению и развитию среднего и малого бизнеса в России путем предоставления широкого спектра банковских услуг, высокого качества обслуживания клиентов и эффективного развития с учетом интересов акционеров, клиентов и сотрудников».
Миссия американской компании «Моторола» – « достойно служить нуждам общества, обеспечивая потребителей продукцией и услугами наивысшего качества по умеренной цене».
Миссия организации может слегка изменяться по мере активизации деятельности организации, но, как правило, уже сформулированная миссия не корректируется.
Формирование миссии является обычным явлением для развитого бизнеса.
В российской экономике в последнее время составлением миссии начали заниматься вновь возникшие частные организации, которые достигли определенного роста и успеха.
Выбор миссии определяет цели, которые ставит перед собой организация.
С понятием цели мы уже познакомились. Это конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которые стремится достичь организация.
Цели, в отличие от миссии, выражают конкретные направления в деятельности организации.
Деятельность организации всегда носит многоцелевой характер.
Цели организации делят на экономические и неэкономические.
К неэкономическим можно отнести социальные цели, например улучшение условий труда.
Экономические цели в свою очередь делятся на количественные и качественные.
Пример, количественной цели – увеличение доли рынка фирмы до 10% к 2000 году.
Пример качественной цели – достижения фирмой технологического превосходства в отрасли.
Экономические и неэкономические цели по периоду их достижения делятся на:
· стратегические цели, которые направлены на решения масштабных проблем и относятся к организации в целом. Это долгосрочные цели. Они устанавливаются менеджерами высшего уровня;
· тактические цели, которые направлены на решения проблем подразделений и устанавливаются менеджером среднего уровня. Это среднесрочные цели;
· оперативные цели, которые связаны с решением текущих проблем и устанавливаются менеджерами нижнего уровня. Это краткосрочные цели.
Цели разрабатываются по различным направления деятельности организации. Выделяют 8 ключевых пространств, в рамках которых организация определяет свои цели:
1. положение на рынке,
2. инновации,
3. производительность,
4. ресурсы,
5. прибыльность,
6. управленческие аспекты,
7. персонал,
8. социальная ответственность.
Из этих 8 ключевых пространств установления целей наиболее значительными для российских организаций являются финансовые цели, а точнее прибыль, показатель доходности.
Ключевой может стать совокупность нескольких (чаще 2-3) взаимосвязанных целей. Цели должны соответствовать определенным критериям качества. Главным из них является:
· максимально возможная конкретность целей,
· цели должны быть достижимыми,
· гибкость целей,
· измеримость целей,
· сопоставимость целей.
В любой организации, состоящей из нескольких уровней управления и различных структурных подразделений, складывается иерархия целей.
Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют больший период времени реализации.
Цели более низких уровней служат средством достижения целей более высокого уровня.
Иерархия целей в организации играет важную роль. Она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений на достижения целей верхнего уровня.
Установления целей в организациях осуществляется по-разному.
Существует два подхода к установлению целей – централизованный и децентрализованный.
При централизованном подходе цели устанавливаются самым верхним уровнем руководства организацией. При таком подходе все цели подчинены единой ориентации, что является его достоинством. Недостатком подхода является то, что на нижних уровнях может возникнуть неприятие этих целей и даже сопротивление.
При децентрализованном подходе в процессе установления целей участвуют наряду с верхним уровнем и более низкие уровни управления. Существуют две схемы децентрализованного управления целей.
При первой – процесс установления целей идет сверху вниз. При этом каждый из ниже стоящих уровней определяет свои цели, исходя из целей более высокого уровня.
По второй схеме – установление идет снизу вверх. В этом случае ниже стоящие уровни устанавливают себе цели, которые служат основой для установления целей последующего, более высокого уровня.
Несмотря на различные подходы, общим требованиям к установлению целей является решающая роль в этом высшего руководства.
2. Анализ среды организации.
Анализ среды является исходным этапом стратегического направления, так как он обеспечивает базу для определения миссии и целей организации и для выработки стратегий.
Содержанием этого этапа является определение факторов внешней и внутренней среды, которые могут оказать влияние на возможности организации в достижении своих целей.
Внешняя среда, как известно, включает фоновую и деловую среды.
Анализ фоновой среды включает в себя изучение влияния таких факторов, как:
· состояние экономики (темпы информации, налоговые ставки, платежеспособность организации и др.);
· политические процессы (таможенная политика, нормативные акты местных органов власти и центрального правительства, правовое регулирования экономики и др.);
· социальные и культурные факторы;
· научно-техническое развитие общества;
· инфраструктуру и др.
Деловая среда анализируется по следующим основным компонентам, которые оказывают прямое воздействия на организацию:
1. Это, во-первых, поставщики экономических ресурсов, необходимых организации (сырья, финансового капитала, производственного капитала). Затем клиенты, потребители продукции организации.
Посредники – финансовые, торговые, маркетинговые, государственные экономические структуры (например, налоговая инспекция).
2. Во-вторых, конкурирующие фирмы и так называемые контактные аудитории – среда массовой информации, общество потребителей и др. После анализа внешней среды организация выделяет те факторы, которые для нее являются наиболее важными, их называют «критическими точками», по ним собирается необходимая информация.
Анализ внутренней среды вскрывает те внутренние возможности и тот потенциал, на который может рассчитывать организация в конкретной борьбе.
Внутренняя среда анализируется по следующим направлениям:
· производство,
· маркетинг,
· финансы,
· организационная структура,
· персонал,
· межличностные отношения.
Далее на этом этапе производится оценка информации о внутренней и внешней среде.
Основной целью оценки информации является выяснение отрицательных и положительных воздействий среды на будущую деятельность организации.
Существует несколько методов оценки.
Одним из наиболее признанных методов оценки среды является метод SWOT (по начальным буквам английских слов «сила», «слабость», «возможность» и «угрозы»). Этот метод позволяет провести совместное изучение внешней и внутренней среды.
По методологии SWOT сначала с учетом конкретной ситуации, в которой находится организация, составляется список слабых и сильных сторон внутренней среды организации, а также список угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации. Затем устанавливаются связи между ними. Для этого составляется матрица SWOT, которая имеет следующий вид (рис. 4):
Слева выделяется два раздела, в которые вносятся все выявленные сильные и слабые стороны.
В верхней части также выделяется два раздела, в который вносятся все выявленные возможности и угрозы.
На пересечение разделов образуется четыре поля: поле «СИВ» (сила и возможности), поле «СЛВ» (слабость и возможность), поле «СЛУ» (слабость и угроза), поле «СИУ» (сила и угроза).
| Возможности: 1. - 2. - 3. - | Угрозы: 1. - 2. - 3. - | |
| Сильные стороны 1. - 2. - 3. - | Поле «СИВ» | Поле «СИУ» |
| Слабые стороны 1. - 2. - 3. - | Поле «СЛВ» | Поле «СЛУ» |
Рис. 4 Матица SWOT
На каждом из данных полей рассматриваются все возможные парные комбинации и выделяются те, которые должны быть учтены при разработке стратегии.
В отношении поля СИВ, разрабатывается стратегия по использованию сильных сторон организации для того, чтобы получить отдачу от возможностей, которые появились во внешней среде.
В отношении поля СЛВ стратегия разрабатывается таким образом, чтобы за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся слабости.
Если пара находится на поле СИУ, то стратегия должна предполагать использования силы организации для устранения угроз.
Наконец, для пар, находящихся на поле СЛУ, организация должна вырабатывать такую стратегию, которая позволила бы ей избавиться от слабости и предотвратить угрозу.
3. Анализ альтернатив и выбор стратегии.
Проанализировав внешние угрозы и новые возможности, приведя в соответствие с ними внутреннюю среду, руководство организации осуществляет выбор стратегии.
Процесс выбора состоит из стадий разработки, доводки и анализа.
На первой стадии создается стратегия, позволяющая достичь поставленных целей.
На второй стадии стратегии дорабатываются до уровня адекватности целям развития организации и формируется общая стратегия.
На третьей стадии анализируются альтернативы в рамках выбранной общей стратегии и оцениваются по степени пригодности для достижения ее главных целей.
В процессе осуществления первой стадии производиться выбор стратегии из нескольких возможных вариантов.
Все многообразие стратегий, которые выбирают организации в практической деятельности, являются различными модификациями 4-х базовых или эталонных стратегий, каждая из которых эффективна при определенных условиях и состоянии внутренней и внешней среды.
Выделяются 4 базовые стратегии:
Стратегия стабильности. Эту стратегию выбирают организации в сложившихся отраслях со стабильной технологией. При этой стратегии цели развития устанавливаются «от достигнутого» и корректируются на изменяющиеся условия ( например, инфляцию). Если руководство в основном удовлетворено положением организации, то и в перспективе оно будет придерживаться той же стратегии, так как это самый простой и наименее рискованный путь действий.
Стратегия роста – увеличение организации часто через проникновение и захват новых рынков.
Разновидностями стратегии роста является вертикальная интеграция – (приобретение собственности) и горизонтальная интеграция (расширение изнутри).
Осуществляется эта стратегия 3 способами:
· поглощение конкурирующих фирм путем приобретения контрольного пакета акций;
· слияние – объединение на приблизительно равных началах в рамках единой организации;
· совместное предприятие – объединение организаций разных сторон для реализации совместного проекта.
Стратегия сокращения – применяется в тех случаях, когда выживание организации находится под угрозой.
Ее разновидностями являются:
· стратегия разворота – отказ от производства нерентабельных продуктов, излишней рабочей силы и поиск путей эффективного использования ресурсов.
· стратегия отделения – отказ от плохо работающих видов бизнеса – продажа или превращение в отдельно работающую фирму.
· стратегия ликвидации - распродажа активов организации. Это наиболее нежелательная из стратегий сокращения.
Комбинированная стратегия. Эта стратегия представляет собой любое сочетание отмеченных стратеги. Этой стратегии, как правило, придерживаются крупные организации, которые активно функционируют в нескольких отраслях.
Так, организация может продать или ликвидировать одно из своих производств и взамен приобрести одно или несколько других. В таком случае будет иметь место сочетание двух базовых стратегий – сокращений и роста.
Для российских государственных и приватизированных предприятий выделяется еще один вид стратегии – стратегия выживания, которая представляет способ сохранения и обеспечения эффективной деятельности хозяйственной единицы в условиях переходного периода российской экономики.
Основными целями этой стратегии является:
· приспособление к формирующемуся рынку;
· обеспечение стабильности хозяйственной деятельности;
· сохранение ресурсного потенциала, особенно профессионального.
Каждая из отмеченных стратегий представляет собой базовую стратегию, которая, в свою очередь, имеет множество альтернативных вариантов.
Например, стратегия сокращения имеет альтернативы: ликвидация, когда организация перестает существовать, отсечение лишнего – ликвидация или перепрофилирования неэффективных подразделений.
Базовые стратегии служат вариантами общей стратегии организации, которые наполняются конкретным содержанием в процессе доводки. Стратегия проверяется на соответствие целям организации, формулируются стратегические задачи, которые придется решать в процессе достижения целей, определяются потребные ресурсы.
Существует несколько методических подходов к планированию стратегических альтернатив и их оценки.
Один из таких приемов, который может быть использован в наших условиях для выработки общей стратегии организации, называется матрица возможностей по товарам – рынкам
На рисунке 5 представлена эта матрица, которая дает представление о концепции общей стратегии.
Выработанные с помощью этой матрицы общие стратегии в дальнейшем доводятся до полной адекватности целям развития фирмы.
| Рынки | |||
| существующие | новые | ||
| Товары | существующие | I Стратегия – -улучшает то, что ты уже делаешь | II Стратегия развития рынка |
| новые | III Стратегия разработки новых продуктов | IV Стратегия диверсифи- кации |
Рис. 5
В матрице представлены все продукты и рынки независимо от того, существуют они или только проектируются.
Каждый квадрат матрицы определяет какую-либо общую стратегию или ее элементы.
Квадрат I показывает направленность стратегии организации на существующие продукты и рынки. Эту стратегию называют методом экономии издержки, то есть «улучшай то, что уже делаешь». Выбирается эта стратегия теми стратегическими хозяйственными подразделениями (СХП) организации, чей рынок продолжает развиваться или еще не насыщен. Эта стратегия низкого риска.
Квадрат II показывает направленность стратегии на развитие рынка, то есть на создание новых рынков для выпускаемой долго продукции. Эта стратегия эффективна, если организация стремиться расширить свой рынок путем проникновения на новые географические рынки. Это стратегия высокого риска.
Квадрат III показывает направленность стратегии на разработку новых продуктов для сложившихся и давно освоенных рынков. Это также стратегия высокого риска.
Квадрат IV- стратегия диверсификации. Эта стратегия применяется, чтобы избежать зависимости от существующего набора продукции, а также в том случае, если фирма желает окинуть свертывающиеся рынки или рынки в состоянии застоя. Здесь возможна разработка как новой продукции, так и новых рынков. Она является чрезмерно рискованной.
Следующей стадией выработки стратегии является доводка общей стратегии до уровня адекватности ее целям развития организации и оценка альтернативных вариантов.
Задача оценки заключается в выборе такой стратегии , которая обеспечила бы максимальную эффективность работы организации в будущем.
Существуют различные методические подходы, позволяющие оценивать стратегические инициативы.
Классическим приемом, используемым в практике, является специальная матрица, разработанная Бостонской консультативной группой – матрица БКГ. В ней для выбора стратегии используется один показатель – рост объема спроса. Он задает размер матрицы по вертикали (рис.6).
Размер по горизонтали задается соотношением доли рынка, принадлежащей ее ведущему конкуренту. Это соотношение определяет сравнительные конкурентные позиции организации в будущем.
| Относительная доля на рынке | |||
| Высокая | Низкая | ||
 Рост объема спроса
| низкий | «Звезды» | «Дикие кошки» |
| высокий | «Дойные коровы» | «Собаки» |
Рис. 6
Матрица БКГ дает возможность определить, какое из хозяйственных стратегических подразделений организации занимает ведущие позиции по сравнению с конкурентами и какова динамика его рынков.
Матрица предлагает следующую классификацию типов хозяйственных стратегических подразделений и стратегии для каждой из них:
1) «Звезды» – занимают лидирующее положение в быстроразвивающейся отрасли. Стратегия «Звезды» направлена на увеличение или поддержание доли на рынке. При замедлении темпов развития отрасли «Звезда» превращается в «Дойную корову».
2) «Дойная корова» занимает лидирующее положение в стабильной или сокращающейся отрасли. Стратегия «Дойной коровы» направлена на поддержание существующего положения.
3) «Дикая кошка» или «вопросительный знак» имеет слабое воздействие на рынок в развивающейся на отрасли. Стратегия ее – интенсификация усилий на рынке или уход с него.
4) «Собаки» имеют ограничений объем сбыта в сложившейся или сокращающейся отрасли. Стратегия «Собаки» заключается в ослаблении усилий на рынке или ликвидации (продаже).
Пунктирная линия показывает, что «дикие кошки» при определенных условиях могут стать «звездами», а «звезды» с приходом зрелости сначала превращаются в «дойных коров», а затем и в «собак». Сплошная линия показывает перераспределение ресурсов от «дойных коров».
Матрица БКГ в условиях нашей страны может быть использована в крупных многоотраслевых организациях, производящих продукцию различного назначения и поэтому работающую на различных рынках.
4. Выполнение стратегии.
Реализация стратегии требует проведения так называемых стратегических изменений, которые создают в организации условия, необходимые для выполнения выбранной стратегии.
Характер стратегических изменений зависит от способности организации эффективно работать в новых условиях, которые определяются состоянием отрасли, рынков, организации и продукта.
Выделяется 3 уровня стратегических изменений в организации:
1) Коренная реорганизация, – т.е. проведение фундаментальных изменений организации. Необходимость в них возникает, когда организация покидает одну отрасль и переходит в другую. При этом меняется номенклатура ее продукции, рынки сбыта. Изменения происходят в технологии, составе ресурсов. Меняется миссия организации. При этом у руководства возникают наибольшие трудности с реализацией стратегии.
2) Радикальные изменения – значительные внутриорганизационные преобразования, связанные с разделением или со слиянием с другой организацией.
3) Умеренные изменения - наиболее часто встречающиеся стратегические изменения. Необходимость в них возникает, когда организация выходит с новым продуктом на рынок и пытается привлечь к нему покупателя.
Стратегические изменения носят системный характер и затрагивают многие стороны деятельности организации и элементы ее структуры. Поэтому они имеют комплексный характер.
Основными областями проведения стратегических изменений являются организационная структура и организационная культура.
Свое материальное воплощение процесс стратегического планирования находит в системе взаимосвязанных плановых документов, в которых отражены принятые стратегические решения и распределение ресурсов.
Важнейшим из них является стратегический план, который определяет основные направления деятельности организации, ее цели и стратегии.
Стратегический план включает:
1.Миссию и цели организации,
2.Анализ состояния и перспектив развития внешней среды организации,
3.Анализ состояния и прогноз развития конкуренции,
4.Анализ сильных и слабых сторон,
5.Ресурсы, необходимые для реализации стратегии,
6.Основные этапы реализации стратегии во времени,
7.Оцека вероятности реализации стратегии.
В качестве важного механизма реализации стратегии используются тактика, политика, процедуры и правила.
Тактика – это формы и методы действий по достижению ближайших целей. Тактика разрабатывается руководителями среднего звена в развитие стратегии и на короткий срок.
Политика – это направление деятельности организации, это общее руководство для принятия решений, например, поддержание высокого качества продукции. Формулируется политика руководителями высшего звена на длительный срок.
Процедуры описывают последовательность действий, которые следует предпринять в конкретной ситуации, т.е. процедура представляет запрограммированное решение, которое следует принимать в стандартной ситуации.
Составляющими процедуры бывают правила, которые предписывают строго регламентированные действия в определенной ситуации и исключают всякую свободу выбора.
Правила и процедуры способствуют достижению целей, т.к. указывают работникам направление их действий в конкретной ситуации.
5. Оценка и контроль реализации стратегии.
Это завершающий этап процесса стратегического планирования. Он обеспечивает обратную связь между тем, как идет процесс достижения целей, и собственно целями организации.
Задачей стратегического контроля на этом этапе является выяснение возможности в дальнейшей реализации стратегии, установление приведет ли их реализация к достижению поставленных целей.
Корректировка по результатам стратегического контроля может касаться как стратегий, так и целей организации.
3 Состав и структура бизнес-плана.
Особое место в стратегическом и тактическом планировании занимает бизнес-план.
Он обобщает анализ возможностей для начала или расширения бизнеса в какой-либо конкретной ситуации и дает представление о том, каким образом менеджмент данной организации намерен использовать эти возможности.
Основными функциями бизнес-плана является:
1. разработка концепции развития бизнеса в перспективе;
2. оценка внутреннего потенциала организации и выявление резервов;
3. разработка и осуществление проектов создания новой продукции (услуг);
4. привлечение для реализации проектов инвестиций.
Бизнес-план является постоянным документом. Он систематически обновляется, в него вносятся изменения, связанные с переменами внутри организации, а также изменениями на рынке.
Бизнес-план позволяет решать ряд задач, основными из которых является следующие:
· обоснование экономической целесообразности направлений развития организации (стратегий, концепций, проектов);
· расчет ожидаемых финансовых результатов деятельности, в первую очередь объемов продаж, прибыли, доходов на капитал;
· определение источника финансирования реализации выбранной стратегии.
Каждая из отмеченных задач плана решается во взаимосвязи с другими.
Бизнес-план является важным средством для увеличения капитала организации. Процесс составления плана позволяет тщательно проанализировать начатое дело во всех деталях. Он служит основой бизнес-предложения при переговорах с будущими партнерами.
Главным достоинством бизнес-планирования является то, что правильно составленный план дает перспективу развития организации.
Потребность в бизнес-плане возникает при решении таких задач, как
· открытие нового дела, определение профиля будущей фирмы и основных направлений ее коммерческой деятельности;
· выход на внешний рынок и привлечение иностранных инвестиций;
· перепрофилирование существующей фирмы и выбор новых видов коммерческих операций и др.
Бизнес-план включает разработку цели и задач, которые составятся перед предприятием на ближайшую и дальнюю перспективы, оценку текущего состояния экономики, сильных и слабых сторон производства, анализ рынка, информацию о клиентах. В нем дается оценка ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей в условиях конкуренции. Другими словами, бизнес-план является инструментом, с помощью которого возможен контроль и управление производством.
Бизнес-план позволяет управлять по предварительному плану, а ни просто реагировать на события.
Состав и структура бизнес-плана определяется спецификой вида деятельности, размера организации и целей составления. Они строго не регламентированы. Однако в нем должны содержаться разделы, в которых раскрывается основная идея и цели в бизнесе, характеризуются специфика продукта, дается оценка рынка, определяется производственная и организационная структура, формируется финансовый проект бизнеса.
Оптимальным по структуре и содержанием считается бизнес-план, включающие семь разделов:
1. Цели и задачи предпринимательского бизнеса. Какую сумму прибыли предполагается получить, как она распределиться во времени.
2. Обобщенное резюме, основные параметры и показатели бизнес-плана. Это сводный раздел бизнес-плана, он содержит основные идеи и краткое содержание плана, приводит общие сводные показатели – объем производства и реализации продукции и услуг, прибыли, рентабельность и др.
3. Характеристика продуктов, товаров, услуг, предоставленных потребителю.
4. Анализ и оценка конъюнктуры рынка сбыта, спроса, объемов продаж. Этот раздел предопределяет объемы производства и продаж товаров по временным периодам, дается исследование рынка сбыта.
5. Программа действий и организационные меры. Содержание этого раздела зависит от вида деятельности (производственное, коммерческое, финансовое).
Программа действий обычно включает:
· маркетинговую деятельность;
· осуществление производства продукции;
· закупку, хранение, транспортировку товаров;
· обслуживание покупателя.
Организационные меры - это способы управления реализацией бизнес-планом, организационные структуры, методы координации действий исполнителей, установление специальных форм оплаты труда, набор и подготовка кадров, учет и контроль.
6. Ресурсное обеспечение. В этом разделе приводятся сведения о видах, об объемах ресурсов, необходимых для осуществления деятельности, источниках и способах получения ресурсов.
Ресурсное обеспечение охватывает:
· материальные ресурсы;
· трудовые ресурсы;
· информационные ресурсы.
7. Финансовый план и финансовая стратегия. Это завершающий раздел бизнес-плана, он обобщает материалы предыдущих разделов и представляет их в стоимостном выражении.
Важность и эффективность бизнес-плана заключается в его комплексности и направленности на будущее. Подготовка этого документа позволяет четко определить конечную цель, результат, рассчитать необходимые ресурсы и разработать график реализации.
Тема 8. Организационные структуры менеджмента
Вопросы:
1. Общая характеристика организационных структур и их элементы
2. Виды организационных структур
3. Выбор типа структуры. Основные методы рационализации и проектирования организационных структур.
Литература:
1. М. Х. Мескон и др. Основы менеджмента – М, 1995, гл. 12
2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. – М, 1996, гл. 6
3. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М, 1998, стр. 336-349.
1 Общая характеристика организационных структур и их элементы
Эффективность достижения целей организации и реализации ее стратегии в значительной мере определяются правильностью построения организационной структуры.
Организационная структура является важной внутренней переменной организации. Она представляет собой состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей.
Организационную структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенной для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют построению структур управления.
На формирование организационной структуры оказывают влияние ряд факторов, различных по своей природе и виду воздействия на структуру.
Можно выделить факторы, непосредственно влияющие на структуру управления, и факторы, действие которых проявляется косвенно. К числу факторов прямого влияния относятся прежде всего цели. Система целей организации является основной для выделения в структуре управления подразделений, отвечающих за достижение конкретных целей.
Далее, основными факторами, воздействующими на структуру, являются также функции управления, их состав, содержание и объем.
На структуру управления непосредственно влияют также тип производства, характер выпускаемой продукции; специализация, размеры и территориальное размещение производства.
К группе факторов косвенного влияния на структуру относятся: кадры, техника и технология управления, организация труда.
Структура управления оказывает значительное воздействие на функционирование организации. Можно выделить следующие положения, определяющие ее значимость:
1. организационная структура обеспечивает координацию всех функций менеджмента;
2. структура управления организации определяет права и обязанности (полномочия и ответственность) на всех управленческих уровнях;
3. от организационной структуры зависит эффективная деятельность организации, ее выживание и процветание;
4. структура управления, принятая в конкретной организации, определяет организационное поведение её сотрудников, т. е. стиль руководства и качество труда коллектива.
В структуре управления выделяются 4 элемента (Рис. 1):
· звенья управления,
· связи (отношения),
· уровни,
· полномочия.
Рис 1 Структура управления
Звеньями управления могут быть службы или органы аппарата управления, а также отдельные работники. Главным условием выделения звеньев в структуре управления является выполнение ими определенной конкретной функции управления. Пример звена: отдел, бюро, руководитель службы - главный инженер.
Отношения между звеньями управления устанавливаются благодаря связям, которые подразделяются на горизонтальные и вертикальные.
Горизонтальные связи - это связи между двумя или более равными по положению в иерархии звеньями или членами организации. Их главное назначение – способствовать эффективному взаимодействию частей организации, т. е. они носят характер согласования и являются одноуровневыми. Эти связи обычно не формализуются, т. е. не закрепляются в каких – либо регламентирующих документах.
Вертикальные связи – это отношения подчинения. Эти связи соединяют иерархические уровни в организации. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации. В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния.
По количеству вертикальных связей судят о размерах организации – рост организации сопровождается ростом вертикальных связей.
Вертикальные связи формализуются при проектировании организации в нормативных документах, изображаются на схемах структуры аппарата управления и указывают на наличие уровней управления.
Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, то есть по всем вопросам управления. Функциональные имеют место при подчинении по определенной группе проблем функциональному руководителю.
Уровень управления – это совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в управленческой иерархии. Уровни управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии.
Примеры уровней: уровень управления фирмой, уровень управления цехом, уровень управления участком.
В рамках уровня управления руководитель принимает самостоятельные решения без согласования с выше или ниже расположенными уровнями.
Количество уровней управления определяет “этажность” организации. При прочих равных условиях «этажность» организации обратно пропорциональна общей эффективности организации, так как при большем количестве уровней имеется опасность значительного искажения информации, передаваемой в организации сверху вниз и в обратном направлении.
Наименьшее количество уровней в организации – два, то есть двухзвенная система управления.
Линейные и функциональные связи и уровни управления определяют полномочия, т.е. те пределы прав, в рамках которых данное лицо может действовать самостоятельно.
Выделяются полномочия линейного персонала, штабного персонала и функциональные.
Линейные полномочия дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений).
Штабные полномочия ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.
Функциональные полномочия – это полномочия по решению определенного типа проблем, например, рекламе, снабжению.
В практике управления в организациях применяются две системы распределения прав и ответственности или полномочий по уровням.
Первая система строится на основе принципа единства подчинения и называется системой “елочки” или разделенной системы (Рис. 2).
Принцип единства подчинения заключается в том, что работник должен получать распоряжение, относящиеся к выполняемой работе, только от своего начальника. Исходя из этого система «елочка» построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя поглощают только часть прав и ответственности нижестоящего руководителя.
|
Вторая система – система двойного или множественногоподчинения получила название системы “матрешка” или поглощенной системы (Рис. 3).
Система “матрешка” построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность нижестоящих руководителей.
При такой системе права и ответственность распылены между многими уровнями организации и здесь практически невозможно найти виновного за случившееся. Им может стать руководитель любого уровня и определяться это будет субъективным мнением вышестоящего руководителя.
В России эта система использовалась с давних времен, используется и сейчас.
Между всеми рассмотренными элементами структур управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждом из них (числа звеньев и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных.
Например, увеличение количества отделов в аппарате управления или уровней управления приведет к значительному росту числа и сложности связей, которые возникают в процессе принятия решений, а следствием этого будет замедление процесса управления, что недопустимо в современных условиях.
Основными требованиями, предъявляемыми к организационной структуре, являются:
1. оптимальность – установление рациональных связей между звеньями и ступенями управления на всех уровнях при наименьшем числе ступеней управления;
2. оперативность – способность структуры обеспечить принятие решений в кратчайшие сроки;
3. гибкость – способность изменятся в соответствии с изменениями внешней среды;
4.
|
5. надежность – обеспечение бесперебойной связи в системе управления, недопущение искажений управляющих команд и других передаваемых данных.
Конкретное выражение структура управления организации находит в таких нормативных документах, как штатное расписание, схема оргструктуры, положения об отделах и других структурных подразделениях, должностных инструкциях, которые утверждаются руководителем организации.