Циркулярные письма
По признаку адресата
Б) Письма не требующие ответа.
- Письмо-подтверждение
Высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое содержание документов и перечень материальных ценностей. Это письмо может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.
«Благодарим за каталог, который мы получили …»
- Письмо-напоминание
Направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В них содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
«Напоминаем о сроках ….»
- Письмо-извещение
В нем что-либо сообщается или утверждается. Эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас»
- Гарантийное письмо
Направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантируется обычно качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.
«Фирма «Эскон» гарантирует …»
- Сопроводительное письмо
Составляется при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
«На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров».
- Информационное письмо
Это разновидность письма-извещения. Своевременно информирует должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.
- Письмо-приглашение
Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом
«Просим принять участие …»
Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров или услуг, В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок.
Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Вышестоящая организация сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.
- Обычные письма.
Переписка между организациями и между организациями и гражданами.