Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.
Как уже было сказано, в кадровой документации различают личные и информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка, а такжеслужебная, докладнаяиобъяснительная записки.
Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.
Назовем реквизиты этого документа:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. ДАЮЩЕГО РАСПИСКУ, ЕГО ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ, НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИЦА, ОТ КОТОРОГО ПОЛУЧЕНО ЧТО-ЛИБО, ТОЧНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ПОЛУЧЕННОГО С УКАЗАНИЕМ КОЛИЧЕСТВА ИЛИ СУММЫ (ПРОПИСЬЮ);
3) подпись получателя;
4) дата оформления доверенности.
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
Образец:
| РАСПИСКА Я, студентка 1 курса факультета международных отношений СИМОиР Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), получила со склада типографии раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров. Подпись 25.10.2012 г. |
Что же принято понимать под справкой?
Существует два вида справок:
1) справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы, учебы или проживания, а также размер заработной платы и т.п.;
2) справки по производственным вопросам, которые составляются по запросам руководства.
Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на которых указаны данные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запрашиваемые данные. Справка должна иметь следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) дата;
3) регистрационный номер;
4) текст;
5) подпись;
6) печать.
Датой справки считается дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место выдачи справки в именительном падеже, например: Сибирский институт международных отношений и регионоведения, школа № 739. Основной текст обычно строится по следующей модели:
Дана (кому?) Сергееву С.С. в том, что он является студентом 1 курса факультета востоковедения Сибирского института международных отношений и регионоведения.
Ниже основного текста может быть указана цель получения справки, например:
Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).
Справкаобычно содержит сведения о сроке действия, например:
Справка действительна в течение 15 дней со дня выдачи.
5.Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовойхарактер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.
Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.
Служебная записка – это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.
Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизитыдокумента таковы:
1) наименование адресата;
2) наименование вида документа;
3) текст документа;
4) подпись;
5) дата.
Приведем образец служебной записки.
| Проректору СИМОиР ИвановуА.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Кафедра русского языка факультета востоковедения просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов факультета, которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 270 экземпляров, во 2 семестре – 300 экземпляров. | |
| Зав. кафедрой русского языка факультета востоковедения 2 октября 2012 г. | И.А. Алексеев |
Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание. Так, принято следующее определение.
Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.
Из определения ясно, что содержание текста объяснительной запискизависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки,которая подается в напечатанном виде.
По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:
1) наименование адресата;
2) наименование адресанта;
3) наименование вида документа;
4) текст;
5) подпись;
6) дата.
Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.
По принятому определению, докладная записка – это документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.
Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.
Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором – оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.
Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания. Если говорить о языковых особенностяхи служебной, и объяснительной,идокладной записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с… . Вследствие … . Сообщаю Вам… . Довожу до Вашего сведения… и др.
Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей – вот основные стилистические особенности этих жанров.
6. Из вышесказанного ясно, что главная задача служебных записок обеспечивать контакты, деловое общение внутри организаций. Для установления внешних контактов, деловых связей используется другой вид документов, а именно деловое письмо.
Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнивать с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.
Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.
По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:
- гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);
- сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);
- письма-запросы(содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);
- письма-ответы(содержащие ответ на обращение другой организации);
- письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);
- рекламационные (с выражением претензий к качеству товаров или услуг);
- рекламные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.
Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:
1) дату;
2) номер,
3) ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
4) адресат;
5) заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);
6) текст;
7) отметку о наличии приложений;
8) подпись;
9) отметку об исполнителе.
Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).
Охарактеризуем некоторые виды деловых писем.
Письмо-запрос– это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:
Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);
Будем весьма признательны за информацию о …;
Обращаемся к Вам с просьбой о … .
Письмо-ответ– это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:
В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;
К сожалению, в настоящее время не представляется возможным …;
Просим Вас отложить решение вопроса до … .
Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо должна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:
Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;
Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.
Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:
| Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями. Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр. Приложение: на 2 листах в 2 экз. |
В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие жанры административно-канцелярского подстиля вы знаете? Какие из них относятся к личной документации?
2. Чем отличается автобиография от резюме?
3. Что общего между заявлением и объяснительной запиской и в чем их различие?
4. Что общего между распиской и доверенностью? Каковы различия между данными документами?
5. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?
6. Какие типы деловых писем вы знаете? Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?