Основные документы проекта

Определение содержания – разработка подробного описания содержания проекта в качестве основы для принятия будущих решений по проекту.

Создание ИСР – разбиение крупных результатов поставки проекта и проектных работ на более мелкие, более управляемые элементы.

Подтверждение содержания – формализацияпринятия завершенных результатов поставки проекта.

Управление содержанием – управление изменениями содержания проекта.

Содержание проекта и содержание продукта

В контексте управления проектами термин "содержание" может относиться к следующим понятиям:

Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат.

Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями.

Планирование содержания

Для каждого проекта требуется тщательно сбалансированная совокупность инструментов, источников данных, методологий, процессов и процедур и других факторов, обеспечивающая соразмерность трудозатратна операции по управлению содержанием проекта размеру, сложности и важности проекта.

Создание иерархической структуры работ (ИСР)

ИСР– это согласованная с результатами поставки иерархическая декомпозиция работ, которые команда проекта должно выполнить для достижения целей проекта и создания оговоренных результатов поставки.

С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта.

ИСР подразделяет работы проекта на более мелкие и более управляемые части, где на каждом более низком уровне ИСР дается более детальное определение проектных работ.

Управление содержанием проекта

Процесс управления содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие исполнение в ходе проекта всех тех и только тех работ, которые необходимы для его успешного выполнения. Это следующие процессы:

Ø Планирование содержания.

Ø Определение содержания.

Ø Создание ИСР.

Ø Подтверждение содержания.

Ø Контроль изменений содержания.

Эти процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других групп управления проектом. Первые три процесса относятся к группе процессов планирования, два других - к группе процессов мониторинга и управления. На вход процесса "Планирование содержания" поступают результаты выполнения процессов группы инициации - Устав проекта, предварительное содержание описания проекта и план управления проектом. Процесс "Определение содержания" связан с процессом "Планирование содержания" и с процессами группы мониторинга и контроля, получая от них на вход План управления содержанием проекта и Одобренные запросы на изменение. Процесс "Создание ИСР" связан с процессом "Определение содержания". Входами для процесса "Подтверждение содержания" являются выходы процесса "Создание ИСР" и процесса "Руководство и управление исполнением проекта" группы процессов мониторинга и контроля. Процесс "Управление содержанием" связан с процессом "Подтверждение содержания" и процессами группы мониторинга и управления документами "Отчетность по исполнению" и "Руководство и управление исполнением проекта".

Управление содержанием проекта должно быть так интегрировано в остальные процессы и области знаний, чтобы результатом проектной работы стало создание информационной системы необходимого содержания.

На рис. 1 представлена схема взаимосвязи процессов управления содержанием проекта.

Рис. 1. Взаимосвязь процессов управления содержанием проекта

Рассмотрим, что происходит внутри каждого процесса управления содержанием.

Планирование содержания

Процесс "Планирование содержания" выполняет разработку и документирование плана управления содержанием проекта. Как показано на рис. 1, исходными данными для процесса планирования являются Устав проекта, Предварительное содержание описания проекта и План управления проектом, а также факторы внешней среды и организационные активы. С помощью экспертной оценки и опыта аналогичных проектов, а также шаблонов планов управления содержанием и шаблонов иерархической структуры работ (ИСР), формируется План управления содержанием проекта.

План управления содержанием проекта (Project Scope Management Plan) - это документ, описывающий, как будут определяться, разрабатываться и проверяться работы, которые необходимо выполнить для получения результата с указанными характеристиками, и задающий действия по управлению содержанием проекта.

План управления содержанием проекта является инструментом планирования, описывающим, как проектная команда будет формулировать содержание проекта, разрабатывать подробное описание содержания проекта, определять и разрабатывать иерархическую структуру работ, проверять и контролировать содержание проекта. Разработка плана управления содержанием и детализация содержания проекта начинаются с анализа информации, содержащейся в Уставе проекта, предварительном описании содержания проекта, последней одобренной редакции плана управления проектом, и информации, которая находится в активах организационного процесса и факторов внешней среды предприятия.

План управления содержанием проекта должен содержать описание следующих процессов:

ñ подготовки подробного описания содержания проекта на основе предварительного описания содержания проекта;

ñ создания ИСР на основе подробного описания содержания проекта и определения способов поддержания и одобрения ИСР;

ñ определения формальной процедуры верификации и приемки завершенных результатов поставки проекта;

ñ контроля обработки запросов на изменения в подробном описании содержания проекта. (Этот процесс непосредственно связан с процессом общего управления изменениями.).

План управления содержанием проекта может быть обобщенным или подробным, в зависимости от потребностей проекта.

Уточнение (определение) содержания

Процесс уточнения (определения) содержания выполняет разработку подробного описания содержания проекта, которое будет основой для принятия будущих решений по проекту.

Команда проекта анализирует потребности, пожелания и ожидания участников проекта, проводит корректировку требований к разрабатываемой ИС. Допущения и ограничения анализируются на полноту, и при необходимости производится добавление дополнительных допущений и ограничений. Входными документами процесса определения содержания являются План управления содержанием проекта и Одобренные запросы на изменения.

В качестве инструментов для уточнения требований могут быть использованы такие методы, как иерархическая структура продукта, системный анализ, системный инжиниринг, метод оптимизации выгод, анализ стоимости и функциональный анализ, метод "мозгового штурма". Для разработки подробного описания содержания проекта привлекаются эксперты. Анализ участников проекта - инструмент, который выявляет влияние и интересы различных участников проекта и документирует их потребности, пожелания и ожидания, производит отбор потребностей, пожеланий и ожиданий, определяет их приоритет и их количественную оценку. Рекомендуется использовать сетевой график Заказчика - инструмент разработки системного подхода для учета требований Заказчика. Сетевые графики разрабатывают для больших проектов. На рис. 2 представлен пример сетевого графика взаимодействия с Заказчиком. Сетевой график обеспечивает прозрачность процесса работы с клиентом.

Рис. 2. Пример сетевого графика взаимодействия с Заказчиком

Результат процесса определения содержания:

ü описание содержания проекта;

ü обновленный подробный план управления содержанием проекта;

ü запрос на изменения.

Рассмотрим результаты процесса определения содержания более подробно.

Описание содержания проекта

Описание содержания проекта, непосредственно или со ссылкой на другие документы, включает в себя следующее.

Цели проекта. Цели проекта - это измеримые критерии его успешности, связанные с бизнесом, стоимостью, расписанием и качеством проекта. У каждой цели проекта есть свои атрибуты: название (например, стоимость), единица измерения (например, доллар США) и абсолютное или относительное значение (например, не более 1,5 млн долларов).

Определение содержания продукта. Описывает характеристики информационной системы, которые становятся более подробными на поздних фазах проекта по мере постепенного уточнения характеристик ИС.

Требования к информационной системе. Отражают суммарный результат анализа потребностей пользователей ИС, пожеланий и ожиданий всех участников проекта, который преобразуется в перечень требований. В случае, когда имеется слишком много требований и все их выполнить в рамках проекта невозможно, необходимо выстроить перечень требований по приоритетам. Требования к проекту в целях обеспечения их четкого понимания со стороны руководителей и проектной команды уточняются и подтверждаются до начала работ.

Границы проекта. Определяют в целом то, что включается в проект, и явно указывают, что в него не входит, чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый результат, услугу или результат входящими в проект. При определении границ проекта необходимо привлекать к работе системного архитектора, консультантов по внедряемой ИС. Как показывает практика, наиболее "узким местом" в определении границ проекта по разработке и внедрению ИС являются разрабатываемые формы отчетов. Если в содержании проекта указать "Разработать отчеты" и не задать в качестве границ проекта количество разрабатываемых отчетов, их наименования, то проект может быть никогда не закончен: у Заказчика может возникать необходимость в получении все новых и новых отчетов. Необходимо задокументировать все решения, связанные с границами проекта.

Результаты поставки проекта. Результаты поставки включают в себя информационную систему, разработанную в ходе проекта, а также отчеты и документацию по управлению проектом.

Критерии приемки ИС. Задают порядок и критерии приемки ИС и представляют собой набор стандартов или правил, определяющих выполнение задачи с приемлемым уровнем качества. Разработка и соответственно приемка ИС происходит по этапам. Сдача-приемка этапов выполненных работ осуществляется по предъявлении ИС и комплектов соответствующей документации и завершается оформлением акта сдачи-приемки. Испытания ИС должны быть проведены на основании соответствующих программ и методик испытаний.

Ограничения проекта. Перечисляет и описывает ограничения проекта, связанные с его содержанием и ограничивающие возможность выбора для команды проекта. К ним относятся, например, утвержденный предварительный бюджет или требуемые даты (контрольные события расписания), установленные заказчиком или исполняющей организацией. Когда проект выполняется по контракту, то в качестве ограничений обычно выступают условия контракта. Ограничения, перечисляемые в подробном описании содержания проекта, традиционно более многочисленны и детализированы по сравнению с перечисляемыми в Уставе проекта.

Допущения проекта. Перечисляет и описывает допущения проекта, связанные с его содержанием, и потенциальный эффект этих допущений в случае, если они окажутся ложными. Команда проекта периодически идентифицирует, документирует и утверждает допущения в рамках процесса планирования. Допущения, перечисляемые в подробном описании содержания проекта, обычно более многочисленны и описываются подробнее, чем допущения, перечисленные в Уставе проекта и предварительном описании содержания проекта.

Первоначальная организация проекта. На этом этапе определяются члены команды проекта и участники проекта, а также документально фиксируется организационная структура проекта.

Изначально сформулированные риски. Перечисляются известные риски.

Контрольные события расписания. Заказчик или исполняющая организация могут задать контрольные события и требуемые даты их выполнения. Эти даты могут быть обозначены в качестве ограничений на сроки.

Ограничение финансирования. Описывает все ограничения, наложенные на финансирование проекта, как на уровне его общей стоимости, так и в указанных временных рамках.

Сметная стоимость. Сметная стоимость проекта представляет собой ожидаемую общую стоимость проекта, и перед ней обычно ставится модификатор, указывающий на точность, концептуальную или окончательную.

Требования к управлению конфигурацией проекта. Описывают уровень управления конфигурацией и изменениями, реализуемыми в проекте.

Спецификации проекта. Определяют спецификации, которым должен соответствовать проект.

Требования к одобрению. Определяют требования к одобрению, применяющиеся к таким элементам, как цели проекта, результаты поставки проекта, документы и работа.

План управления содержанием проекта (обновления)

Эта составляющая плана управления проектом может потребовать обновления, а именно включения одобренных запросов на изменение в результате процесса определения содержания.