Современные информационные технологии автоматизации офиса

 

В настоящее время существует множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся текстовые процессоры, табличные процессоры, системы управления базами данных, электронная почта, электронный календарь, компьютерные конференции, видеотекст, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроль исполнения приказов и т.д.

Текстовые процессоры предназначены для создания и обработки текстовых документов. Подготовленные текстовые документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера оказывается эффективный вид письменной коммуникации.

Табличные процессоры позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Пользователь имеет возможность вводить табличные данные, обрабатывать их, проводить необходимые вычисления, автоматически формировать итоги, выводить информацию в печатном виде и в виде импортируемых в другие системы файлов, качественно оформлять табличные данные, в том числе в виде графиков и диаграмм, проводить инженерные, финансовые, статистические расчеты, проводить математическое моделирование и т.д.

Системы управления базамиданных предназначены для создания и поддержания в актуальном состоянии баз данных, содержащих различные сведения о системе управления и производственной деятельности фирмы.

Электронная почта позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Возможности, предоставляемые пользователю электронной почтой, различны и зависят от применяемого программного обеспечения.

Электронный календарь предоставляет средства для хранения и управления рабочим расписанием менеджеров и других работников предприятия. Система позволяет установить дату, время и место (аудиторию) встречи или другого мероприятия, согласовав их с расписанием всех участвующих в нем менеджеров.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную задачу.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображений текстовых и графических данных на экране монитора. В настоящее время все более широкое распространение получает обмен между компаниями каталогами и прайс-листами а также заказ газет, журналов и другой печатной продукции в форме видеотекста.

 

Контрольные вопросы:

1. Что такое информатика?

2. Что изучает информатика?

3. Какова роль информатики на современном этапе?

4. Что такое информация?

5. Перечислите формы представления информации.

6. Какими основными характеристиками обладает информация?

7. Что означает термин «Экономическая информация»? Приведите примеры.

8. Какие виды экономической информации существуют?

9. Перечислите основные качественные характеристики информации.

10. Что понимается под термином «Информационная система»? Перечислите разновидности информационных систем.

11. Что понимается под функциональными подсистемами информационных систем?. Приведите примеры.

12. Что обозначает термин «Информационная технология»?

13. Перечислите основные программные продукты, обеспечивающие информационные технологии автоматизации офиса.

Тестовые задания

1.	Что из перечисленного не является носителем информации? q дискета с играми q книга q географическая карта q звуковая карта
2.	Информационная система это: q взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели q поименованная область байтов на диске q процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления q один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определённого типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель
3.	Что такое информационная технология? q реализация знаний в процессе создания и использования материальных и духовных ценностей q совокупность конкретных технических и программных средств, с помощью которых выполняются разнообразные операции по обработке информации во всех сферах нашей жизни и деятельности q совокупность различных дисциплин, изучающих свойства информации, а также способы предоставления, обработки и накопления информации с помощью ЭВМ q совокупность программ, позволяющих обеспечить диалог пользователя с компьютером q нет правильного ответа
4.	Что изучает «Информатика»? q «Информатика» изучает конструкцию компьютера, способы его включения и выключения q обеспечивает совокупность дисциплин, изучающих свойства информации, способы представления, накопления, обработки и передачи информации с помощью технических средств q «Информатика» изучает совокупность программных средств , используемых для работы на ЭВМ q «Информатика» изучает все дисциплины, чтобы использовать их для обработки информации
5.	Прикладные программы: q программы, предназначенные для решения конкретных задач q управляют работой аппаратных средств и обеспечивают услугами нас и наши прикладные комплексы q игры, драйверы, трансляторы и т.д. q программы, которые хранятся на разного типа дискетах q не знаю
6.	Перечислите свойства, которые относятся к свойствам информации: q дискретность q понятность q последовательность q актуальность q достоверность q ясность q массовость q целесообразность