Технология правки документов. Создание гипертекстовых ссылок, примечаний, сносок
Большинство операций правки выполняется над предварительно выделенными фрагментами документа. Выделение фрагмента текста производится мышью следующим образом:
- слово – два щелчка на слове;
- предложение – Ctrl+ щелчок в любом месте предложения;
- строка – щелчок на поле слева от строки;
- абзац – два щелчка на поле слева от строки или три щелчка внутри абзаца;
- любой фрагмент – установить указатель в начало фрагмента, нажать клавишу мыши и протащить указатель до конца объекта;
- вертикальный фрагмент – как любой фрагмент, но при нажатой клавише Alt;
- весь документ – с помощью команды Выделить все меню ПРАВКА или три щелчка на полосе выделения.
Удаление выделенного фрагмента может производиться следующими способами:
- нажатием клавиши Del или Backspace;
- командой Удалить меню ПРАВКА;
- командой Вырезать меню ПРАВКА;
- командой Вырезать контекстного меню;
- нажатием кнопки Удалить в буфер на панели инструментов Стандартная;
- нажатием комбинации клавиш Shift+Del.
При использовании четырех последних вариантов фрагмент удаляется из документа и помещается в буфер обмена, который не изменяет своего содержимого до засылки в него нового фрагмента.
Буфер обмена используется для перемещения и копирования фрагментов как внутри Word, так и между различными приложениями Windows. Одновременно в буфер обмена можно помещать до 12 фрагментов документа.
Перемещение выделенного фрагмента выполняется следующими способами:
- путем перетаскивания мышью выделенного фрагмента на новое место. Перетаскивание можно выполнить и между открытыми на экране окнами одного или разных документов. Перетаскивание удобно выполнять, если исходное место фрагмента и место его вставки одновременно находятся на экране в зоне видимости;
- командой Вырезать меню ПРАВКА для перемещения фрагмента в буфер обмена и командой Вставить меню ПРАВКА для вставки фрагмента;
- командами Вырезать и Вставить контекстного меню;
- командными кнопками Удалить в буфер и Вставить из буфера на панели инструментов Стандартная;
- с помощью комбинации клавиш Shift+Del для помещения фрагмента в буфер обмена и Shift+Ins для вставки из буфера.
Копирование выделенного фрагмента выполняется следующими способами:
- путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место мышью при нажатой клавише Ctrl;
- путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место при нажатой правой клавише мыши; после того, как клавиша мыши будет отпущена в контекстном меню следует выбрать команду Копировать;
- с помощью команд Копировать и Вставить меню ПРАВКА;
- с помощью команд Копировать и Вставить контекстного меню;
- с помощью кнопок Копировать в буфер и Вставить из буфера на панели инструментов Стандартная;
- с помощью комбинации клавиш Ctrl+Ins для копирования фрагмента в буфер обмена и Shift+Ins для вставки фрагмента из буфера.
Команда Найти меню ПРАВКА предназначена для поиска (вкладка Найти) или поиска и замены (вкладка Найти и Заменить) текста, форматов, специальных символов, маркеров сносок, символов табуляции, конца страницы, конца раздела документа и др. В диалоговом оке команды в поле Найти задается искомый текст, в поле Заменить задается текст для замены и устанавливается необходимое для него форматирование. Управление поиском и заменой осуществляется кнопками Найти далее, Заменить и Заменить все. Дополнительные параметры поиска и замены, а также направление поиска можно задать в диалоговом окне, которое открывается при нажатии кнопки Больше.
В этом окне кнопка Формат задает формат искомого шрифта, абзаца, стиля или языка. Переключатель Учитывать регистр обеспечивает поиск только тех вхождений текста, которые в точности повторяют комбинацию прописных и строчных букв, указанную в поле Найти. Переключатель Произносится как обеспечивает поиск слов, которые произносятся так же, как и слово в поле Найти, но пишутся иначе. Кнопка Специальный предоставляет на выбор специальные символы для идентификации объекта. С помощью специальных символов вместо точных критериев поиска можно определить приблизительные критерии.
Кнопки Формат и Специальный позволяют искать не только текст и числа. Эти кнопки можно использовать для поиска вариантов форматирования или специальных символов.
Гиперссылка - это поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа и др.). Свойства гиперссылки модно присвоить любому фрагменту документа. Гиперссылка обеспечивает самый удобный переход к источнику - двойным щелчком левой кнопки мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным: внутри текстового документа, в другом файле, включая сеть Internet.
С помощью гиперссылок удобно организовывать ссылки на пояснения, примечания, всевозможные разъясняющие документы.
Для создания внутренней гиперссылки следует выделить соответствующий фрагмент документа и выполнить команду Гиперссылка меню ВСТАВКА, выбрав режим Связать с местом в этом документе. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора на гиперссылке следует нажать кнопку Подсказка и ввести произвольный текст.
Для создания гиперссылки на другой файл следует указать его имя и путь к нему.
При выделенной гиперссылке с помощью команд контекстного меню можно:
- изменить гиперссылку, сослаться на другой источник;
- скопировать гиперссылку в буфер обмена для последующей многократной вставки;
- поместить гиперссылку в папку Избранное для сокращения времени доступа к источнику;
- удалить гиперссылку, при этом оставив на месте текст или рисунок, которым была приписана гиперссылка.
Примечания используются для внесения комментариев и подготовки рецензионной информации без изменения основного текста документа. Просмотр примечаний на экране происходит в специальной области, а при распечатки вводится отдельно от документа. Для создания примечаний используется команда Примечание меню ВСТАВКА.
При желании можно оставить область примечаний открытой и продолжить редактирование документа. Перемещение курсора в главную область документа производится щелчком в ней или нажатием клавиши F6. Область примечаний в документе можно убрать, нажав клавишу Закрыть.
Знак примечания состоит из инициалов пользователя, сопровождаемых номером примечания. Чтобы изменить инициалы, включаемые в знак, следует выполнить команду Параметры меню СЕРВИС, выбрать вкладку Пользователь и указать новое значение в поле Инициалы.
Включение инициалов в знаки помогает различать примечания, добавляемые к документу разными членами рабочей группы.
Чтобы удалить примечание, нужно выделить его знак в документе и нажать клавишу Del Будет удален знак примечания и связанный с ним текст.
Просмотр примечаний производится командой Примечания меню ВИД. По умолчанию выводятся примечания, созданные всеми рецензентами. Если требуется просмотреть примечание, внесенные конкретным пользователем, нужно выбрать его имя из списка Кто на панели инструментов области примечаний. Для поиска знаков примечаний в документе можно пользоваться командой Перейти. В том случае в списке Элемент документа окна диалога Переход должно быть выбрано значение Примечание.
Если на компьютере установлено необходимое звуковое оборудование (звуковая карта и микрофон), можно создавать и прослушивать звуковые примечания к документу. Для этого надо нажать кнопку Добавить звуковой объект в верхней части области примечаний и записать сообщение с микрофона. В текст в область примечаний будет вставлен символ звукозаписи.
Распечатать примечания можно отдельно от документа и вместе с ним. Для отдельной печати примечаний следует выполнить команду Печать меню ФАЙЛ и выбрать из списка Напечатать значение Примечания. Чтобы включать примечания при каждой распечатке документа, надо выполнить команду Параметры меню СЕРВИС, выбрать вкладку Печать и установить флажок Примечания. Текст примечаний печатается после основного текста документа с новой страницы.
В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текст обычной сноски помещается в конце страницы, а текст концевой сноски – в конце документа или раздела. Создание сноски осуществляется командой Сноска меню ВСТАВКА.
Для быстрого создания сноски с использованием автоматической нумерации и других значений параметров, принятых по умолчанию, установить курсор в том месте, где вставляется знак сноски, и нажать Alt+Ctrl+F для обычной сноски и Alt+Ctrl+E - для концевой.
Чтобы просмотреть и отредактировать текст сноски, следует выполнить команду Сноска меню ВИД или сделать двойной щелчок мышью на ее знаке.
Чтобы переместить или скопировать сноску, нужно переместить или скопировать ее знак любым из приемов редактирования. При копировании знака сноски также копируется и ее текст. Если включена опция Авто, при необходимости автоматически перенумеровываются знаки сносок.
Чтобы удалить сноску, достаточно выделить ее знак и нажать клавишу Del.