Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке

Организация службы документационного обеспечения в банке

Тема № 5. Документирование управленческой деятельности банка

Документирование управленческой деятельности банка заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (диски, кристаллы и др.).

Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения.

Взаимодействие службы документационного обеспечения с другими подразделениями

 

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ)называют структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль, исполнение, хранение, использование документов и т.п.).

Основными задачами службы ДОУ являются:

Ø организация делопроизводства;

Ø ведение делопроизводства;

Ø совершенствование делопроизводства

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

Ø управления делами;

Ø управление делопроизводством;

Ø канцелярия;

Ø отдел ДОУ;

Ø секретариат (дирекция)

Ø инспекция при руководителе.

Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.

На службу ДОУ возлагается решение следующих задач:

§ обеспечение единого порядка работы с документами в банке, начиная с их создания (получения) и до отправки или сдачи в архив;

§ установление организационно-правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб, занятых документационным обеспечением;

§ определение должностного состава и квалификационных требований к работникам этих служб; создание для них единой нормативно-методической базы (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

§ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДП (ДОУ);

§ участие в разработке и использование в практической деятельности средств и методы автоматизированной обработки документов на базе ПЭВМ.

В соответствии с возложенными задачами служба ДП (ДОУ) осуществляет следующие функции:

В области документирования:

Ø проектирование бланков документов;

Ø организация по поручению руководства банка подготовки проектов ряда документов, их оформления и выпуска;

Ø обеспечение машинописного изготовления документов, стенографирование, копирование и тиражирование документов;

Ø упорядочение документальной базы, соблюдение правил подготовки и оформления документов;

Ø контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, сокращением ненужной переписки, сроками прохождения, согласования и исполнения документов;

Ø автоматизированная подготовка документов;

В области организации работы с документами:

Ø определение порядка прохождения и обработки документов;

Ø прием, отправка, экспедиционная отправка документов; предварительное рассмотрение;

Ø регистрация и учет документов, ведение журналов и картотек;

Ø организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству банка поступающих, внутренних и отправляемых документов;

Ø организация контроля исполнения документов, регулирование хода исполнения, обобщение сведений о результатах исполнения документов;

Ø использование в процессе регистрации, учета, контроля исполнения, поиска новейших средств вычислительной техники;

Ø составление номенклатуры дел банка;

Ø обеспечение формирования дел, оперативного хранения документов и дел; подготовка дел к сдаче в архив банка.

В области методической работы:

Ø методическое руководство и осуществление контроля за организацией работы с документами в структурных подразделениях банка;

Ø повышение квалификации работников службы делопроизводства (ДОУ) в структурных подразделениях банка;

Ø изучение передового опыта организации работы с документами в государственных структурах.