Примеры простейших отчетных ведомостей
Цель лабораторной работы
Научиться использовать средства табличного процессора Microsoft Excel для создания отчетных ведомостей.
Пояснения к работе
Время выполнения – 4 часа
Порядок выполнения лабораторной работы:
1. Решить все описанные упражнения самостоятельно, руководствуясь методическими указаниями – 2 часа.
2. Выполнить индивидуальное задание – 1 час.
3. Проверить свои знания по контрольным вопросам и сдать лабораторную работу – 1 час.
После выполнения лабораторной работы студент должен:
Знать: порядок создания пользовательских списков и отчетных ведомостей.
Уметь: создавать пользовательские списки, составлять простейшие отчетные ведомости, отчетные ведомости по расчету просроченных платежей, отчетные ведомости по расчету затрат на производство, присваивать имена областям ячеек и использовать именованные области в вычислениях, работать с массивами данных.
Предварительная подготовка
Перед выполнением лабораторной работы студент должен повторить основы работы в табличном процессоре Microsoft Excel: назначение табличных процессоров, интерфейс Microsoft Excel, форматирование ячеек,работу с листами, создание формул, основные принципы использования функций, построение диаграмм и их редактирование.
Работа в лаборатории
8.1. Решение упражнений
Примеры простейших отчетных ведомостей
В новой рабочей книге переименуйте Лист1 в Примеры списков.
Прежде чем обратиться к примерам составления отчетных ведомостей, рассмотрим средство создания списков, которое очень ускоряет и облегчает создание таблиц в Excel. На рис. 8.1 приведены примеры допустимых списков.
Рис. 8.1. Примеры списков.
Для создания любого из приведенных списков, за исключением столбца G, достаточно ввести в ячейку первый элемент списка, выделить ячейку, установить указатель мыши на маркер заполнения ячейки и протащить его вдоль столбца (строки) до тех пор, пока не будет создан требуемый ряд.
Чтобы увидеть встроенные в Excel списки, которые представляют собой последовательности названий месяцев и дней недели следует щелкнуть кнопку Office,.затем - кнопка Параметры Excel - Изменить списки.
Откроется окно «Списки», в котором можно создавать пользовательские списки. Элементы списка пользователя надо ввести в поле «Элементы списка», причем каждый элемент вводится с новой строки. Если нажать кнопку Добавить, то созданный список будет занесен в библиотеку списков.
Список можно также добавить и непосредственно с рабочего листа, указав в поле Импорт списка из ячеек диапазон, из которого импортируется список.
Кроме стандартных списков, занесенных в библиотеку. Excel позволяет легко создавать по приведенному выше алгоритму последовательности с текстом и порядковыми номерами (см. рис. 8.1, столбцы Е, F и Н).
Если номера меняются с шагом, отличным от единицы, необходимо в две соседние ячейки ввести первые два члена последовательности, например, экспо 87 в G1 и экспо 89 в G2, затем выделить диапазон G1:G2, установить указатель мыши на маркер заполнения диапазона и протащить его вдоль столбца до тех пор, пока не будет создан требуемый ряд.
Перед началом создания первой отчетной ведомости пополним наши знания, рассмотрев синтаксис трех функций, наиболее часто встречающихся при расчетах в таблицах: СУММ, СРЗНАЧ и РАНГ.
Функция СУММ (SUM) находит сумму чисел из указанного диапазона ячеек.Синтаксис: СУММ (число1; число2; ...),
где число 1, число 2, ... — числа, которые суммируются.
Функция СРЗНАЧ (AVERAGE) находит среднее значение чисел из указанного диапазона ячеек.
Синтаксис: СРЗНАЧ (число 1; число 2; ...). Аргументы – те же, что и у функции СУММ.
Функция РАНГ (RANK) возвращает ранг числа в списке чисел. Ранг числа – это его величина относительно других значений в списке. (Если список отсортировать, то ранг числа будет его позицией). Синтаксис: РАНГ (число; ссылка; порядок) Аргументы: число – число, для которого определяется ранг; ссылка –массив или ссылка на список чисел. Нечисловые значения в ссылке игнорируются; порядок – число, определяющее способ упорядочения. Если порядок равен 0 или опущен, то Excel определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным в порядке убывания. Если порядок – любое ненулевое число, то Excel определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным в порядке возрастания. Отметим, что функция РАНГ присваивает повторяющимся числам одинаковый ранг. Вооружившись навыками работы со списками и знаниями о функциях СУММ, СРЗНАЧ и РАНГ перейдем к созданию двух отчетных таблиц.