Address, Telephone Number, Fax Number YAT, registered XXXXXXXX (2)

Cc M Pryor, Accounts Manager (12)

Department

Accounting

Correspondence Chief

Martha Scott

M. Seott (10)

Sincerely yours, (9)

As the dictators name is typed in signature, it is not considered necessary to include his or her initials in the identification line.

The date reference lines are flush the right margin. The date line is to spaces below the letterhead, and the reference line is two spaces below the date line. The complimentary close deigns slightly to right of the canter of the page. Both lines of the signature are aligned with the complimentary dose.

As you can see, the inside is blocked and the paragraph beginnings are aligned with he margin. Open punctuation is used in the address.

You asked me it any one style of setting up a letter that is used more than the others. Probably more doziness concerns use the dl0ck style of letter than any other style, because ins marginal uniformity saves time for the typist. This letter is example of the block style. (8)

USA

Harrington Place

Ms Sheila Jones (5)

August 2004 (4)

ENGKEWOOD CLIFFS, N. J. 07632

Ret: DB/101 Your reference 12 (3)

Greenpoint, N. Y/ 100200

Dear Ms Jones: (6)

RE: The Style of Setting up a letter (7)

Enclosure: Order 34 (11)

____________________________________________________________________________________________

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа.

По телефаксу могут предаваться любые виды документов и приложений к ним - таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии и т.д.

Факсы в большой степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительные данные, которые представляет сам аппарат (телефакс), является:

  • указание кода отправителя;
  • дата и время передачи;
  • номер телефакса (аппарата), с которого передана информация;
  • количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение (CONTIMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается – код фирмы получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (P) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS)», в которой ставится «OK» (O’ KEY), если сообщение получено полностью и без ошибок, или «NG»(негатив), если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т.к. факсовая бумага недолговечна.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года (ст. 74 «перечня документов с указанием сроков хранения» и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и др.) хранится 10 лет (ст. 83 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).