Ввод условий отбора

Условия отбора – это указания пользователя, описывающие, какие именно записи данных должны быть представлены в выборке. Вы можете задать условия отбора для одного или нескольких полей запроса ( рис. 3).

 

 

 

 

Рис. 3. Окно конструирования запроса

 

В области конструирования запроса сделайте щелчок в ячейке строки Условие Отбора для поля, по которому вы хотите определить это условие. Далее введите выражение для соответствующего условия отбора и нажмите клавишу Enter.

Внимание! Если выражение не содержит никакого знака отношения, ACCESS будет исходить из того, что вы подразумеваете знак «=».

Вы можете задать несколько условий отбора. При определении нескольких условий отбора для одного поля вы можете использовать операторы AND (И) или OR(ИЛИ).

AND (И) – связь условий:

Записи должны удовлетворять одновременно всем условиям отбора, связанным оператором AND. Например, вы хотите выбрать данные, которые удовлетворяют одновременно условиям:

“Клиент живет в Екатеринбурге” и при этом обязательно “За последние две недели клиент должен был сделать как минимум один заказ”. Условия отбора будут выглядеть так:

ГОРОД=”Екатеринбург”

AND

ДАТА ЗАКАЗА >DATE() – 14

Оператор OR(ИЛИ)- связь условий

Записи данных должны удовлетворять хотя бы одному из нескольких условий отбора.

 

Внимание! В случае заполнения условий отбора для нескольких полей таблицы условия, расположенные в одной строке, связываются оператором AND; условия, расположенные в различных строках, связываются оператором OR

.

Конструктор выражений

Формировать условия можно с помощью конструктора выражений. Вместо того, чтобы вручную вводить все выражение в строку Условие отбора, или строку OR , можно быстро собрать его из отдельных составных частей. Для этого:

· В области конструирования активизируйте ячейку строки Условие отбора поля, для которого вы хотите определить выражение.

· Запустите Конструктор (Построитель) выражений, выбрав на панели инструментов кнопку Построить (с изображением трех точек) или выбрав команду Построить контекстного меню нажатием правой кнопки мыши.

· В верхней части Конструктора находится поле выражений, в котором строится соответствующее выражение. Элементы, которые используются для построения, указаны в трех полях нижней половины окна конструктора. Над ними находится панель с кнопками, на которых представлены отдельные операторы по группам:

1. Математические операторы.

2. Коммерческое И (&) для сцепления знаков двух операндов. В качестве операндов могут выступать числа или текстовые поля.

3. Логические операторы.

4. Операторы связи и сравнения. Среди них- NOT(НЕ), LIKE (КАК).

 

Из левого списка выберите таблицы (таблицу), на которых должен базироваться запрос. В списке справа будут помещены поля выделенной таблицы. Для ввода соответствующего поля в поле выражений либо сделайте двойной щелчок по имени поля, либо выделите нужное имя поля и нажмите кнопку Добавить.

В третьем списке указаны выражения, которые можно вставить в список.

Выражение для фильтрации, к примеру, продуктов, названия которых начинаются с буквы «А», может быть сконструировано следующим образом:

· В поле выражений введите знак «=», т.к. именно с него должно начинаться любое выражение.

· Выберите таблицу, содержащую это поле и сделайте двойной щелчок по полю Товар, чтобы ввести его в поле выражений.

· Выберите команду LIKE и напечатайте величину для сравнения: «А*».

· Нажмите на кнопку ОК.

Создание параметрического запроса

Создавая параметрический запрос, прежде всего следует задать стандартные, неменяющиеся условия отбора. Затем в качестве параметров определяются дополнительные изменяющиеся условия. Для этого в строку Условие отбора для соответствующего поля вместо обычного конкретного условия отбора вводится приглашение пользователю задать условие отбора (в квадратных скобках), который должен появиться в диалоговом окне во время выполнения запроса.

При выполнении сформированного запроса на экран будет выведено диалоговое окно Введите значение параметра, в котором АCCESS запрашивает у пользователя значение для определения условия отбора.

 

Создание перекрестного запроса

Для конструирования перекрестного запроса следует выполнить следующие действия:

· Открыть окно конструирования запроса и добавить таблицы, которые нужно использовать при конструировании запроса.

· Выбрать команду Перекрестный в меню Запрос.

· В области конструирования появятся дополнительные строки Групповая операция и Перекрестная таблица.

· Переместить нужные поля в область конструирования. Для полей, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, активизировать ячейки строки Перекрестная таблица и выбрать из раскрывающегося списка значение Заголовки строк. Для этих полей в строке Групповая операция надо сохранить стандартное значение Группировка. Аналогично поступить с полем для заголовка столбцов.

· Для поля, значения которого должны быть использованы для формирования значений в ячейках в области сведения кросс-таблицы, в строке Перекрестная таблица выбрать вариант Значение. В строке Групповая операция задать нужную групповую функцию, например, Count (количество записей).

· Для определения условий отбора по некоторому полю в строке Групповая операция выбрать из раскрывающегося списка вариант Условие и ввести соответствующее выражение в строке Условие отбора.