Вопрос 2. Делопроизводство и его структура
Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых информационных технологий, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина в конспекте будут использоваться как синонимы.
Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности. Здесь будет приведена лишь краткая характеристика важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные положения по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.).
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Ряд федеральных законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «Об электронной цифровой подписи», постановлений Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «О трудовых книжках» и др.) содержит совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
Рассмотрим нормативные акты, имеющие для оформления деловых документов первостепенное значение:
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [4].
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.
В настоящее время разработана новая ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Отличие системы состоит в том, что она представляет собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [6].
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, агентствах, службах.
Инструкция, отражая специфику подготовки документов федерального уровня, по оформлению документации увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 (см. ниже,).
• ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [2].
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт введен в действие с 1 июля 2003 года.
Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряде других видов документации.
В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам.