Унификация и стандартизация
В документоведении унификация и стандартизация – это процесс установления единообразия при создании и оформлении документов.
Унификация документов предполагает:
· установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
· разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
· разработку структур документов;
· создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитываются все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарткак нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае док-та). Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена на Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование).
Стандартизация – высшая ступень унификации, доведение её результатов до уровня правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (н-р, на отчет научно-исследовательской работе, обложка дела постоянного хранения), отдельные виды продукции (н-р, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Системы документации классифицируют по отраслямдеятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные, судебные и др.
Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В любой организации документируется исполнительская, распорядительная и организационная деятельность. Для этого используется система организационно-распорядительной документации.
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизациейпонимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.
С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандарта, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты.Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).
Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона «"О техническом регулировании"» Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации (Госстандарт России).
Государственныестандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)1, так и на унифицированные системы документации.