Основы формирования коллектива

Лекция 6. Основы формирования коллектива и организации трудовых процессов

 

Роль кадрового планированиявозрастает в связи с развитием НТП, что обусловлено удлинением сроков под­готовки специалистов, повышением доли квалифицированных работ­ников и т. д.

Кадровое планирование включает:

- планирование потребности в кадрах;

- планирование привлечения или сокращения персонала;

- планирование использования кадров;

- планирование развития кадров;

- планирование фонда оплаты труда.

 

Рассматривается как внутренний рынок труда (коллектив данного предприятия) (плюсы - незначительные затраты, знание претендентом своего предприятия и т.д., минусы - сокращение возможностей для выбора и др.), так и внешний по отношению к предпри­ятию.

 

Существуют различные методы сбора информации для отбора: собеседование, испытание, тестирование и др. Для работающих сотруд­ников проводится аттестация.

Численность рабочих, необходимых для выполнения планируемого объема работ, можно рассчитать по формуле:

 

где Ч_р^ij - численность работников i-й группы, выполняющих j-й вид работы;

Р_j - количество единиц работы j-ro вида;

Н_ij - норма трудо­емкости единицы работы j-гo вида, выполняемой работниками i-й груп­пы;

Ф_ij - плановый фонд рабочего времени одного работника i-й груп­пы за анализируемый период, выполняющего j-й вид работы.

 

Расчетная численность работников i-й группы, обслуживающих j-й объект, определяется по формуле:

 

где Ч_ij - расчетная численность работников i-й группы, обслуживаю­щих j-й объект;

N_ij - количество j-x объектов, обслуживаемых работ­никами i-й группы (в штуках, м² и т. п.);

Но_ij - норма обслуживания j-гo объекта (в штуках, м² и т. п.) одним работником i-й группы (с уче­том технологических перерывов).

 

Работоспособный коллектив должен иметь оптимальный размер. Чем больше людей, тем сложнее им общаться друг с другом и дости­гать согласия по ключевым вопросам. Поэтому большие группы почти неизбежно дробятся на малые численностью около 5 человек.

 

Важная черта здорового коллектива - четкость целей.Каждый дол­жен представлять, к каким результатам надо стремиться, понимать и разделять цели коллектива. Тогда люди будут ис­кать компромисс между личными и коллективными интересами, что­бы, удовлетворив свои потребности, внести вклад в общее дело.

На результативность коллектива влияет также выполнение опреде­ленных норм и стандартов поведения: чест­ность, компетентность, профессионализм,этические нормы и др. Приветствуются и неформальные контак­ты.

 

Важное значение в обеспечении эффективности работы коллектива имеет сохранение в нем нормального морально-психологического кли­мата, который подразумевает:

- доверие и требовательность членов группы друг к другу;

- ответственность за состояние дел в группе каж­дым из ее членов;

- доброжелательную и деловую критику;

- свободное выражение собственного мнения;

- отсутствие давления руководителей на подчиненных;

- информированность членов коллектива о его зада­чах и состоянии дел и пр.

 

Следует обоснованно подойти к группировке баланса времени по функциям:

- обдумывание проблем и выработка решений;

- прогнозирование и планирование деятельности на перспективу;

- краткосрочное планирование;

- постановка задач, подготовка совещаний;

- руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка деятельности, разрешение конфликтов и т. д.);

- администрирование (подготовка и издание приказов, распреде­ление документов, чтение почты и т. д.);

- внешние коммуникации (переговоры, участие в конференциях,
инспекции, обмен опытом);

- контроль и мотивация.

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт рекомендует придерживаться следующих правил планирования рабо­чего времени.

1. Охватить планом лишь 60%рабочего дня, оставляя 20 % на решение непредвиденных проблем и 20%-на творческую дея­тельность, в т.ч. на повышение квалификации.

2. Тщательно документировать и контролировать расход времени,
чтобы иметь о нем четкое представление. Лучше определять бу­дущие потребности во времени и правильно распределять его.

3. Распределять все задачи в предстоящем периоде на долго-, средне- и краткосрочные и устанавливать приоритет действий по их решению.

4. Всегда последовательно доводить до конца начатое дело.

5. Планировать только такой объем задач, с которым можно реально справиться.

6. Составлять гибкие планы.

7. Стремиться сразу же восполнить потери времени и не откладывать это на потом, когда резервов уже не останется.

8. Использовать для планирования времени специальные бланки
и карточки.

9. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода.

10.Фиксировать в планах не только сами действия, но и ожидаемые
результаты.

11.Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или
иное дело ровно столько времени, сколько оно действительно тре­бует.

12.Устанавливать точные сроки для всех видов работ, чему в значи­тельной мере способствует самодисциплина.

13.Точно определять приоритеты в делах.

14.Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.

15.Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно по­ручить другим.

16.Резервировать время для непредвиденных работ.

17.Постоянно пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной реализации задач.

18.Планировать использование личного времени.

19.Резервировать длительные непрерывные периоды времени для
решения важных задач и короткие - для мелких вопросов.

20.Отводить в планах время для творческой работы и повышения
квалификации.

21.Планировать осуществление рутинных функций: обход фирмы,
чтение документов и т. п.

22.Следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило
как можно меньше времени.

23.Стараться планировать альтернативно и искать лучший путь.

24.Вносить разнообразие в деятельность, чередовать долгосрочные
и краткосрочные работы, индивидуальный и совместный труд.

25.Согласовывать свои планы с коллегами.

 

Поправилу Парето, концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% ре­зультатов, остальные 80% времени обеспечивают лишь оставшие­ся 20% результатов.

Для определения значимости задач важен принцип Д. Эйзенхауэра, который подразделял задачипо их важности и срочности на задачи А, В и С:

- задачи А (очень важные и срочные) - выполнять немедленно;

- задачи В (важные и несрочные) - определять, в какие сроки их следует выполнять;

- задачи С (менее важные, но срочные) - делегировать.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными, не должны отвлекать внимание руководителя.