Значение и виды контроля.
Раздел 3. Организация работы с документами
Тема: Контроль исполнения документов
План:
1. Значение и виды контроля
2. Технология ведения контроля над сроками исполнения документов.
Контроль исполнения задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнении поручений и решении вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания.
Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководителем (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо.
Контроль над сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь.
В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершенияработы над документом.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
К итоговому контролю относят аналитическую работу пообобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.
2. Технология ведения контроля над сроками исполнения документов.
Технологию ведения контроля над сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:
· фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
· проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
· корректировка данных о контролируемых документах при
изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
· напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
· информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
· внесение данных об исполнении документов;
· анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
Вопросы для самооценки:
1. Какое место занимает контроль над исполнением документов в управленческой деятельности?
2. Что такое сроковый контроль?
3. Какие процедуры составляют технологию ведения срокового контроля?
4. Что такое текущий контроль?
5. Что такое итоговый контроль?
6. Что понимается под предупредительным контролем?
7. Какие формы контроля за сроками применяются в делопроизводстве?
Перечень литературы:
1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 260 – 266.
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.