Переговоры с иностранными партнерами, способы их проведения.

Тема 6. Коммерческие переговоры с иностранными партнерами

1. Переговоры с иностранными партнерами, способы их проведения.

2. Цели переговоров с иностранными партнерами

3. Выработка позиции и тактики ведения переговоров.

4. Организационно-техническая подготовка переговоров.

5. Документальное оформление результатов переговоров.

 

Коммерческие переговоры в целях заключения сделки в случае их успешного исхода завершают подготовительный этап сделки. Поэтому все предшествующие этапы подготовительной стадии ВТ операции можно считать подготовкой к завершающему этапу – проведению переговоров.

На практике подготовка сделки может продолжаться и в ходе переговоров вплоть до заключения контракта. Это может быть изучение дополнительных данных, согласование возникших вопросов с клиентурой, составление дополнительных справок и т.д. После согласования ключевых вопросов в процессе переговоров составляется согласованный текст проекта контракта для его подписания обеими сторонами.

Достижение благоприятного результата на переговорах невозможно без предварительного глубокого изучения всех вопросов, подлежащих обсуждению с партнером. Целесообразно продумать стратегию и тактику переговоров, обеспечить их должную организационно-техническую подготовку. Иначе есть риск принять в процессе переговоров невыгодные условия либо совсем не заключить сделку.

Во ВТ практике существует несколько способов ведения переговоров в зависимости от использования тех или иных средств коммуникации:

- путем переписки (обычная почта, электронная почта, телеграф, телетайп);

- по телефону;

- при личных встречах.

Каждому из этих видов переговоров присущи свои особенности, специфические преимущества и недостатки.

Почтовая переписка позволяет подробно изложить все условия предложения или запроса на интересующий товар, направить типовые условия продажи, проект контракта, выслать каталоги, проспекты, соответствующую техническую документацию, а также приложить образцы. При проведении торгов их организаторы направляют проформы тендеров потенциальным участникам обычно именно по почте, а заполненные тендеры возвращаются также почтой либо вручаются в запечатанном виде представителю тендерного комитета.

При составлении текста письма как инициативного, так и ответного, имеется достаточно времени, чтобы хорошо его продумать, проконсультироваться со специалистами, при необходимости согласовать его с другими лицами и организациями.

Такой способ является наиболее дешевым, но он недостаточно оперативен, особенно в случае переписки с отдаленными корреспондентами.

Возможность более оперативной связи дают телеграф, телетайп, факс и электронная почта. Последний вид переписки неумолимо вытесняет остальные. Однако сообщения по факсу и электронной почте в МТ пока не признаны безоговорочно письменной формой передачи оферты или заказа.

В Венской конвенции письменной формой признаны сообщения по телеграфу и телетайпу, без упоминания факса и электронной почты. Аналогичным образом в ОУП с Финляндией указано, что направление сообщения по телеграфу или телетайпу приравнивается к соблюдению письменной формы. Однако в соответствии с условиями Инкотермс широко практикуется передача по электронной почте сообщений и документов о поставках товаров по заключенным контрактам.

Общий недостаток всех этих способов – в этом случае отсутствует личный контакт между партнерами. Они не видят и не слышат друг друга и потому не могут использовать те психологические приемы, которые применимы только при личных встречах.

Способ ведения переговоров по телефону все шире внедряется в отечественную практику, а во многих зарубежных странах, особенно в США, считается предпочтительным, так как обеспечивает значительную экономию времени. В связи с этим в ряде зарубежных стран практикуется заключение сделок по телефону, т.е. в устной форме, что нашло отражение в Венской конвенции.

Этот способ переговоров более оперативен, чем переписка, но более дорогостоящий. Ради экономии на международных телефонных переговорах можно предложить иностранному партнеру, чтобы он сам вызвал российского абонента.

К коммерческим переговорам по телефону нужно готовиться заранее, чтобы провести их быстро, оперативно, с профессиональным знанием существа обсуждаемого вопроса. Если беседа ведется на иностранном языке, российские участники переговоров должны хорошо владеть им в разговорной форме.

Солидные партнеры вслед за состоявшимся телефонным разговором направляют друг другу (или один из партнеров) письменное подтверждение достигнутой договоренности. Если получивший такое письменное сообщение не согласен с его содержанием, он должен незамедлительно отреагировать на это, сообщив контрагенту свои замечания, поправки, уточнения.

В ряде случаев полезно записывать телефонный разговор на магнитофон, что позволит проконтролировать, правильно ли вы поняли партнера, и при необходимости точнее записать содержание состоявшейся телефонной беседы. Однако аудиозапись не может служить письменным доказательством заключения сделки.

Во ВЭ организациях обычно ведется учет международных телефонных переговоров в специальных журналах, где фиксируются:

- дата и время;

- город и страна;

- название иностранной фирмы;

- имя представителя иностранной фирмы;

- фамилия работника российской организации;

- краткое содержание телефонного разговора.

Обычно телефонные разговоры ведутся в специально оборудованной кабине или под смонтированным колпаком, чтобы не создалось помех говорящему по телефону и другим сотрудникам, находящимся в этой комнате.

При телефонных переговорах партнеры не видят друг друга (пока видеотелефон мало распространен), но имеют звуковое общение, что позволяет учитывать интонацию голоса, его тембр, паузы во время разговора и по этим признакам улавливать степень заинтересованности партнера в заключении сделки.

Наиболее широкое распространение в отечественной ВТ практике получили переговоры при личной встрече. Такие переговоры требуют еще большей подготовки и позволяют наиболее оперативно решать возникающие вопросы. При этом способе непосредственного общения резко возрастает значение психологических факторов. Партнеры видят и слышат друг друга. Каждый из них получает возможность ближе изучить своего контрагента, его конкретных представителей, лучше уяснить позицию другой стороны, попытаться понять или предугадать намерения контрагента.

На практике нередко сочетаются разные способы ведения переговоров. Например, сначала торговые партнеры ведут переписку, обмениваются телефонными вызовами и на завершающем этапе происходит личная встреча их представителей. В некоторых случаях деловое общение может начаться с личной встречи, например, на международной ярмарке, выставке, симпозиуме, конференции. Там устанавливаются первые контакты, далее стороны поддерживают связь путем переписки, что впоследствии может привести к устойчивым деловым отношения.

Личные переговоры могут проводиться в стране продавца, стране покупателя или третьей стране.

Отечественный участник ВЭД, являясь продавцом или покупателем, обычно предпочитает проводить переговоры в России, желательно в помещении своего предприятия, организации. В этом случае российская сторона может сэкономить на командировочных расходах и воспользоваться приоритетными правами хозяина, предложив иностранным представителям подходящее время и место переговоров, а при необходимости – программу пребывания иностранных гостей.

Однако если на предприятии имеются трудности с выделением отдельных помещений и его оборудованием для проведения переговоров, можно воспользоваться учреждениями системы ТПП, которые имеются практически в каждом регионе, других организаций, предоставляющих помещения для проведения деловых переговоров. Если деловые переговоры приурочены к проведению выставки, ярмарки, можно совместить ее посещение с проведением коммерческих переговоров в специальных помещениях на ее территории.

В виде исключения допустима деловая встреча в гостинице, где остановился иностранный представитель, если в данный момент нет иного подходящего помещения. Но в таких случаях российский участник ВЭД в известной степени лишается преимуществ, которыми обладает принимающая сторона.

Если переговоры намечено провести в стране контрагента, российская сторона заблаговременно согласовывает с иностранным партнером дату проведения переговоров, заботится об оформлении выезда своих представителей, получении соответствующей выездной визы, составлении командировочного задания и обстоятельно инструктирует командируемых работников в отношении поставленных перед ними задач и условий пребывания в данной стране.

Разумно совмещать деловые переговоры с посещением предприятий иностранного контрагента, ознакомлением с его производственной, коммерческой деятельностью и получением иной полезной информации.

В тех странах, где имеются российские представители, в частности. Торгпредства, проведение переговоров с инофирмой можно поручить этим представителям, проинструктировав их надлежащим образом. Торгпредства содействуют российским участникам ВЭД в подборе партнеров для реализации совместных проектов, в проверке надежности привлекаемых к сотрудничеству российскими предприятиями и организациями физических и юридических лиц, в проведении ярмарок, выставок конференций по вопросам развития ВЭС и данной страны и т.д.

С постоянными иностранными контрагентами полезно проводить коммерческие переговоры поочередно в России и зарубежной стране, - принцип взаимности в деловых отношениях.

В определенных случаях целесообразно проводить переговоры на «нейтральной территории», т.е. в третьей стране. Например, это может быть страна, где проходит международная выставка (ярмарка), на которой договорились встретиться торговые партнеры.

По взаимной договоренности сторон можно организовать специальную встречу вне стран продавца и покупателя в целях сохранения конфиденциальности такой встречи. Особенно важно соблюдение конфиденциальности при переговорах о закупках (продажах) крупных партий биржевых товаров, чтобы не будоражить рынок и избежать нежелательных скачков цен.