Социологическая информация в управленческой деятельности
Деятельность социальных систем невозможна без ее информационного обеспечения. Любой управленец в своей работе обязательно использует соответствующую информацию, например, о состоянии управляемой системы, ее внутренней и окружающей среде. От качества и достоверности информации во многом зависит эффективность процесса управления.
Информация - это какие-либо сведения, данные, знания, сообщаемые передающей системой для принимающей, что ведет к изменению состояния последней.
Управление социальными системами, их подсистемами и организациями
предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов
информации. _____________________
Производство,
воспроизводство и
применение различных
видов информации
1. производство
информации в
виде научных
исследований,
изобретений,
открытий
2. Производство
информации в виде
обобщения практического
опыта в области производства, культуры, образования, социально-управленческой деятельности и т.д.
3. Сбор, отбор,
оценка информации, необходимой
для управления
4. Аналитико-
синтетическая
переработка
информации
(классификация,
аннотирование,
кодирование и т.д.)
 | |||||||
 | | |
5. Хранение
и поиск
информации
6. Размножение и
распространение
информации, передача
ее потребителю_______
7.
Использование
информации
8. контроль за
эффективностью
использования
информации________
Однако потребность в информации у разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, содержанием тех задач, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, руководитель, работник управляющего аппарата. Она также зависит от масштабов и значимости принимаемых комплексных решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразнее по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от их многовариантности, состояния управляемого
объекта, от размера и разнообразия возмущающих управляемую систему внешних и внутренних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих конечные результаты функционирования данной системы.
Совершенствование системы управления обществом, требует наиболее полных знаний об объектах управления, а именно: являются ли они социальными группами, слоями населения, социальными организациями, территориальными общностями или такими подсистемами общества, как экономическая, социальная, политическая, социокультурная. И субъект, и объект управления должны быть обеспечены достоверной и достаточно детальной информацией о функционировании общества, его основных подсистемах, организациях и группах.
Проведенные социологические исследования свидетельствуют, что руководители и менеджеры не всегда и не целиком используют всю доступную им информацию, хотя это и очень важно для процессов управления.
Не случайно, что многие разработчики различных социальных программ обеспокоены тем, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. Зато социологическими исследованиями установлено, что менеджеры более 50% своего времени тратят на распределение всевозможных документов среди подчиненных, на обсуждение только их с подчиненными и т. д., а менее 50% опрошенных работников сферы управления только использовали компьютерные социологические отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, для формирования заявок на большое количество ресурсов, их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, для уточнения имеющейся информации.
Особая роль в практике управления отводится выявлению и изучению факторов, от которых зависит, насколько интенсивно менеджер будет использовать поступающую к нему информацию. Система таких факторов приведена на рисунке
Система факторов, влияющих на интенсивность использования информации менеджером
1 .организационная
культура
менеджера
2. содержание
информации, ее
адекватность
объекту
3. форма
представления
информации
4. знания, умения, навыки
и опыт менеджера
БЛОК 1 показывает, что содержание информационных потоков, их правильное восприятие и применение менеджером на практике во многом зависит
от его организационной культуры. В различных организационных системах при оценке работников управленческой сферы должны использоваться такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а также способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать необходимую новую информацию для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.
БЛОК 2 характеризует содержание информации, необходимость ее адекватности изменяющимся состояниям управляемого объекта. Работники управленческой сферы должны иметь систематизированную информацию, которая бы помогла им совершенствовать управленческую деятельность. Между тем без хорошей и достоверной информации менеджерам трудно разрабатывать и осуществлять обоснованные управленческие решения, оценивать результаты их исполнения.
Так, одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.
Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.
Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.
Наконец, поступающая в управленческую сферу информация должна быть своевременной и оперативной. Только та информация, что поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.
БЛОК 3 говорит о том, что от формы представления информации, ее конкретности, предметности, соответствия нуждам и задачам менеджера именно данного уровня управления и зависит, окажется ли она полезной и нужной и будет ли действительно использована. Известно ведь, что информационные потоки буквально захлестывают нередко сегодня работников сферы управления, содержат сотни, а порой и тысячи фрагментов информации с очень нечеткими, неясными заголовками; в них отсутствуют осмысленные стандарты для сопоставления данных, а также графики, таблицы, схемы, помогающие глубоко уяснить смысл поступающей информации.
БЛОК 4 свидетельствует, что степень и масштабы использования информации в управленческой деятельности во многом зависят от знаний, умений, навыков и установок самого менеджера.
Соблюдению этого четвертого по порядку, но одного из важнейших по значению требования в решающей степени способствует применение современных управленческих систем и технологий.
Высококвалифицированное использование современных информационных технологий позволяет значительно повысить качество, рентабельность и экономичность управленческой деятельности.
Современные информационные технологии открывают новые возможности повышения эффективности управления персоналом, как в части коммуникационных связей, так и в отдельных практических аспектах организации работы с персоналом.
Особая их роль проявляется при отборе персонала. В настоящее время отбор персонала осуществляется с использованием информационных компьютерных технологий. Известно, что одним из основных рычагов мотивации работника является оценка руководителем качества его труда и его профессионального уровня. При этом ошибки в этих оценках, вызывающие у сотрудника протест, могут его демотивировать, что тут же скажется на результатах его деятельности. Важна оценка уровня специалиста и при приеме на работу, позволяющая руководителю, с одной стороны, объективно установить возможности будущего сотрудника, а с другой - самому работнику избавиться от необоснованных притязаний (или, наоборот, утвердиться в высокой самооценке). Поэтому создание надежной системы оценки профессионального уровня работников представляется весьма актуальным.
Социологическая информация может быть максимально полезно включена в процесс подготовки управленческих решений в случае, если выполняются два условия: во первых, организация способна использовать социологическую информацию эффективно (т.е. не имеет к этому препятствий в своей формальной структуре и неформальных аспектах жизнедеятельности); во-вторых, имеющаяся информация обладает необходимым качеством и отвечает некоторым требованиям, предъявляемым нормами деятельности организации.
Социологическая информация –это количественные и качественные характеристики, статистические показатели о различных сторонах жизни общества и отдельного человека. Управление – это информационный процесс, функционально включающий в себя получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации. Практика убедительно подтверждает, что первичным для деятельности любого органа (подразделения, сотрудника) является информация. Все процессы, связанные с выполнением стоящих задач, наполнены операциями с информацией и ради информации. Эти операции условно могут быть разделены на три равнозначные стадии:
• создание системы получения информации;
• обработка информации;
• реализация информации.
Информация (от лат. information – разъяснение, изложение) определяется как сведения, передаваемые устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.)
С помощью информации реализуются связи между субъектом и объектом, другими элементами системы управления и средой деятельности, что позволяет рассматривать ее как основное средство управления. Информация, используемая в организации управления, классифицируется:
по степени обработки:
• первичная, получаемая в результате непосредственного наблюдения и фиксации фактов, имеющих отношение к деятельности организации;
• производная (вторичная, выводная, обобщенная), образующаяся путем переработки первичной; объективная и субъективно-оценочная.
по функциональному предназначению:
• служебная (производственная);
• управленческая;
по источникам получения:
• гласная (открытая);
• конфиденциальная.
Еще одним критерием оценки качества информации в управлении служебной деятельностью является ее полнота, способность информации отражать все (или некоторые) стороны явлений, проблем, решений и других вопросов, о которых идет речь в сообщении. Полнота информациипоказывает ее соотношение со всей объективно существующей полезной информацией и степень обеспеченности задач прогноза (реализации других функций управления) достоверной исходной информацией. В системах управления ценность информации определяется ее значением для правильной выработки и принятия решения. Для того чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее по возможности в оптимальном объеме, уже предварительно обработанной, систематизированной и концентрированной, а также соответствующей тем задачам, которые решаются на его уровне управления.
Современные подходы к государственному управлению требуют постоянного изучения социальных процессов, выявления как негативных, так и позитивных тенденций и ситуаций. Для этого широко используют мониторинг.Социологический мониторингпредставляет собой некоторую целостную систему отслеживания происходящих в обществе перемен на основе исследования и анализа массовых представлений о них. Его главная задача – получение новой, нужной, систематизированной социальной информации, причем не единовременно, а систематически, через заранее определенные периоды времени. При мониторинговой форме исследования проводятся обязательные ежемесячные и ежеквартальные экспресс – опросы по наиболее актуальным проблемам.
Анализ и получение информации по проблемам занятости, условий труда, уровня доходов; о деятельности отраслей социального обслуживания; о криминогенной обстановке; социальной структуре населения; изучение образа жизни людей (условий, качества, стиля жизни); экологических условий; о здоровье населения, занятии спортом, физкультурой, об использовании бюджета времени и т.п. Иными словами необходимо иметь социально – демографическую информацию, медико-социологическую информацию, информацию криминального характера. Важно знать, какое место, какую часть в населении района, области, занимают группы социального риска.
Осознание роли информации в усложнившемся процессе управления обществом в целом и отдельными его подсистемами - важный шаг, сделанный социальными науками.
Государственное управление является разновидностью социального управления при котором субъектом управления выступает государство, представленное специальными административно -политическими институтами. Рационалистический идеал системы государственного управления предполагает, что получая на своих “входах” социальную информацию об изменениях в обществе, органы управления, используют инструменты государства, подают на “выходы” управленческие решения.
Управление осуществляется, как известно, посредством системы действий циклического характера. Сбор и обработка информации - этап, который начинает фазу цикла, являясь одновременно завершающим этапом предыдущей фазы цикла. На начальном этапе акцент делается на информацию о состоянии проблемной ситуации, на заключительном этапе - на информацию о результатах реализации управленческого решения.
Социологическая информация необходима в процессе осознания и постановки целей, выбора средств, обеспечения ресурсов, прогнозирования и планирования деятельности субъектов управления. Содержание деятельности структур системы государственного управления составляют:
- производство управленческих решений (т.е. перевод социальной информации в содержание нормативных актов, обеспечивающих управление);
- реализация управленческих решений (т.е. трансформация нормативно-правовой системы в социальное поведение людей);
- контроль последствий реализации управленческих решений (т.е. отслеживание адекватности изменений в социуме целям, ради которых производилось управленческое решение).
Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает воспроизводство и применение различных видов информации - научных исследований, изобретений, открытий, а также оперативной, первичной и вторичной социологической информации.
Кроме этого, социологическая информация дифференцируется на качественную и количественную. Качественная информация включает часть содержательной информации, выраженной вербально; к количественной информации относится информация о социальных объектах, выраженная числами. Эта дифференциация исторически сложилась как результат реализации в прикладной социологии установки на обязательность стремления к числовому представлению результата измерительной процедуры. Количественный компонент доминирует в представлениях о социологической информации, зачастую в ущерб качественной составляющей.
В третьих, в контексте управленческой деятельности можно выделить оперативную информацию, которая используется для регулярной коррекции управляющих воздействий, и стратегическую информацию, используемую при социальном моделировании, проектировании, планировании.
Информация в управленческой деятельности есть совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации.
Потребность в информации зависит от масштаба и важности принимаемых решений (1); от количества и характера управляемых регулируемых параметров (2); от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта (3); от величины и разнообразия возмущающих управляющую систему внутренних и внешних воздействий (4); от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы (5).
Социологическая информация, являясь чрезвычайно ценным и оригинальным информационным ресурсом, используется сегодня в практике государственного управления Факторы, определяющие интенсивность использования информации менеджерами:
· Организационная культура менеджера.
· Содержание, адекватность информации.
· Форма представления информации.
· Знания, умения, навыки и установки менеджера.