Материально-ответственное лицо проверяет полноту и правильность составления всех сопроводительных документов на товар.

Сопроводительным документами являются:

1.По количеству:

· Товарная накладная

· Авианакладная

· Коносамент (если водным транспортом)

· Счёт-фактура

· Спецификация (похожа на товарную накладную, но более подробная)

· Товарно-транспортная накладная

2.По качеству:

Ø Гигиеническое заключение (на детские товары, средства по уходу за волосами, лицом и т.д.)

Ø Сертификаты соответствия государственной системе сертификации

Ø Удостоверение о качестве (на мясные продукты, рыбу, некоторые виды фруктов и овощей и т.д.)

Ø Сертификат соответствия международной системе сертификации (если товар поступает через

таможню и произведён в другой стране) и др.

Если отсутствую документы, удостоверяющие количество прибывшего товара, то составляется «Акт о приёмке товара, прибывшего без счёта поставщика» по форме № ТОРГ 4, такая поставка называется неотфактурованной. Акт составляется комиссией в 2-ух экземплярах: 1-ый для бухгалтерии, 2-ой для материально-ответственного лица. Одновременно уведомляют поставщика, который не позднее следующего дня обязан сообщить прибудет ли его представитель для проведения окончательной приёмки. (возможно разрешение ситуации по телефону). Товар размещают на хранение в зону недоступную для возможного воровства, этот товар нельзя приходовать, продавать и т.д. до момента прибытия, требуемых сопроводительных документов.

Окончательную приёмку товаров в этом случае производит комиссия. Её составы разные:

В состав комиссии входят:

Ø Первый вариант комиссии (если представитель поставщика не прибыл):

1.Материально- ответственное лицо

2.Работник предприятия не заинтересованный, но компетентный. Не из числа материально-ответственных лиц.

3.Представитель сторонней организации (со стороны) не заинтересованный, но компетентный.

Ø Второй вариант:

1.Материально- ответственное лицо

2.Работник предприятия не заинтересованный, но компетентный. Не из числа материально-

ответственных лиц.

3.Представитель поставщика.

Если товар прибыл без полного или частичного пакета документов, удостоверяющих качество товаров, то материально-ответственное лицо собирает комиссию и составляет Акт «о фактическом качестве прибывшего товара» комиссия визуально определяет качество товара и по итогам составляется акт (подписывается в 2-ух экземплярах; состав комиссии тот же) (форма этого акта не унифицирована).

Если товар прибыл в «платной» таре стоимость которой включена в стоимость товара, но сопроводительных документов на тару нет и в счёте – фактуре тара не выделена отдельной строкой, то материально-ответственное лицо уведомляет поставщика, собирает комиссию и составляется Акт «Об оприходовании тары, не указанной в счёте поставщика» по форме № ТОРГ - 5, в котором отдельными строками прописывается: наименование тары и отличительные признаки; стоимость за единицу тары; общая сумма по каждому наименованию; итоговая сумма по всему объёму тары; также следует учитывать качество тары. Форма № ТОРГ 5 составляется в 2-ух экземплярах и той же самой комиссией.

Если оптовое предприятие взамен загруженной тары возвращает поставщику порожнюю тару, то она в стоимость товара не включается.

Проверив сопроводительные документы материально-ответственное лицо осуществляет вторичную, либо первичную приёмку (это подсчёт количества единиц мест, без вскрытия каждой единицы), либо первичную и вторичную приёмку(это вскрытие каждой единицы тары и подсчёт количества упакованных в неё мест).

Если товар принимается по весу, то первичная и вторичная приёмка по количеству совпадает и означает взвешивание каждой единицы тарного места на товарных весах.

Если документооборотом предприятия или условиями договора предусмотрено актирование товаров и в процессе приёмки не выявлены расхождения по количеству, качеству, комплектности, то по результатом приёмки составляется Акт «о приёмке товаров» по форме № ТОРГ 1. Акт составляется комиссией. В состав комиссии входит: материально-ответственное лицо, и не менее двух работников предприятия не из числа материально-ответственных, но компетентных. Акт составляется в 2-ух экземплярах: 1 – остаётся у материально-ответственного лица; 2 – отдаётся в бухгалтерию. Этот акт утверждается руководителем предприятия не позднее следующего дня. В акте указывают: наименование, количество, качество, комплектность товаров, а также сведения об упаковке и таре. На второй стороне акта указываются сведения о сертификатах, их номера, наименование органа регистрации сертификатов и срок его действия. В строке способ доставки обязательно указывается вид транспортного средства, дата отправления, станция (пристань, порт) отправления или склад,состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра.

Если при приёмке товара выявлены количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, то составляются:

«Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»по форме № ТОРГ-2 в четырех экземплярах

или если товар поступил от иностранного поставщика, то составляется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» по форме № ТОРГ-3.

Эти Акты являются юридическим основанием для предъявления претензий поставщику илигрузоотправителю.
Акты составляют и подписывают члены комиссии (состав тот-же) Акты составляют отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляют. Достаточно сделать в конце акта отметку «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
После составления акта его утверждает руководитель не позднее следующего дня. Далее акты вместе с сопроводительными документами передают в бухгалтерию под расписку. Бухгалтерия рассчитывает суммы претензий, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей груз.
В сопроводительных документах на поступивший товар делают отметку об обнаруженных расхождениях и составлении акта с указанием его номера и даты.

Когда по результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) ставят штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.