Тема № 7. Организационно-распорядительная документация

Перечень документов, не подлежащих регистрации

Перечень документов, на которых ставится печать

Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.)

Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Договоры (трудовые).

Заявки (на оборудование и т.д.).

Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

Командировочные и другие служебные удостоверения.

Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на отправку международной корреспонденции).

Смета расходов (на производство новых изделий, капстроительство, калькуляцию и т.д.).

Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Справки с места работы.

Учредительные документы (устав, протокол, положение, учредительный договор).

Характеристики.

Штатные расписания и изменения к ним.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись лица должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т.д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».

Объяснительные записки.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом специфики предприятия и доведен до секретарей-референтов, ведущих журналы регистрации, в качестве справочного пособия.

 

 

7.1. Организационные документы

7.2. Распорядительные документы

7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное деловое письмо

 

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – С. 2)

Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД). В неё входят три группы:

1) Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы,

2) Распорядительные документы – документы фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;

3) Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др.

Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.

Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов

· документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела

· коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и др документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.

· документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению