Виды служебных писем
В ряде случаев составляются сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения к приложенным документам. Например: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (н-р, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов.
В сопроводительном письме указывается:
Ø с какой целью направляется основной документ;
Ø что с ним необходимо сделать;
Ø в какие сроки.
Если же сопроводительное письмо не несет нагрузки, то составлять его не рекомендуется.
Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем».
Пример:
Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Организация информационного обеспечения управления». Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или «организация управления». Отзыв просим прислать до 12 сентября 2004г.
Приложение на 24 л. в 1 экз.
Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении какой-либо информации. Например:
Просим выслать прейскуранты в 3-х экземплярах на производимое Вашей фабрикой оборудование.
Письма-приглашенияпредлагают адресату принять участие в каком-либо проводим мероприятии.Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Пример:
17-18 июня 2001 г. Фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытой системы» проводит семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управления бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 долл. (в рубля по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам:
Президент Личная подпись М.Н. Каменкова
Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организации, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Пример:
ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-92-61.
Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляемого конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем….. », «Сообщаем … », «Ставим в известность … » и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчетов того, которому оно посылается.
Пример:
Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2005 г. Точные даты отправки партий будут сообщены дополнительно.
Письмо-подтверждение содержит подтверждение о получении какого-либо отправлении (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (н-р, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний..
Начинается эта разновидность письма словами, образовательными от глагола «подтверждать». Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их оправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и предотвращает отправку писем-напоминаний.
Например:
С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.
В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим дополнительно.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».
Пример
Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 02.06.2004 истек 01.09. 2007.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.В нем адресату обычногарантируется оплата или предоставление чего-либо (место работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма имеют обычно две подписи – руководителя и бухгалтера, на них проставляется печать.
Например:
Просим Вас провести модернизацию компьютера университета с объединением в сеть с выделением файл-сервером.
Оплата гарантируется со счета № __________в Мосбизнесбанке.
Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариант положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.
Пример:
Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей муниципального округа «Ясенево» с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. м.
Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.
Письмо-приглашениепредлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Например:
Уважаемый Андрей Васильевич!
16 апреля 2008 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу:
Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л., в 1 экз.
Письма-ответы (отказы) по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса:принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Логическая схема письма-ответа следующая:
· повторение просьбы, на которую составляется ответ;
· обоснование причины-отказа;
· констатация отказа.
Пример:
На № 07/64-25 от 28.02.2004
О качестве продукции
Предлагаемая Вами магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию в государственном сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.
Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.
или
Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Лев Толстой» нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Договорное письмоявляется разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора. Например:
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № ____ от 00.00.2007 г., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.
Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц при заключении и выполнении коммерческой сделки.
По своему назначению это может быть:
· запрос и ответ на него – покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок;
· оферта (предложение) и ответ на неё – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанныйв ней срок действия;
· рекламация и ответ на неё – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и др. условий заключенного договора;
· кредитное письмо(L /C - Letter of сredit) – используется при заключении контрактов с иностранными партнерами, где продавец просит предоставить гарантийное письмо из бланка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантийного банка оплаты покупателем товаров и услуг.