Шаблон представляет собой основу для создания документов.

ЛЕКЦИЯ 4. Тема: Оформление текстового доккмента. Создание писем рассылок, создание календарей, визиток. Создание пользовательских шаблонов.

Задание к выполнению лабораторной работы

Тема: Оформление текстового доккмента. Создание пользовательских шаблонов. Работа с графическими объектами, диаграммами.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3

Цель: Научится вставлять картинки и создавать список иллюстраций, таблиц по образцу и автоформату.

Выполнить запуск Microsoft Word

Создать новый документ Word, задав в нем параметры страницы: Книжная ориентация, поля: левое – 3 см, правое 2см, нижнее 2см, верхнее 3 см. В документе создать колонтитулы, в которых задана следующая информация: номер и название глав или разделов, заливка, первая страница оформлена по шаблону как титульная.

1. В качестве содержимого документа создать карту группы, в которой по данным журнала академической группы дать характеристику группы, т.е. указать общее количество студентов, количество парней и девушек, возрастная разбивка. Отразить динамику успеваемости студентов по различным предметам. По каждым данным создать диаграмму, каждая из диаграмм должна иметь свое название.

2. Средствами панели Рисование создать рисунок, который бы содержал объемные автофигуры, линии , сноски, с использованием поворота, тени, группировки элементов, надписей и сносок.

3. Вставить название лабораторной работы как объект Word Art.

4. Написать как раздел свою Автобиографию, вставить свою фотографию, создав название.

5. В конце документа сделать список иллюстраций, список диаграмм и список таблиц.

6. Сохраните полученные документы в папке «Мои документы», папке «1 информатика», в папке со своей фамилией под именем ЛР3.

7. Оформить отчет по лабораторной работе в тетради.

· Требования к оформлению отчета

· Отчет должен содержать:

Ø название и цель работы;

Ø краткое описание теоретической части;

Ø содержание задания;

Ø порядок выполнения задания.

Ø Результаты выполнения в электронном и печатном виде.

Вероятно, вам уже приходилось работать в программе Word с документами, но знакомы ли вы с шаблонами Word? Что такое шаблон, и какие преимущества он предоставляет?

Шаблоном называется документ специального типа с содержимым (таким как текст, стили и форматирование), разметкой страницы (например, полями и межстрочным интервалом), а также элементами оформления (особые цвета, границы и другие детали, обычно используемые в темах Word).

Шаблон представляет собой весьма удобную основу для создания документов. Например, если вам требуется еженедельно подготавливать новую повестку собрания, отличающуюся от предыдущей лишь некоторыми деталями, то, используя шаблон, содержащий множество готовых элементов, вы сможете значительно ускорить работу.

Предлагаем вам изучить примеры использования шаблонов, а также ознакомиться с некоторыми готовыми шаблонами, доступными в программе Word и на веб-узле Microsoft Office Online. С помощью этих шаблонов вы сможете создавать красиво оформленные документы, экономя при этом время.

Предположим, на работе вам часто требуется отправлять факсы в другую компанию. Для каждого факса нужна титульная страница. Можно каждый раз создавать эту станицу заново в программе Word, а можно использовать готовую титульную страницу факсов в Word.

Этот и другие шаблоны доступны среди установленных шаблонов Word. На рисунке приведен пример шаблона. Этот шаблон настроен таким образом, чтобы его без труда можно было изменять. Достаточно заполнить пустые места нужной информацией, распечатать страницу и отправить ее по факсу. Даже если требуется добавить что-то на страницу или удалить некоторые элементы, основное содержимое не придется создавать заново.

Приведем другой пример оптимизации работы с помощью шаблонов Word. Предположим, вы подготавливаете повестки еженедельных собраний для вашей рабочей группы.

Прежде чем начать создание повестки с пустой страницы, ознакомьтесь с коллекцией шаблонов на веб-узле Microsoft Office Online, доступных непосредственно из программы Word (то, как получить к ним доступ, будет обсуждаться позднее). Эта обширная коллекция включает различные категории шаблонов. Наиболее популярны следующие категории: повестки, календари, объявления, письма и резюме. В пределах каждой категории доступно несколько типов шаблонов.

На рисунке приведены примеры трех шаблонов повесток.

Выноска 1 Это простой и незамысловатый вариант оформления с областями форматированного текста, помогающими заполнить повестку.

Выноска 2 Это готовое эффектное оформление с примерами текста, поверх которых можно вводить собственную информацию.

Выноска 3 Этот вариант отличается более сложным оформлением и разметкой благодаря использованию цветов и таблиц для создания областей повестки.

Достаточно открыть повестку и ввести нужную информацию.

Примечание. Помимо многочисленных шаблонов, разработанных корпорацией Майкрософт, на веб-узле также доступны шаблоны, созданные пользователями.

Word включает более 30 предустановленных шаблонов для различных типов документов, таких как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блога. Чтобы найти нужный шаблон, выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Создать.

В диалоговом окне Новый документ выберите Установленные шаблоны.

Щелкните эскиз, чтобы отобразить его справа.

Отыскав нужный шаблон, выберите Создать.

Откроется новый документ, созданный на основе данного шаблона, в который можно будет при необходимости внести изменения.

ля поиска шаблонов на веб-узле Office Online используется похожая процедура. Как показано в анимации, необходимо открыть окно Новый документ, однако в данном случае следует воспользоваться областью Microsoft Office Online.

Выберите одну из категорий для отображения эскизов всех входящих в нее шаблонов. Как и в случае с предустановленными шаблонами, для каждого шаблона доступен увеличенный эскиз. Некоторые категории (например, «Письма») включают подкатегории (например, «Научные», «Сопроводительные письма» и т. д.).

Чтобы загрузить шаблон, щелкните эскиз и нажмите кнопку Загрузить. Готово! Шаблон откроется как новый документ на вашем компьютере, и вы сможете внести в него нужные изменения и сохранить их.

Исходный шаблон при этом не меняется, он остается на веб-узле Office Online. Однако его копия сохраняется на локальном компьютере. Для повторного использования загруженного шаблона не требуется вновь посещать узел Office Online. Загруженные шаблоны можно открыть из папки «Мои шаблоны» программы Word. В упражнениях, приведенных в конце урока, объясняется, как это сделать.

Ранее уже отмечалось, что при открытии шаблона создается новый документ на его основе. То есть, открывается не сам шаблон, а его копия.

В этом и состоит уникальное преимущество шаблона: он открывает копию самого себя, наделяя новый документ всем своим содержимым. Далее пользователь работает с новым документом, включающим все элементы исходного шаблона, удаляя и добавляя информацию при необходимости. Поскольку новый документ не является шаблоном, то изменения сохраняются в документе, а шаблон остается без изменений. Таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа документов.

В основе любого документа лежит тот или иной шаблон, который, однако, всегда остается за кулисами.

Шаблоны отличаются от документов не только своими функциями, но и типом файлов.

Если вам приходилось раньше сохранять документы в программе Word, то, вероятно, вам уже знаком выбор типа сохраняемого файла. По умолчанию используется формат документа. Для сохранения шаблонов используется другой тип файла.

Как показано в примере 1, шаблон сохраняется как файл типа Шаблон Word. Файлы этого типа имеют расширение DOTX в конце имени файла (в более ранних версиях Word использовалось расширение DOT).

Как показано в примере 2, документ сохраняется как файл типа Документ Word. Файлы этого типа имеют расширение .docx в конце имени файла (в более ранних версиях Word использовалось расширение .doc).

Более подробно мы ознакомимся с этим при изучении второго урока, где описывается процедура сохранения документа в виде шаблона. Пока достаточно запомнить, что шаблоны и документы представлены файлами разных типов и различаются с точки зрения функциональности.

Вероятно, вам знаком следующий сценарий. Требуется многократно использовать определенный документ, например счет, выписываемый клиенту. Основная часть содержимого всегда одинаковая, однако некоторые элементы изменяются, например даты и тип выполненной работы. Обычно вы открываете документ, содержащий счет, изменяете некоторые элементы и сохраняете документ под новым именем.

Звучит знакомо?

На самом деле вы используете исходный документ в качестве шаблона, хотя фактически никогда не сохраняли его как шаблон. Но почему бы не сделать этого? Преобразовав документ в шаблон счета, вы получите единый исходный макет, и вам не придется удалять устаревшее содержимое при подготовке текущего счета.

Можно снабдить шаблон всеми элементами, требующимися для счета, включая рамки, упрощающие ввод нового текста. Затем можно использовать файл шаблона в качестве основы для всех новых счетов.

Имеются и другие преимущества. Ознакомьтесь с ними, а затем научитесь сохранять файл в виде шаблона, а также искать, использовать и редактировать шаблоны

Примечание. Для отображения имен файлов с расширениями необходимо изменить настройки Microsoft Windows. Соответствующая процедура описана в материалах практических занятий и в кратком справочнике.

В примере со счетом преобразование документа в шаблон обеспечивает следующие преимущества:

· Не нужно искать новейшую версию документа или версию, содержащую конкретные изменения. Все это будет доступно в шаблоне.

· Поскольку шаблон открывает копию самого себя в виде нового документа, то можно не беспокоиться о случайной перезаписи более старых версий.

· Можно изменить содержимое шаблона таким образом, чтобы в нем хранились только те сведения, которые необходимы для каждого счета. Это избавляет от необходимости каждый раз удалять устаревшие сведения и, тем самым, помогает сэкономить время.

· Устранение обновляемой информации снижает вероятность сохранения и случайной отправки счета, содержащего неверные сведения.

· Шаблон всегда будет доступен в программе Word вместе со всеми другими шаблонами.

Рассмотрим процедуру создания и использования собственного шаблона.

В создаваемом шаблоне требуется сохранить или добавить только ту информацию, которая должна входить во все документы, создаваемые на основе данного шаблона. Выбор элементов шаблона зависит от предпочтений пользователя и особенностей содержимого.

Сначала откройте документ, на основе которого требуется создать шаблон (в данном случае это счет) или пустой документ. Затем можно выполнить следующие действия:

Оставить содержимое, которое долго не будет меняться, — например, эмблему, название и адрес вашей компании. (При необходимости эти элементы можно будет легко обновить в шаблоне).

Вставить команду Дата и время в область даты счета. Это позволит автоматически добавлять текущую дату в новый документ.

Добавить рамки для информации, обновляемой в каждом счете, такой как название и адрес компании-получателя.

Оставить пустыми области, обновляемые в каждом счете, например, области для ввода описания выполненной работы, количества часов и общей стоимость.