Введение

Лабораторная работа № 7

Создание шаблона и формы приказа

 

Введение

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

· изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

· подготовка проекта приказа;

· согласование проекта со специалистами;

· подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

1) наименование вида документа – ПРИКАЗ;

2) дата (датой приказа является дата его подписания);

3) номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

4) заголовок (отвечает на вопрос «О чем?», например «О реорганизации фирмы»);

5) текст приказа;

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

· «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)

· «что сделать» (указывают конкретную работу)

· «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

6) визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами). Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа;

7) подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право);

8) отметка об исполнителе.

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

· создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;

· образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);

· утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;

· координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);

· утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

2. По основной производственной деятельности:

· обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;

· обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;

· формирование и осуществление научно-технической политики;

· обеспечение выпуска качественной продукции;

· подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;

· решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

3. По личному составу (кадрам) организации:

· обеспечение отбора и приема на работу персонала;

· создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;

· оформление перевода на другую работу;

· оформление командированных работников;

· оформление поощрений работников и наложения взысканий;

· оформление высвобождения (увольнения) работников;

· решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.).

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.