Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные

Или

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

ПРЕФЕКТ Северного административного округа

9.Справочные данные об организации используются только при переписке, не проставляются на внутренних документах и необходимы для почтовой, телеграфной связи с организацией и выполнения расчетно – денежных операций в банке, счет которого указан в документе. Данный реквизит включает: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных данных может быть дополнен отметкой о государственной регистрации организации, состоящей из даты регистрации и номера лицензии.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и указывается заглавными буквами (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, СПРАВКА, ДОГОВОР и т.д.) на всех служебных документах, кроме писем, после названия организации.

11. Дата документа – это дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату (датой является наиболее поздняя дата подписания). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой: год – четырьмя арабскими цифрами.

Дату 5 июня 2003г. следует оформлять 05.06.2003

Допускается словесно – цифровой способ оформления даты.

05 июня 2003г

А также оформление даты в последовательности: год, месяц и день месяца.

2003.06.05

12.Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации и состоит из порядкового номера, который может дополняться индексами: дела по номенклатуре дел, корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей.

№1 – 3/ 115 (где 115 – порядковый номер документа, 1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре). № ОМ – 3/115(где 115 – порядковый номер документа, ОМ – отдел маркетинга, 3 – номер дела по номенклатуре).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).

Совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер 01 – 02 – 105/11921, где «01 – 02 – 105 – номер, присваиваемый Центральным банком, а №11921 – ГТК РФ

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (На № _____ от __________). Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и индекса письма.

14. Место составления или издания документа указывается на каждом документе, кроме письма, в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно – территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Москва г. Дзержинск Московской обл. п. Строителей Мытищенского р – на Московской обл.

Буква «г.» (город) перед названием города не проставляется, если в нем использовано

слово «город».

Санкт – Петербург, Волгоград, Новгород Но г. Орел

Москва в соответствии с ее уставом обозначается – город Москва.

15. Адресат как реквизит располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Минюст России Департамент информатизации научно – технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А. Лагунину

АО «Электроценромонтаж» Главному Бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В. Семиной

При отправке документов в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 - х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только адресат.

Максимальный набор реквизитов «Адресат» состоит из следующих частей:

§ Наименование организации в именительном падеже;

§ Структурное подразделение в именительном падеже;

§ Должность, фамилия и инициалы в дательном падеже:

§ Почтовый адрес.

ОАО «Сталкер» Отдел рекламы Начальнику отдела Рогову А.В. 113209, Москва Полянка, 17

Директору ЗАО «Эра» Скорину И.В. 127408, Москва ул. Остоженка, 14, стр.2, офис 5

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Государственное учреждение Всероссийский научно – исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О.П. ул. Садовая, д.5, кв.12 г. Липки, Киреевский р – н Тульская обл., 301264

учреждения и постоянным адресатам (корреспондентам).

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), потом дом, улица, город, штат и в конце страна:

P. Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia

Адрес факса указывается следующим образом:

Директору ЗОА «Развитие» Федорову А.И. Ф. (095) 235 – 41 - 08

16. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Онсостоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись В.А. Степанов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 №14