Два типичных вида деловых бесед.

Любой юрист профессионал не будет в рамках одного общения производить два разных по целеполаганию типа общения.

Беседа, в которую юрист вступает с незнакомых собеседником, называется интервьюированием. Вторая беседа - консультирование клиента по поводу проблемы. Оно означает, что вы даете совет, а не жесткое сконструированное решение. Задача в том, чтобы клиент подумал и выбрал наиболее выгодный для него вариант.

При консультировании вопросы задает клиент, при интервьюировании - наоборот.

Целью интервьюирования является сбор необходимой и достаточной для достижения оптимального правового результата информации по проблеме клиента, установление с ним доверительных отношений на основе сотрудничества. Последнее достигается с помощью принципа защиты деловой информации.

При задавании вопросов от вас понадобиться:

- умение складывать вопрос в цепочку

- умение подбирать вид вопроса в каждой части беседы

- умение слушать, решая, анализируя, запоминая

- взаиморасположение клиента

Первый этап такой беседы - знакомство - объяснение взаимодействия (объяснения клиенту своих методов и механизмов работы и т.д.).

Следующий этап - организация свободного рассказа. Для его организации вы должны быть знакомы с техниками активного выслушивания.

К приемам активного выслушивания относится умение формулировать вопросы открытого типа (предполагают развернутый ответ). Кто - что - где - когда - как - зачем - почему: это формулировки для открытых вопросов. Особенно важен вопрос «зачем». Если мы говорим об охранительных делах, то главным становится вопрос «почему». Могут быть и другие вопросы, например, «какие» и т.д.

При вопросах зачем и почему надо быть осторожных: эти вопросы вследствие стереотипного восприятия приобретают определенный оттенок, принижение целей. Поэтому с этими вопросами надо быть как можно больше корректным. Если человек задает этот вопрос, он имеет оттенок контроля. Надо подготовить человека к тому, что он должен определить причины действий.

Когда вы задаете альтернативный вопрос, вариантов ответа должно быть 3. так вы даете свободу человеку.

К техникам активного выслушивания относится подсистема приема - техника управления разговором. Вопрос это уже средство управления разговоров. Даже движениями головы и похлопываниями ресниц. Все это сигналы поддержки и одобрения нашему собеседнику.

Если при собеседовании применятся документы, при расхождении мнений рассказчика и документа предпочтение отдается человеку. Человек может заблуждаться. Ваша задача - выяснить эту разницу и работать именно с этой информацией: как это можно использовать или проигнорировать. Вы будете заниматься этой проблемой, чтобы подобрать лучшее юридическое решение. На каждой встрече надо интересоваться, не изменилась ли ситуация (вдруг она разрешилась и превратилась в новую проблему).

После интервьюирования вы ставите окончательный диагноз.

При консультировании необходимо организовать обратную связь.

Далее идет обсуждение всех вариантов, их плюсов и минусов. Клиент сначала должен решить, какие варианты он считает приемлемыми. После выбора приемлемых вариантов следует выбор одного.

 

Совещание предполагает обсуждение деловых вопросов. Нет другого способа заставить людей действовать, чем заставить людей общаться.

Подготовка совещания это ответ на вопрос, зачем нам нужно это совещание, то есть какие цели и задачи будут осуществлены благодаря этому совещанию. Затем, когда самое подходящее время для его проведения. Третий вопрос: кто должен и может принять участие в планируемом совещании (эксперты и специалисты). Что нужно включить в повестку дня совещания, сколько времени понадобиться на обсуждение в этом кругу лиц данного вопроса, какой лучший способ доведения до желаемых участников совещания информации о времени, месте и повестке дня совещания. Организационная информация, распределение ролей между участниками называется регламентом/ протоколом совещания, должно быть облечено в форму делового письма/ приглашения. Надлежащим образом составленное письмо должно быть направлено участникам совещания не менее чем за 7 дней до его проведения. Это время необходимо для перестройки планов. Совещания рекомендуется проводить во второй половине недели во второй половине дня, чтобы текущие задачи уже были решены. В письме необходимо сделать пометку, когда будет не поздно сообщить о невозможности посещения совещания. При планировании совещания надо предусмотреть все запасные варианты в случае аварийных ситуаций.

Приглашенные должны на приглашение отреагировать (подтвердить участие и согласовать необходимость замены). Приглашенный должен уяснить круг распределения ролей, чтобы правильно построить свое сообщение и правильно реагировать на информацию, предлагаемую другими участниками, чтобы совещание прошло наиболее успешно.

Совещание это способ потормошить команду, чтобы она сорганизовалась внутри себя на выполнение новых задач. Умение работать в команде в настоящее время является самым ценным в восприятии работника.

 

Правила поведения на совещании (8):

1) детально должно быть спланировано рабочее совещание. У рядовых участников содержится сжатый план, у руководителя - детальный. Для участников совещания надо подготовить письменную повестку дня. Лучше всего еще позаботится о воде и бумаге.

2) забота об участниках (бумага, вода)

3) не опаздывать на совещание. Нельзя наказывать других за опоздание одного участника: семеро одного не ждут. Совещание должно начинаться вовремя, не зависимо от количества пришедших участников.

4) обозначение цели совещания

5) пригласите каждого активно участвовать в совещании с соблюдением регламента времени

6) контролируйте ход совещания: поддерживать активность, удерживать агрессивность

7) в заключении всего совещания организатор должен резюмировать все сказанное, зафиксировав это в протоколе с решениями и действиями по обсужденным проблемам, определить исполнителей и установить сроки исполнения.

8) быстро завершить совещание

 

Требования к участникам совещания (8):

1. отреагировать на приглашение

2. подготовится с пониманием своей роли и других ролей

3. подготовить эту информацию и при необходимости через организатора обеспечить доставку определенную информацию другим участникам совещания

4. приходите на совещание вовремя

5. проявляйте по отношению к своим коллегам уважение

6. перед началом совещания отключите все технические средства связи

7. поставьте в известность дружелюбным и извиняющимся тоном, если вы ждете сообщение или звонок, и попросите разрешения ответить

8. принимайте активное участие в работе совещания

 

Надо уметь больше слушать, чем говорить.

Участие в обсуждении предполагает краткие выступления, которые либо направлены на получение уточнений, дополнений, пояснений к сказанному докладчиком, но так, чтобы не провоцировать на новые выступления, либо направлены на выражение вашего позитивного отношения к тому, что вы услышали. Уточнять надо по делу, а не для расширение кругозора. Другое выступление - это выступление-реплика, когда вы целеположенно выражаете свое мнение для того, чтобы корректно повлиять на формирование мнения по этому вопросу.

Технология МОПС: Мнение Объяснение Пример Следствие.