Текст речей и выступлений

Другие виды PR-материалов

Требования к деловому письму

Характеристика PR-материалов

Вопрос 29. Письменные PR-материалы

 

1. Письменные PR-материалы должны обладать следующими характеристиками:

- ясность изложения – понимание желаемой реакции со стороны аудитории;

- полнота информации;

- краткость текста;

- точность;

- вежливость;

- ответственность.

2. Деловое письмо должно быть составлено с учетом следующих требований:

- формат письма – оно не должно длиннее двух страниц; текст желательно напечатать на белой бумаге формата А4; на конверте, помимо полного наименования организации, указываются ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны;

- обращение – имя адресата с указанием его звания или должности, почтовый адрес и дата отправления, а также тема обращения по европейским стандартам помещаются в верхнем левом углу письма;

- содержание — обычно письмо начинают с краткого вводного абзаца, в котором излагаются причины и цель его написания. Далее следует абзац, в котором раскрывается суть дела; в заключительной части обычно делаются предложения, например о встрече;

- имя автора письма, подпись.

Виды деловых писем:

• информирующее — цель этого письма оповестить о планируемом мероприятии, принятых решениях;

• информационное (информационный релиз) — регулярное информирование;

• рекомендательное;

• сопроводительное;

• письмо-заявление;

• письмо-просьба.

3. Основные виды PR-материалов, которыми пользуются PR-специалист или организация:

• информационный релиз;

• приглашение;

• проспект, буклет;

• брошюра;

• листовка;

• заявка.

Информационный релиз — в нем содержится информация, которая не носит личностного характера, не имеет адресного обращения, направлена к организациям и средствам массовой информации.

Среди информационных выделяются релизы.

• бизнес — составляются для фирм-партнеров или специалистов одного с данной фирмой профиля;

• специальные — для потребителей с информацией о товаре или услуге, которые:

- распространяются методом прямой рассылки по почте;

- размешается в местах продаж или оказания услуг;

• финансовые — содержат информацию о финансовом состоянии фирмы и предназначены прежде всего для держателей акций данной фирмы. Могут содержать информацию для широких финансовых или деловых кругов, средств массовой информации.

Требования, предъявляемые к приглашениям:

• печатаются на одной стороне листа плотной бумаги или картоне;

• доставляются адресатам почтой либо курьером;

• содержат краткий текст;

• обычно характеризуются личным обращением.

Проспект, буклет в равной мере относятся к печатной продукции, издаваемой организацией для распространения информации о своей деятельности среди потенциальной аудитории.

Выделяют несколько видов проспектов, буклетов:

• визитная карточка организации — такой проспект создается и видоизменяется в зависимости от деятельности организации, ее структуры, новых направлений деятельности;

• проспект-заказ — используется производителями и рассылается потребителям для облегчения оформления закупки;

• проспект-инструкция — прилагается к технически сложному изделию и содержит указания по правилам пользования;

• проспект-календарь — издается для раздачи или рассылки как новогоднее поздравление. Цель проспекта-календаря — напомнить об организации, поэтому обязательными атрибутами являются логотип и слоган фирмы, адрес, телефон.

Брошюра — печатное издание в виде книжки малого формата, содержащей обычно не более 16 страниц, прошитых или скрепленных металлическими скрепками. Брошюра распространяется организацией как самостоятельно, так и в пакете с другими материалами.

Задачи брошюры:

- вызвать интерес;

- ответить на вопросы;

- указать источники получения дальнейшей информации;

- убедить в преимуществах организации по сравнению с аналогичными, представленными на рынке.

Очень важную роль в брошюре играет иллюстративный материал.

Листовка — вид письменных материалов, который характеризуется легкостью и низкой стоимостью изготовления. Их раздают на улице, в магазинах, в метро, на семинарах, конференциях и других местах, где проводятся массовые мероприятия.

Если листовка носит информационный характер, используют крупный шрифт.

Заявка — письменный документ на получение гранта или другого вида поддержки, материальной или информационной. Обычно начинается с описания ситуации, в которой организация находится в настоящее время; в ней обосновываются причины такого положения и дается план мероприятий или решения проблемы.

4. Текст выступления и речи состоит из трех основных частей:

• вступительной:

- раскрывается тема;

- перечисляются конкретные вопросы, которые будут затронуты в выступлении;

• основной:

• излагается идея, которая в упорядоченном виде доказывается;

• приводятся аргументы;

• нередко демонстрируются вспомогательные визуальные материалы (таблицы, графики);

• заключительной:

• повторяются основные положения;

• делаются выводы.

Параметры, которые учитываются при составлении текста речей и выступлений:

• место, время, состав аудитории;

• личные качества оратора, выступающего;

• цель выступления — информировать, убедить, поздравить, привлечь.

Секреты успешного устного выступления:

• необходимо стараться обеспечить контакт с аудиторией. Основа доверительных отношений со стороны слушателей — вопросы, чтобы определить реакцию аудитории;

• в речи использовать юмор — оживляет выступление;

• не переполнять речь излишними статистическими данными и научной терминологией;

• желательно планировать выступление на 7—10 мин. (поскольку слушатели редко могут дольше концентрировать внимание на говорящем).