Деловые совещания

Деловая беседа

Формы деловой коммуникации

• инновационные формы - презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров

• традиционные - деловая беседа, деловое совещание, публичная речь

• специфические- переговоры, спор, дискуссия, полемика, дебаты

Особенности каждой формы деловой коммуникации включают следующие критерии:

• цель проведения (зачем?)

• состав участников (кто?, с кем?, для кого?)

• регламент (как долго?)

• коммуникативные средства реализации намерений (как?)

• организация пространственной среды (где?)

• ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?)

Правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%

Структура деловой беседы

• начало беседы

• передача информации

• аргументирование

• опровержение доводов собеседника

• принятие решений

Факторы успешности проведения деловой беседы

• профессиональные знания

• ясность

• наглядность

• постоянная направленность

• ритм

• повторение

• элемент внезапности

• рамки передачи информации

• юмор и ирония

• это общепринятая форма деловой коммуникации по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения

• Типы совещаний:

совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для организации

Подготовка совещания

• Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы

• Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке

Повестка дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

• тема совещания;

• цель совещания;

• перечень обсуждаемых вопросов;

• время начала и окончания совещания;

• место, где оно будет проходить;

• фамилии и должности докладчиков;

• время, отведенное на каждый вопрос;

• место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу

Время проведения.

Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Число участников

• Оптимальное число участников 6-7 человек

• Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме

Организация пространственной среды

• Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. При прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом