Государственные и отраслевые инструкции

Общероссийские классификаторы

Классификатор - это нормативный документ, по своему ста­тусу соответствующий государственному стандарту, в котором со­держится систематизированный свод наименований и кодов клас­сификационных группировок и (или) объектов классификации.

Например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК ПДТР).Классификатор используется для оценки численности работ­ников, учета состава и распределения персонала по категориям, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополни­тельной потребности в кадрах и др.

Общероссийский классификатор специальностей по образо­ванию (ОКСО) используется в целях кодирования информа­ции о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процедурах учета, анализа, подготовки кадров. В классификато­ре имеются наименования и коды информации, содержащейся в кадровых документах. Поэтому формулировки учетных форм (карточек Т-2 и Т-2ГС) должны соответствовать указанным в классификаторе.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) содержит наименования и коды предприятий и орга­низаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица.

Общероссийский классификатор управленческой документа­ции (ОКУД) состоит из девяти унифицированных систем документации и применяется для кодирования документов в ин­формационных поисковых системах, регистрации унифициро­ванных форм документов, их учета, сокращения применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм.

Общероссийский классификатор управленческой документации(ОКУД) ОК 011-93 (1993г., с изм и доп. 1999-2002 гг.) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, относится к унифицированным системам документации и формам документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах. Он предназначен для регистрации форм документов, упорядочения потоков документированной информации, сокращения кол-ва применяемых форм документов в сфере управления, а также для рациональной организации контроля за применением УФД. Содержание классификатора систематически обновляется. Объектами классификации по ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68, которая содержит общие требования к функционированию служб делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. Положения данной инструкции могут применяться в целях осуществления делопроизводства в других органах власти, а также на предприятиях с учетом специфики их деятельности при разработке соответствующих внутренних ОРД (инструкций по ДП (ДОУ)

Утвержденная Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, многие её положения можно использовать в любой организации и на её основе можно разрабатывать инструкцию конкретной организации. Она включает все вопросы организации ДП от получения документов до передачи их в архив:

Ø общие требования к составлению и оформлению документов;

Ø особенности оформления отдельных документов;

Ø правила регистрации документов;

Ø правила контроля за док;

Ø работы с номенклатурой дел;

Ø формирование дел;

Ø их оформление и т.д.

Типовая инструкция снабжена приложениями, в которых даны формы номенклатуры дел, описей и др.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 приказом Минкультуры Рос­сии от 08.11.2005 № 536 утверждена «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной влас­ти». Названная Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения уп­равления, документированию управленческой деятельности и ор­ганизацию работы с документами в федеральных органах испол­нительной власти. Для организации документационного обеспечения важное значение имеют положения Типовой инструкции об обязательном утверждении в каждой организации индивидуальных инструкций по делопроизводству, которые формулируются в соответствии с законодательством и названной Типовой инструкцией.

В рассматриваемой Типовой инструкции сформулированы основные положения процедур документирования и документо­оборота, в том числе оформление реквизитов документов, орга­низация обработки и передачи отправляемых документов, рабо­та исполнителей с документами, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, организация оперативного хра­нения документов, экспертиза ценности документов, подготовка и передача документов в архив и др.

Структура и положения Типовой инструкции используются также негосударственными организациями при подготовке своих индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Основные правила работы архивов организации. – 2002 г. предназначены в основном для надлежащей организации деятельности архивов предприятий. Здесь рассмотрены вопросы хранения документов в ДП и в архивах организацией. Установлены требования к номенклатуре дел в организациях, правила формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дела к передаче в архив.

Основным типовым перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов. Они могут быть типовыми или ведомственными. Устанавливают сроки хранения документов. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия (типовой или ведомственный).

Типовое Положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Квалификационный справочник должностей служащих (1998 г, с изм. и доп. 1999-2002 гг.) - предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства. На основе характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделений делопроизводства. Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в т.ч. для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производные должности (н-р, не делопроизводителя а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями).

Санитарные нормы и правила Сан Пин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы» - направлены на предотвращение неблагоприятного влияния на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса при работе с ПЭВМ. В указанном документе конкретизированы требования к помещениям с ПЭВМ, их микроклимату, уровням электромагнитного излучения, шумов, вибрации и освещенности рабочих мест

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по ДОУ (1995 г.) предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах делопроизводства (ДОУ). На основе данного документа производится определение трудоемкости работ, численного и квалификационного состава соответствующих структурных подразделений. В нормативной части документа представлены данные о затратах времени на производство отдельных операций в составе работ по делопроизводству, а в Приложении – примерный расчет трудоемкости работ и численности работников соответствующей квалификации.

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов. Унификация позволяет упорядочить состав унифицированной документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных на использовании документированной информации

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2003г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава ОРД предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации по основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Метод рекомендаций освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил

Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.) предназначена для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству, других организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства предприятия.