Сортировка записей

Лабораторная работа №8.

Работа с данными в программе Microsoft Excel

Цель работы

Цель данной лабораторной работы - научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.

Приборы и материалы

Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер, функционирующий под управлением операционной системы семейства WINDOWS. Должна быть установлена программа Microsoft Excel.

Базы данных

В Excel можно создавать и другой тип рабочей таблицы - базу данных. База данных не столько вычисляет новые значения, сколько размещает огромные объёмы информации в связанном виде.

Создавая базу данных, начинайте заполнять строку заголовков столбцов, которые на языке баз данных называются имена полей. Они обозначают различные типы объектов в том наборе данных, с которым вы хотите работать.

После ввода строки с именами полей начинайте ввод информации в базу данных, размещая её под соответствующими именами полей.

Каждая колонка в базе данных содержит информацию определённого типа. Каждый столбец известен в базе данных под именем поле. Данные, записанные в строках базы данных, называют записями. Каждая запись (строка) состоит из значений полей.

Сортировка записей

Чтобы заставить Excel правильно отсортировать записи в базе данных, вы должны указать, какие поля будут определять новый порядок записей, (такие поля называются ключами сортировки). Более того, Вы должны указать какой тип сортировки должен выполняться в этих полях. Существует два типа упорядочения: возрастающий, при котором текст располагается в алфавитном порядке (от А до Я), а числа - в порядке увеличения (от наименьшего к наибольшему), и убывающий, который противоположен алфавитному порядку и порядку нумерации (от Я до А, а числа - от набольшего к меньшему).

Когда вы используете возрастающий порядок сортировки с полем ключа, содержащим много различных типов значения, Excel помещает в первую очередь числа (от наименьшего к наибольшему), а только потом текстовые элементы (в алфавитном порядке). За текстовыми элементами следуют логические значения (сначала TRUE/ Истина , затем FALSE/ Ложь), сообщение об ошибках и, наконец, чистые клетки. При использовании убывающего порядка Excel упорядочивает элементы в обратном порядке: числа идут первыми, но упорядочены от наибольшего к наименьшему затем следуют текстовые элементы от Я до А, логическое FALSE предшествует логическому TRUE.

Для того чтобы отсортировать данные необходимо использовать инструмент «Сортировка» на ленте «Данные» в пакете Excel.