Организация документооборота
Условия труда работников службы ДОУ
Под условиями труда понимается совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обуславливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы – это прежде всего регламентация режима работы, т.е. разумное чередование времени труда и отдыха.
К санитарно-гигиеническим факторам относятся: световой режим, температурный режим, акустический режим.
Значительное влияние на работоспособность сотрудников ДОУ оказывает оборудование рабочих мест. Это, прежде всего, наличие хорошей офисной мебели и оргтехники.
Размещение службы ДОУ на территории организации также должно быть продумано.
Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.
Главными объективными причинами являются:
1. Развитие НТП;
2. Развитие экономики;
3. Расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции;
4. Строительство новых объектов;
5. Усложнение процессов управления.
К субъективным причинам относят:
1. Бюрократизация аппарата управления (который приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, а для подстраховки на всякий случай).
2. Не знание или не соблюдение работниками управленческих структур законодательных и нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов.
3. Неквалифицированное документирование распорядительной деятельности.
4. Несвоевременное или некачественное выполнение заданий, срыв сроков их исполнения.
5. Отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ним задач.
6. Некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических и управленческих задач.
7. Широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до совершения исполнения или отправки.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Делопроизводство и документооборот рассматриваются как функция коммуникации.
Процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает 3 составляющие:
1. Информационная поддержка решения.
2. Документирование самого решения.
3. Контроль за выполнением решения.
Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.
Термин документооборот появился в литературе с 20-х годов прошлого столетия и в работах таких специалистов, как Дрезин, Покровский, Керженцев. Именно эти специалисты обосновали теоретически главные положения рациональной организации движения документов. Именно в литературе того времени появилась методика обследования маршрутов движения документов, и была разработана технология их доставки (так называемая курьерская связь).
Первым серьезным регламентирующим документом стал в 1931 г. документ «Общие правила документации и документооборота», подготовленный Институтом техники и управления.
Следующие нормативные акты (1961 г.) «Примерная инструкция делопроизводства в учреждениях РСФСР» и «Основы постановки делопроизводства и работы архивов» (1963 г.). Но анализ этих документов показывает, что в них нет разделов по организации документооборота. В этот период под документооборотом понималась организация переписки.
Только к середине 1970-х годов понятие документооборот снова становится общепринятым, однозначным, чему способствовало закрепление термина в государственном стандарте.
Применение ВТ в управленческом труде, разработка и внедрение АСУ потребовало создания методики изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов.
В результате исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:
1. Отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности.
2. Наличие множества инстанций на пути прохождения документов в управленческом аппарате.
3. Неоднократные возвратные движения документов.
4. Несовершенство технологий обработки документов, приводящее к повторным операциям, либо к передаче документов разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции.
5. Отсутствие правил передачи документов, их доставки и курьерской связи.
В 1974 г. появилась ЕГСД, ставшая первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота (по ЕГСД) – это оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Появление ГС ДОУ (1988 г.) не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. История анализа понятия документооборота показывает, что документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными как с процессами документирования, так и со всей деятельностью организации, т.е. документооборот представляет собой главную проблему деятельности службы ДОУ.
Когда мы анализируем состояние документооборота в организации, то объективные данные можно получить из качественных и количественных характеристик параметров документооборота.
К качественным относятся:
1. Характеристики документопотоков (состав документов и их содержание).
2. Маршруты движения документов (направление движения документов, этапы и инстанции маршрута движения документов).
3. Периодичность (определяем стадии документооборота).
4. Направленность движения.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей (потоков). Эти потоки обеспечивают как прямую, так и обратную связь в управлении.
Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенных направлениях. При условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки. Они связывают организации или подразделения одного уровня управления. Вертикальные потоки могут быть восходящие и нисходящие. Они связывают организации различной формы.
По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток любой организации складывается из:
1. Документы вышестоящих организаций.
2. Документы от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий, отчетные сведение о своей деятельности.
3. Складываются из документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, а также с целью консультирования или получения информации.
4. Обращения граждан.
Исходящий документопоток состоит из документов, составляемых самой организацией и отправляемых за ее пределы.
Исходящие документы создаются либо в ответ на поступившие, либо как инициативные.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы.
Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток в первую очередь обеспечивает целенаправленное решение всех управленческих решений в пределах организации.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения.
Входящие документы образуют 3 направления движения:
- к руководству организации;
- к руководству структурных подразделений;
-
|
 |
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Здесь могут быть информационные документы, которые готовятся по поручению руководителя, и инициативные, которые готовятся сотрудниками по инициативе. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования.
Наиболее не регламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Здесь более-менее упорядочено движение распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой регламентации не имеет.
Говоря о документообороте необходимо отличать такие понятия документооборота, как движение документов от объема документооборота. Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников документов, а в знаменателе – количество копий.
Учет объема документооборота осуществляет служба делопроизводства, и это позволяет определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и рассчитать численность службы делопроизводства.