II. Проведение совещания

I. Подготовка совещания

1. Тема. Необходимо как можно более точно сформулировать предмет обсуждения; заинтересовать каждого участника совещания; сформулировать тему в активном ключе (не «рост затрат в текущем году», а «что сделать, чтобы снизить наши затраты?»).

2. Цель. Описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы (предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу и т. п.).

3. Повестка дня. Письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий: тему, цель, место, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, фамилии докладчиков и ответственных за подготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, места, где можно найти информацию по каждому вопросу.

4. Кругучастников. Оптимальное число – 5–7 человек. Увеличение количества снижает коэффициент участия каждого, удлиняя совещание и снижая эффективность. Лучше, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лица, чьи вопросы обсуждены, покидают совещание, другие – приглашаются. Это требует точного соблюдения регламента и информирования участников обо всех решениях, принятых в результате обсуждения.

5. Время и продолжительность совещания. Совещание должно быть определено в плане предприятия. Общая продолжительность – не более 1,5–2 ч.

6. Оповещение и обеспечение участников информационными материалами. Оповещение участников важного совещания проводится за несколько дней, присылаются проекты решения, тезисы докладов, справки. Может быть проведен сбор письменных отзывов о проекте решения от участников совещания.

1. Цели и функции председательствующего. Главная цель – найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время. Нельзя начинать совещание с критики и разноса подчиненных. Председательствующий должен регулировать направленность и деловитость выступлений, влиять на корректность выступающих. Выступления в прениях рекомендуется не прерывать, за исключением нарушения регламента и некорректности выступления.

Руководитель время от времени должен переключать внимание участников совещания на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чем барьеры, затруднения и др.).

Председательствующий должен следить за тем, чтобы начиналось и заканчивалось совещание строго в назначенное время и при обсуждении вопросов соблюдался регламент. Через каждые 40–50 мин устраиваются перерывы.

Протокол вести необходимо. В него заносятся выступления, а также принятое решение с фамилиями ответственных и со сроками исполнения.

2. Порядок выступления. Приглашенные выступают в очередности, обратной авторитету и положению выступающего, что не позволяет довлеть авторитету уже выступившего. Каждый участник совещания должен высказаться.