Анализ расходов на информационные системы

Экономическая оценка совокупной стоимости владения

Определение совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership или ССВ) приобретает сегодня всё большее значение. Комплексный подход к решению проблемы снижения совокупной стоимости предполагает модернизацию оборудования, автоматизацию распро­странения программного обеспечения (ПО), обеспечение технической поддержки, соблюдение стандартов на аппаратные средства и ПО.

Начать решение проблемы снижения совокупной стоимости владения следует с проведения аудита существующих расходов на информационные системы, по­этапно решая вопросы дальнейшего развития экономически эффективной инфор­мационной системы предприятия.

Корпорация Microsoft совместно с компанией Interpose проанализировали расходы на информационные технологии и разработали модель ССВ, которая позволяет определить этот показатель и применить его при оптимизации структу­ры расходов. Данная модель может быть использована руководителями предпри­ятия и способствует упрощению анализа и управления прямыми и косвенными затратами, связанными с эксплуатируемыми информационными технологиями. Оптимизация модели ССВ приводит к выявлению структурных недостатков.

Проведенный анализ расходов на информационные технологии выявил их ус­редненные значения на зарубежном предприятии:

1) компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0 обхо­дится организации каждый год в среднем в 6515 USD;

2) капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют около четверти всех расходов на информационные технологии;

3) значительная часть m остальных затрат связана с администрированием и технической поддержкой, неявными расходами на поддержку компьютерных сис­тем, которые производятся рядовыми пользователями.

По утверждению создателей, модель ССВ позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и опе­рации с соответствующими инструментальными средствами. В самом общем случае увеличение затрат на информационные техноло­гии ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников, а неоправданная экономия на внедрении новых информационных систем и повыше­нии квалификации сотрудников приводит к рос­ту числа простоев и расходов, вызванных ложны­ми вызовами службы технической поддержки.

В подходе, разработанном Microsoft и Inter­pose анализируются структуры затрат для раз­личных видов потребителей (серверов, клиентов, принтеров), проводится их классификация (пор­тативные компьютеры - настольные, сервер фай­лов и печати - сервер приложений). Данная мо­дель способна учесть различные характеристи­ки каждого вида потребителей (фондов) и оптимизировать ввод данных для анализа. В соответствии с подходом Interpose все затраты для типовой модели (Windows NT Workstation 4.0) разделе­ны на две группы: плановые и внеплановые. Плановые затраты состоят из расходов:

• на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и очередные обновления);

• на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования накопителей, труда и субподряда, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

• на поддержку (служба технической поддержки, обучение, мaтериально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержки также накладные расходы);

• на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

• на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и доступа к серверам).

Внеплановые затраты возникают тогда, когда рядовые пользователи представляют поддержку сами себе и своим коллегам. Данный тип затрат сложно поддается учету и представляет собой большую проблему, так как, согласно исследованиям Interpose, свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии образуется вне традиционных бюджетов и редко учитываются предприятиями. Внеплановые затраты могут представлять также скрытую опасность, так как при нерациональном сокращении расходов на информационные технологии происходит перераспределение функций технической поддержки с профессиональных работников непосредственно на рядовых пользователей, при этом начинается резкий неконтролируемый рост таких затрат.

Снижению совокупной стоимости владения информационными технологиями в определенной части способствуют:

1) инициатива «нулевых расходов на администриро­вание» (Zero Administration). Программный продукт Zero Administration Kit предла­гает несколько типовых сценариев использования рабочих станций, в зависимости от решаемых задач. С помощью программного продукта можно автоматически ог­раничить работу пользователя определенными рамками. Zero Administration Kit способствует сокращению расходов из-за ошибок рядовых пользователей.

2) применение Windows-терминалов. Windows-терминал представляет собой компьютер, с установленным клиентс­ким программным обеспечением для доступа к Microsoft Windows NT Server. По мнению Microsoft, экономическая эффективность Windows-терминалов складывается из двух составляющих: низкой стоимости обо­рудования (при наличии одного высокопроизводительного сервера появляется возможность продолжения использования устаревшего оборудования.

3) определенную часть затрат в ССВ занимают затраты на установку и настрой­ку операционной системы. Данная расходная часть резко увеличивается, если круп­ным предприятием приобретается большое количество одинакового оборудова­ния. Решением этой проблемы может быть применение специализированных программных продуктов, позволяющих сократить время установки операционной системы и упростить ее конфигурирование. Одним из таких программных продуктов может быть пакет Microsoft System Preparation. Его работа состоит из двух основных этапов: подготовка и запись на внешний носитель образа диска эталонной рабочей станции; автоконфигурации, в процессе которой администратор может уточнить ряд параметров рабочей станции.

4) для определения путей снижения расходов существует программный продукт ТСО Manager фирмы Gartner Software Products. Он предоставляет сведения о влиянии расходов по информационным технологиям на основную деятельность компании. Программный продукт представляет собой базу данных корпоративных pacxoдов на информационные технологии в форме настольного приложения для onepaционной системы Windows.

5) снижение совокупной стоимости владения путем реформирования информационной системы. Существует стандартный набор общих требований к информационной системе: устойчивость и надежность, защищенность, масштабируемость, сохранение инвестиций. Ведущими производителями соответствующей инфраструктуры предлагается ряд программно-аппаратных решений. В частности, компания Microsoft предлагает для использования следующие компоненты:

- сетевую операционную систему, предназначенную для обеспечения основ сетевых сервисов, для организации совместного доступа к файлам и принтерам, работы в качестве сервера приложений для реализации модели «клиент-сервер)

- сервер баз данных, обеспечивающий выполнение всех операций с базами дан­ных, хранение и поддержку целостности базы, высокую доступность и скорость обработки данных.

- сервер электронной почты, позволяющий организовать обмен сообщениями на внутреннем и внешнем уровнях, наладить организацию совместной работы пользо­вателей в рамках организации, а также групповое и индивидуальное планирование.

- сервер удаленного доступа, обеспечивающий сотрудникам удаленных филиа­лов доступ к корпоративным данным и основным сетевым ресурсам и сервисам.

- сервер управления системы централизованного сетевого администрирования предоставляющий средства удаленного управления и диагностирования системы, учета аппаратного и программного обеспечения.

- клиентское программное обеспечение, включающее клиентскую операционную систему и различные пакеты настольных приложений, предоставляющие пользо­вателям средства формирования материалов и документов, поиска и выбора ин­формации, просмотра данных, а также настройки рабочей среды.

Сохранение инвестиций подразумевает вложение средств в те программно-ап­паратные решения, которые бы обеспечивали долговременное их использование и, соответственно, способствовали планированию затрат на предприятии.