Система распорядительной документации

Классификация бланков

Бланки

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящиё и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а такжё вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранениедокументов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело Номенклатурадел - это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную об ложку.

Реквизиты документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности. Реквизит – информационный элемент документа.

Классификация реквизитов.

1. По постоянству информации

· постоянные - содержатся на бланках, не меняются вообще или длительное время;

· переменные – наносятся при подготовке конкретного документа, могут меняться для разных документов одного вида.

2. По составу реквизита:

· простые – состоят из одного элемента (дата, название вида документа),

· сложные – из нескольких элементов.

3. По функциональному назначению в составе документа делятся на 4 группы:

· реквизиты бланков;

· реквизиты содержательной части;

· реквизиты, обеспечивающие документу юридическую силу;

· реквизиты, отражающие этапы движения документа и нахождения его у различных должностных лиц.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляр-образцу.

Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

Правила оформления и местоположения реквизитов регламентированы ГОСТом (далее по стандарту).

Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границ, зон размещения реквизитов, допуская отклонения ±2 мм.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Придают информации официальный характер. Их применение ускоряет процесс документирования, позволяют его автоматизировать.

При изготовлении документов на бланках должны поля неменее: 10 мм – правое, 20 мм - верхнее, нижнее, левое.

1. по формату: А4 (210 х 297 мм); А5 (210 х 148 мм);

2. по местоположению постоянных реквизитов: угловые и продольные;

3. по наличию реквизитов 01, 02: гербовые и простые.

4. по составу реквизита «Название организации»

Реквизит «Название организации» может максимально состоять из 3-х элементов:

Название ведомства

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Название структурного подразделения

(или должность)

При наличии первого и второго элемента реквизита – бланк организации

Если указано и структурное подразделение – бланк структурного подразделения

Если указана должность – бланк должностного лица

Например,

Министерство Образования РФ

ПЕТРОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Отделение парикмахерского искусства

(или Директор)

5. по видам документов, оформляемым на бланках:

общий бланк (все документы, кроме писем),

состав бланка:

- напечатаны постоянные реквизиты: 01 (или 02, 03), 08, 14,

- линиями и знаками указано место для вписывания даты (11) и номера (12),

- уголками обозначено место положение первой строки переменных реквизитов (15, 18)

бланк конкретного вида документа: создается на основе общего, постоянным является реквизит «Название вида документа» (10)

бланк для писем:

состав бланка:

- напечатаны постоянные реквизиты: 01 (или 02, 03), 04-07, 08, 09

- линиями и знаками указано место для вписывания даты (11) и номера (12), ссылки (13)

- уголками обозначено место положение первой строки переменных реквизитов (15, 18)