Проверка первичных документов по кассовым операциям

Начиная с 2012 года, проверку ведения кассовых операций осуществляют налоговые органы.

Первичные документы:

-ПКО и РКО - эти документы изучаются на наличие в них необходимых подписей и реквизитов.

ПКО: подписывает гл.бух и кассир.

РКО: гл.бух, руководитель и подотчетное лицо.

Образцы подписей этих лиц должны быть у кассира.

Одновременно новое положение требует, чтобы у кассира был штамп с реквизитами организации, подтверждающий проведение операции.

Обращается внимание на нумерацию ПКО и РКО.

-журнал регистрации ордеров

Он не указан в положении о ведении кассовых операций, но налоговые органы требуют его. Если его ведут в программе, то раз в месяц необходимо распечатывать, подписать и подписывать и хранить вместе с документами.

- кассовая книга

Она должна составляться за каждый день. Нужно выводить остаток на каждый день. Новшества отменило норму о том, что кассовая книга у организации может быть только одна. Их может быть несколько при наличии обособленных подразделений. Причем, открывать кассовую книгу нужно независимо от того, если ли у подразделения расчетный счет или нет. При этом, в учетной политике организации или в отдельном локальном акте компании должно быть прописано как будут нумероваться приходные и расходные кассовые документы.

- книга учета выданных кассиром денег

Ее обязательно должны вести те организации, у которых есть несколько касс, и есть старший кассир.

- журнал кассира-операциониста

Этот журнал ведется по каждому кассовому аппарату. В него заносится выручка по кассе за день.

- приказ о лимите наличных денег в кассе

Он у организации должен быть обязательно. Если такой приказ отсутствует, то лимит по кассе=0.

- АО

АО должны составляться на все суммы использованных подотчетных сумм.

- приказ хранения наличных, о порядке и сроках ДС

Согласно новому порядку, руководитель должен место проведения кассовых операций, порядок хранения и проверки наличия денежных средств. Этот приказ составляется в произвольной форме.

Нововведением является также наличие отдельной кассовой книги, а также должны оформляться отдельными ПКО (деньги не рассчитываются при лимите кассы и должны полностью сдаваться в банк в день получения; иначе они будут рассматриваться как сверхлимитных сумм) у платежных агентов по средствам, полученным ими в рамках своей деятельности.

Новый порядок кассовых операций и распространяется и на ИП, и все организации страны.

 

Проверка соблюдения лимита хранения денег в кассе

В соответствие с новым положением порядка ведения кассовых операций, организации получили право самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно хранить в кассе, не сдавая ее в банк. Расчет лимита организация должна утвердить приказом или распоряжением руководителя организации в произвольной форме. При аудите аудиторы должны запросить этот документ, ознакомиться с ним и проверить правильность расчета лимита. Установленный организацией лимит не согласовывается с банком, никуда не предоставляется, он хранится в организации и может быть проверен налоговыми органами и аудиторами.

Если организация не утвердила такой приказ, то лимит считается нулевым, а, следовательно, за все дни, когда в кассе был остаток денег, считается нарушением. Проверяя порядок расчета лимита, нужно учитывать, что возможны три варианта расчета:

1) Для тех организаций, которые получают наличную выручку в кассу. Для них лимит рассчитывается: Лкассы = В : Траб * tбанк

В – выручка, поступившая в кассу организации за расчетный период

T раб – расчетный период, выбранный организацией для расчета лимита в рабочих днях, этот период организация выбирает самостоятельно по данным прошлого года или текущего года, ограничение – расчетный период не может превышать 92 рабочих дней. Под рабочими днями понимаются дни фактической работы организации в этом периоде.

Tбанк – промежуток времени между сдачей выручки в банк, в рабочих днях. Его организация устанавливает самостоятельно. Положение регламентирует только максимальный срок – это 7 рабочих дней. В исключительных случаях этот промежуток времени может составлять 14 рабочих дней, но применять его могут только те организации, которые находятся в труднодоступной местности, где инкассация затруднительна.

Лимит можно устанавливать хоть на 1 месяц, хоть на квартал. Его можно менять неограниченное число раз, главное условие – чтобы оформлять его своевременно.

2) Для тех организаций, которые только начинают свою деятельность, то есть у них нет прошлого периода, прошлой выручки, поэтому они должны заложить ожидаемую выручку

Лкассы = Всрдень * tбанк

3) Которые наличную выручку в кассу не приходуют, реализация – безналична. Вместе с тем, такие организации могут производить кассовые расходы – по выплате денег на хоз. Нужды, на закупку сырья, прочие расходы

Лкассы = Р : Траб * tбанк

Р – расходы этой организации, оплата которых была произведена наличными через кассу. В эти расходы не включаются суммы выданной зарплаты и других выплат работников по ФОТ.

 

Приказ об установлении лимита должен содержать в себе:

1) все эти расчетные показатели, хотя, его форма может быть произвольной, но в нем должно быть отражено, что этот приказ разработан во исполнение положения о порядке проведения кассовых операций, то есть должна быть ссылка на нормативный документ.

2) Зафиксировать выбранный отчетный период

3) Зафиксировать объем выручки за отчетный период

4) Указать, что в соответствии с договором с банком «таким-то» срок инкассации выручки составляет 3 рабочих дня, или каждую пятницу и ла-ла-ла.

5) На основании приведенной выше информации лимит кассы составляет «столько-то». При этом, лимит нужно устанавливать, как этого требует положение, в рублях, без копеек и округляем в меньшую сторону.

 

Положение допускает 2 случая, когда организация может превысить лимит хранения денег в кассе:

1) В дни выдачи зарплаты и других сумм, включенных в ФОТ – 5 рабочих дней, включая день получения денег из банка

2) Если срок сдачи денег в банк выпадает на выходные или нерабочие праздничные дни.

Ответственность за нарушение кассовых операций установлена в КоАП. За хранение денег в кассе сверх установленного лимита по статье 15.1 КоАП налагается штраф на организацию от 40 до 50 тысяч рублей и штраф на должностное лицо (виновник) – 4-5 тысяч рублей.

Важно то, что привлечь к ответственности за это административное правонарушение можно только в течение 2 месяцев с момента нарушения.

Проверка соблюдения лимита расчетов наличными деньгами

Центральным банком установлен лимит расчета наличными деньгами между юр.лицами и предпринимателями в размере 100.000 по одному договору. Эта норма действует с 2007года.

Ответственность за нарушение этого лимита также установлена КоАП и налагается по той же статье 15.01 и в тех же разменах, что и за превышение лимита в кассе.

Также налагается срок давности в течение 2 месяцев с момента совершения нарушения. Не применяется 2-месячный срок к длящимся нарушениям. По длящимся нарушениям срок с момента обнаружения нарушения. Например, в таком случае: компания заплатила наличными другой компании 90.000 одним платежом, а вторым – 30.000.

Как правило, штраф накладывают на плательщика наличными. В настоящее время суды наказывают и плательщика, и получателя. Если организация заключает ежедневный договор на наличные расчеты и ежедневно платит по 100000.

Аудиторы, проверяя лимиты соблюдения лимита, внимательно изучают все приходные кассовы ордера, фиксируя все сверхлимитные суммы, а также обращают внимание на повторяемость таких платежей. По каждому такому документу рассматривается договор, устанавливается, было ли нарушение лимита или нет.

Лимит расчетов установлен только при расчетах между организациями и предпринимателями, если работник организации или любое другое физ.лицо получает из кассы наличные свыше 100000, то нарушения лимита нет.

Проверка кассовой дисциплины при использовании ККМ (ККТ)

В соответствии с ФЗ №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетах или расчетов с использованием платежных карт», если организация или предприниматель реализует свои товары, работы или услуги населению (физ.лицам) за наличный расчет, то он обязан использовать для этого ККТ. Документом, подтверждающим получение денег в кассу, является кассовый чек. Но вместе с тем, Положение о порядке ведения кассовых операций, по-прежнему требует, чтобы прием наличных денег оформлялся ПКО. Отрывную квитанцию от которого нужно передать покупателю. Подписывает ее либо главный бухгалтер, либо уполномоченное лицо, и на ней ставится печать или штамп организации.

Если в аудируемой организации имеется кассовый аппарат или несколько, то аудитору нужно рповерить порядок оприходования денег в кассу организации. С этой целью аудитор запрашивает следующие документы:

1) Z-отчет – последний кассовый чек за день по кассовому аппарату

2) Книга кассира-операциониста, КМ-4. Ее заполняет кассир-операционист на основании показания z-отчета. В этой книге указывается остаток на начало дня, выручка за день, выводится остаток на конец дня и он сравнивается с денежной наличностью в кассе. И заполняются графы излишек и недостача.

3) Справка-отчет кассира-операциониста, КМ-6. Этот документ составляет кассир на основании книги, журнала кассира-операциониста. Если несколько касс, то такие отчеты составляются каждым кассиром и сдаются старшему кассиру для обобщения выручки по кассе.

4) Составляет старший кассир. «Сведения о показателях счетчика ККТ и выручки организации» КМ-7. В нем обобщаются сведения со всех отчетов кассиров и выводится общая сумма выручки по всем кассам за день. Выручка денежной наличности сдается в кассу организации, поэтому выписывается приходный кассовый ордер. Он соответствует z-отчету или общему отчету старшего кассира.

5) На основании ПКО отражается запись в кассовой книге организации и составляется бухгалтерская проводка о приходовании выручки в кассу.

ФЗ №54 допускает 4 случая, когда организация может совершать наличные расчеты без применения ККМ:

1) Если вместо кассовых чеков используют бланки строгой отчетности БСО

2) Если организация использует некоторые виды деятельности, которые закон освободил от применения ККМ. (закрытый перечень)

a. Это продажа газет, журналов в киосках, при условии, что выручка не менее 50% от общей реализации.

b. Лотерейные билеты

c. Продажа проездных билетов и билетов на городской транспорт

d. Продажа на рынках, ярмарках, прилавках только продовольственными товарами

e. Продажа чая и чайной продукции в пассажирских поездах

f. Киоски мороженого, безалкогольные напитки в розлив

g. Прием у населения стеклопосуды и утиль сырья (кроме металлолома)

3) Организации и предприниматели, расположенные в труднодоступных местностях

4) Плательщики ЕНВД

Отказ – применение ККТ – дело добровольное

При аудите особое внимание организациям, которые используют вместо кассовых аппаратов бланки строгой отчетности. Применять их могут не все организации, а только в исключительных случаях, если одновременно выполняются 2 условия:

1) Организация или предприниматель ведет расчеты только с населением (включая предпринимателей), расчетов с юр лицами не ведется.

2) Только при оказании услуг. При этом, услугой, при которой можно применять БСО, будут только те из них, которые поименованы в ОКУНе (Общероссийском классификаторе услуг населению). Он утвержден был постановлением Госкомстата в 1993 году. 28.06.93 №163

Порядок оформления бланков строгой отчетности установлен постановлением правительства РФ от 6 мая 2008 года №259. «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов». Согласно этому документу, утверждать бланки строгой отчетности могут федеральные органы власти, Минфин и сами организации. Причем, если уже есть утвержденная форма Федеральной властью или Минфином. То организация не в праве самостоятельно разработать бланк строгой отчетности, если БСО органами власти не утверждены, то организация сама может оформить его. Пример – жд и авиабилет, турпутевка, квитанция за оплату услуг газоснабжения, квитанция на получение страховки и так далее.

Бланк, который разработает сама организация, утверждать нигде не надо. Главное – чтобы в нем были обязательные реквизиты: наименование организации, ИНН, суммы в рублях, должность лица, подписавшего документ и прочее.

БСО организации могут заказывать в типографии, а также с помощью автоматизированных систем. АС – это система, которая имеет защиту от несанкционированного доступ, позволяет идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком в течение, минимум, 5 лет. Каждый документ должен получать уникальный номер и серию. Задача аудитора при аудите организации, выдающей бланки строгой отчетности – оценить законность и правомерность их использования, правильность учета и оприходования. При проверке организации, которая с помощью бланков строгой отчетности подтверждает свои расходы- убедиться, что эти бланки можно отнести к категории первичного документа.

Проверка учета, поступления и использования наличной выручки

См.пункт по учету с использованием ККМ.

Записать самим проводки по оприходованию кассовой выручки.

Д50 К90 – выручка

Порядок использования наличной выручки оговорен в указании банка России №1843У. Перечень закрытый и включает в себя:

1) Зарплата, стипендия и другие выплаты работникам, в тч социального характера

2) Командировочные расходы (Новая Зеландия)

3) Оплата товаров, работ, услуг (до 100.000 по 1 договору)

4) Возврат заранее оплаченных наличными авансы, если сделка не состоялась

5) Выплаты по страховым возмещениям по договорам страхования

Перечень закрыт, поэтому выдать займ работнику с наличной выручки мы не можем, но штрафов за нецелевое использование выручки пока нет.

Проверяя бухгалтерские записи, аудиторы обращают внимание на то, чтобы не было проводок, предусматривающих прямое списание на счета затрат.

Особенности аудита кассовых операций с наличной валютой

При аудите этого вопроса нужно проверить законность таких операций, правильность оформления кассовых документов, полноту и отражение таких записей в учете, в т.ч. правильность расчета курсовых разниц.

Наличная валюта может храниться в кассе организации только в исключительных случаях:

1) Получение валюты на командировочные расходы

2) Магазины типа Дьюти фри.

Все операции с валютой отражают в той же кассовой книге, где и рублевые в двух оценках: в инвалюте и рублевом эквиваленте путем перерасчета по официальному курсу ЦБ РФ. Достаточно частая ошибка – использование отдельных кассовых книг для валютных операций.

 

Аудит операций по расчетным счетам

Цель аудита – получить доказательства и убедиться в достоверности остатка денежных средств, отраженных в бухгалтерской отчетности, в главной книге (по сч.51) проверить достоверность сальдо по счету Касса.

Нормативные документы – из задач

Каждая организация может иметь необходимое ей количество расчетных, текущих, валютных, бизнес-счетов (с обслуживанием корпоративных карт).Организации могут открывать депозитные счета, ссудные счета и другие. Порядок открытия расчетных счетов регулируется инструкцией Банка России. Согласно ней, расчетные, текущие и бизнес-счета открываются на основании договора банковского счета. Депозитные – по договорам инвестирования, депозитному. Ссудные – открывают организациям при получении кредита от банка, если банк настаивает на целевом контроле за использованием кредитных ресурсов.

В соответствии с НК РФ, обо всех счетах, открытых на основании договора банковского счета, организация обязана сообщать в свою налоговую инспекцию, а также в ПФР, ФСС.

Также нужно поступить и при закрытии счета. Срок – 7 рабочих дней. За нарушение срока – налоговым кодексом установлен штраф 5000. О счетах, открытым по другим договорам, в налоговую сообщать не следует.

Банки обязаны в течение 5 рабочих дней сообщить в налоговую об открытых счетах.

Расчетный счет – счет организации, по которому она может осуществлять любые виды платежей. Текущий счет – счет с ограниченным режимом операций, при этом ограничения накладывает владелец расчетного счета.

 

 

Начиная проверку учета денежных средств на расчетных счетах аудитору необходимо запросить перечень счетов банка, которыми располагает организация.

Проверка проводится по каждому счету в отдельности. Прежде всего, аудитору необходимо убедиться в тождественности остатков, которые числятся по банковской выписке на последнюю отчетную дату и сальдо по счету 51. Если последняя выписка не на отчетную дату, то запрашивается справка банка об остатке на счете на последнюю отчетную дату. Следует отметить, что несоответствие этих сумм встречается достаточно редко. Но, тем не менее, они встречаются, и причинами этого могут быть:

1) Поспешное составление баланса, не дожидаясь последней выписки банка

2) Умышленное искажение оборотов по счету 51 в связи с исключением, как правило, авансовых платежей, полученных организацией в последний день месяца.

В связи с этим, аудиторы обязательно должны проверить выписки банков на каждую отчетную дату (30 марта, июня, сентября и 31 декабря)

Проверяя операции по расчетному счету, аудитору должны быть представлены все выписки банка в хронологическом порядке. Как известно, выписка банка не является унифицированным документом, каждый банк ее формирует и разрабатывает самостоятельно. Но обязательно, независимо от формы выписки, в ней должен быть указан контрольный момент – дата предыдущей выписки и сумма по ней. Сопоставляя даты, аудитор определяет полноту предоставленных выписок и выписки отсутствующие. О каждом случае отсутствия выписки банка ставится в известность руководство компании, которое должно запросить копии этих выписок из обслуживающего банка. К каждой выписке банка обязательно должны быть приложены оправдательные документы: платежное поручение, мемориальные ордера (банковские проценты), инкассовые требования (налоговая). Если в процессе аудита обнаружится, что к какой-то выписке банка не приложены оправдательные документы, то составленные бухгалтерские записи считаются недостоверными, то есть документально неподтвержденными, поэтому аудиторы каждый такой случай отмечают в своих рабочих документах, доводят информацию до руководства компании, которое обязано принять меры по восстановлению утраченных документов. В некоторых случаях банки могут допускать ошибки или ошибочно зачислять или списывать деньги со счета. Все указанные суммы уже без документов отражаются на счете 76 и, как правило, после письменного обращения организации, либо банк самостоятельно эту ошибку исправляет. Проверяя поступления на расчетный счет, учитывают, что основная сумма связана с зачислением выручки. Д51 К62. Так как данная операция массовая, их проверяют выборочно. Большое внимание аудиторы уделяют всем тем суммам, которые зачислены на расчетный счет, минуя счет 62. (которые выручкой не признаны). На каждую такую сумму аудиторы обязательно запрашивают договор, изучают первичные документы, оценивают насколько правомерно поступление денег не отраженных как выручка или как авансовый платеж.

Поступления на расчетный счет, минуя 62, могут быть при поступлении займов, (Д51 К66), получении штрафов, санкций (Д51 К76(91)), компенсации расходов, затрат Д51 К76.

Проверяя операции по списанию денег с расчетного счета, особому контролю подвергаются все случаи списания денег на затраты организации. Д20,26,90,91 К51.В принципе, таких проводок быть не должно. Они обязательно должны проводиться через счета учета расчетов. Аудитор, который проверяет операции по расчетному счету и изучает первичные документы, обращает внимание и выписывает в свои рабочие документы все случаи оплаты денежных средств за физических лиц (повышение квалификации, курсы языка, вождения). В дальнейшем каждый такой случай проверяется на предмет возникновения у физ. лица дохода, облагаемого НДФЛ.

Особенности проверки операций по валютным счетам

Цель проверки – собрать доказательства достоверности остатка, который числится на счете 52, проверить законность совершения валютных операций и их отражение в учете.

Нормативная база: Федеральный Закон №173 ФЗ от 17.10.2003 «о валютном регулировании и валютном контроле», ПБУ 3 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, Инструкция ЦБ об осуществлении валютных операций, КоАП и другие нормативные документы ЦБ.

Правила осуществления валютных операций установлены ФЗ №173 ФЗ. Ответственность за нарушение валютного законодательства предусмотрена КоАПом. К числу основных нарушений валютного законодательства относятся:

1) Осуществление расчетов наличной валютой с нерезидентами (все операции с нерезидентами разрешено совершать только через уполномоченные банки). За нарушение правил расчета предусмотрен штраф от 75 до 100% от суммы сделки.

2) Запрещено принимать от нерезидентов в кассу рублевые средства. Санкции те же

3) Нарушение порядка открытия валютных счетов. Штраф для организации от 50 до 100 000 рублей, для должностных лиц – от 5 до 10000.

4) Непредоставление отчетности по валютным операциям. Либо нарушение сроков хранения документации по валютным операциям. Штраф от 40 до 50 тысяч для организации и от 4 до 5 тысяч для должностного лица.

Проверить правильность ведения валютных операций могут разные ведомства. В том числе:

1) Банки, в которых организация открыла валютный счет

2) Федеральная таможенная служба и ее подразделения

3) Федеральная налоговая служба и ее подразделения ИФНС.

4) Федеральная служба по финансовому мониторингу (Росфиннадзор)

Главная роль в осуществлении валютного контроля отведена банкам, так как именно через них проводится основная доля валютных операций

Банк, открывающий валютные счета, является агентом государственного валютного контроля, обязанного проверять соблюдение валютного законодательства.

В целях осуществления валютного контроля банк формирует досье на каждого участника внешнеэкономической сделки. Кроме того, на каждую сделку суммой более 50000 долларов оформляется паспорт сделки и ведется контроль банком по этой сделки до момента получения клиентом товаров, работ, услуг. Паспорт сделки закрывается после предоставления в банк ГТД (грузовой таможенной декларации), подтверждающую совершение сделки.

Согласно инструкции банка, все эти документы: и досье и паспорт сделки должны оформляться до начала осуществления валютных операций.

Таможенная служба контролирует валютные операции, возникающие в связи с перемещением товаров через границу. В рамках этого контроля сотрудники таможенной службы проверяют достоверность сведений, указанных в таможенной декларации, правильность расчета и уплаты таможенных платежей и сборов. Под особый контроль таможенной службы попадают все крупные сделки. Контролируют также валютные операции и налоговые органы. Каждый из контролирующих структур в случае выявления нарушения составляет протокол, который передается в службу финансового мониторинга. Только росфиннадзор имеет право штрафовать за нарушение валютного законодательства. Наиболее частыми нарушениями являются:

1) Несвоевременное оформление паспортов сделок, их закрытие, их несвоевременное переоформление. (переоформление при изменении условий договора)

2) Невозвращение авансов за не ввезенные в Россию ТРУ.

Методика проверки операций по валютному счету аналогична проверке расчетного счета:

1) Необходимо запросить информацию об имеющихся в организации валютных счетах

2) Проверить тождественность остатков средств, числящихся по выписке банка и сальдо на счете 52.

 

Выписки банка по валютному счету предоставляются только за те дни, в которые совершались валютные операции, поэтому часто встречается ситуация, когда выписка банка имеется задолго до окончания отчетного периода. Например, отчет составляем на 31 декабря, а последняя выписка банка есть на 15 февраля. В этом случае необходимо запросить справку банка об остатке на валютном счете на дату проверки.

В валютной выписке банка обязательно сумма (остаток) показывается в двух валютах: в иностранной и в рублевом эквиваленте, полученном путем пересчета валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату предоставления выписки. Проверяя валютные операции, очень важно устанавливать даты совершения операций, так как от этого зависит курс, по которому будет пересчитываться валюта. Перечень дат для пересчета валютных операций определен в ПБУ 3. В частности:

1) Банковские операции пересчитываются на дату зачисления или списания средств.

2) Кассовые операции на дату поступления или списания из кассы.

3) Доходы (выручка) пересчитывается на дату признания их в бухучете. (кассовый – оплата, начисления – отгрузки)

4) Расходы на дату признания их в бухучете

5) Расходы по служебным командировкам – на дату утверждения авансового отчета.

6) Поступление основных средств – на дату отражения их на счете 08!

7) При составлении бухгалтерской отчетности берутся курсы на отчетные даты (31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря)

В бухучете валютные операции ВСЕГДА ПЕРЕСЧИТЫВАЮТСЯ по официальному курсу ЦБ РФ, при этом фактически операции могут осуществляться и по другим курсам, отличающимся от официального – биржевые курсы, внутренние курсы банков и так далее.

Проверяя валютные операции, нужно учитывать, что:

1) пересчет стоимости активов производится только 1 раз. В дальнейшем никаких пересчетов и корректировок по ним не производится.

2) суммы авансов полученных или выданных организацией тоже пересчитываются только 1 раз, на дату получения или списания.

3) Первоначальная стоимость основных средств и НМА пересчитывается тоже только 1 раз – в момент появления их на счете 08.

3) Стоимость импортных ТМЦ также пересчитывается 1 раз на дату оприходования на счет 10 или 41.

Организация заключила внешнеторговый контракт на поставку оборудования на 100000 долларов. Согласно контракта, организация обязана перечислить 80% контрактной стоимости в виде аванса, а 20% уплачиваются в течение 10 дней с получения оборудования покупателем.

Курсы валют: на дату перечисления аванса: 33,50, на дату поставки – 32,00. На дату погашения задолженностии – 29,50

1) Сформировали досье, открыли паспорт сделки. Контракт – перечисление аванса

Перечислен аванс поставщику – 80% от контрактной стоимости.

80.000 у.е. по курсу ЦБ на дату перечисления аванса – 2680000 рублей.

Д60.2 К52

2) получено импортное оборудование не склад после растамаживания. Д08 К60.1 – 100.000 у.е.

2680.000 + 20.000 * 32 = 3.320.000 рублей.

 

3) Произведен зачет ранее уплаченного аванса в счет расчетов по поступившему оборудованию:

Д60.1 К60.2 – 2.680.000

4) Перечислено поставщику оставшаяся часть контрактной стоимости – 20.000у.е. по курсу 29,5

Д60.1 К52 – 590.000

 

5) Курсовая разница – 50.000

6) Сделать схему проводок!

В налоговом учете стоимость поступившего оборудования всегда отражается по курсу ЦБ на дату оприходования. Для целей налогового учета стоимость будет 32*100.000 = 3.200.000

Исходя из этой стоимости организация будет начислять амортизацию для целей налогового учета, в бухучете – амортизация будет исходя из стоимости 3.320.000

 

По валютным обязательствам пересчет задолженности совершается:

1) На дату отражения операции

2) На отчетные даты

По этой схеме пересчитываются задолженности по займам и кредитам, поставщикам и так далее.

Например, организация получила кредит от зарубежного банка в сумме 100.000 евро. Сумма кредита была зачислена 5 июня на валютный счет, следовательно, пересчет задолженности на счете 67 будет произведен на дату совершения операции (на 5 июня), а затем на 30 июня, и далее – каждую отчетную дату.

Выручка от реализации на экспорт пересчитывается в рубли 1 раз на дату перехода собственности к покупателю и дальнейшей корректировке не подлежит. Например, отгружена продукция на экспорт на 100.000 евро, курс евро на дату отгрузки – 41,50. В контракте дата перехода собственности к покупателю совпадает с датой отгрузки,

Д62.1 К90.1 – 100.000*41,5 = 4.150.000

И эта сумма выручки не будет корректироваться.

 

ПБУ 3 отменило понятие суммовые разницы, которые были приравнены к курсовым разницам.

В бухучете пересчет задолженности, выраженной в у.е. или в валюте производится точно так же, как и при расчетах в валюте. То есть на каждую отчетную дату и на дату совершения операции, но в отличие от валютных расчетов для пересчета курс может быть взят любой, который согласован сторонами.

Проверяя правильность расчетов в валюте обращают внимание на оформление документов. Все первичные документы должны быть составлены на русском языке, поэтому организация обязана перевести документы поставщика на русский язык.

 

Аудит расчетов с подотчетными лицами

1.Нормативная база и цель аудита.

Цель аудита – установление достоверности и законности отражения этих операций в бухгалтерском и налоговом учете

Нормативная база:

Трудовой кодекс, Налоговый кодекс, постановление правительства РФ №749 от 13.10.2008 года «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой РФ №373-П от 13.10.2011 года.

В качестве источников получения доказательств используются:

1) учетные регистры по счетам 70,71,50,51,52, затратные счета, 91,08,10, 76,73,68 и другие.

2) Авансовые отчеты и приложенные к ним документы

3) Документы о направлении работников в командировку

4) ПКО, РКО

5) Налоговые регистры,

6) Учетная политика организации

7) Локальные нормативные акты по расчетам с подотчетными лицами и командировочным расходам.

 

При оценке СВК по данному сегменту аудиторы составляют различные вопросники, задают такие вопросы:

1) Своевременно ли отражаются расчеты по командировкам на счетах бухгалтерского и налогового учета

2) Контролируются ли аналитические данные по счету 71, как часто,

3) Какие документы используются

4) Имеется ли локальный нормативный акт по подотчетным суммам и прочее

В зависимости от объема проверяемой информации аудитор обосновывает размер выборки, либо обосновывает сплошную проверку информации.

2. Проверка выдачи подотчетных сумм и отчетов по ним.

Подотчетные лица – это работники организации, включая совместителей, которым выдаются наличные денежные средства с обязательством отчета по ним, порядок выдачи подотчетных сумм, список лиц, сроки выдачи и другие вопросы должны быть прописаны в локальном акте организации.

Аудитор должен учитывать, что, согласно новому Порядку (с 2012 года) на каждую подотчетную сумму должно быть заявление работника, в котором указывается цель выдачи денег и размер. Должна стоять разрешительная подпись руководителя организации, срок и сумма. Причем, Положение о порядке учета кассовых операций не делает каких-либо исключений в части не написании этого заявления, то есть для всех, следовательно, даже руководитель организации, получающий деньги под отчет, должен писать такое заявление. Выдать деньги под отчет можно только при условии отчета по ранее полученным суммам.

Работники, отъезжающие в командировку, должны получить авансы. Основанием для их выдачи является приказ о направлении в командировку и расчет суммы аванса. Учитывая, что по этому расчету составляется бухгалтерская проводка, данный документ должен быть оформлен по правилам бухучета с наличием в нем всех обязательных реквизитов. Выдача подотчетных сумм производится из кассы организации, в том числе – из выручки, имеющейся в кассе. Исключением являются деньги, полученные в кассу, в качестве платежей в пользу третьих лиц (по договорам поручения). Центробанк требует, чтоб такие средства в полной сумме сдавались в банк. Запрещается передача денег от одного подотчетного лица другому, запрещается также выдавать подотчетную сумму одному работнику для использования их несколькими лицами, например, при командировании группы работников, деньги выдают одному – руководителю группы, а он уже отчитывается за всех.

Достаточно часто используются для выдачи подотчетных сумм безналичные расчеты, в том числе с использованием банковских карт, которые могут быть корпоративными, либо личными зарплатными картами работников. Возможность использования корпоративных карт для представительских расходов предусмотрено специальным положением Центробанка, это законная операция. Поэтому организация может предусмотреть это условие в своем локальном акте и в договоре с банком на обслуживание карт. При таком способе выдачи подотчетных сумм очень важно в платежном поручении на перечисление указывать в назначении платежа, что это командировочные расходы, в противном случае налоговые органы могут посчитать перечисленную сумму доходом работника с обложением ее НДФЛ и начислением страховых взносов. При перечислении на корпоративную карту нужно учитывать, что передача работнику корпоративной карты не является выдачей подотчетных средств. Подотчетная сумма в этом случае возникнет только тогда, когда работник будет расчитываться этой картой (снимет деньги или произведет оплату), и бухгалтерия узнает об этом на основании выписки банка с карточного счета. Лимит расчета наличными деньгами (100.000) по корпоративным картам не действует. Срок выдачи подотчетных сумм устанавливается в локальном акте организации. Если в локальном акте такой срок не установлен, а также не установлен срок отчета по подотчетным суммам, то налоговые органы считают, что работник должен отчитаться в день получения денег. Поэтому в целях избежания разногласий с налоговыми органами срок отчета обязательно должен указываться в локальном акте. В бухучете используется авансовый отчет, но составлять этот документ надо, когда работник использовал подотчетную сумму. Если работник получил подотчетную сумму и не использовал ее, то авансовый отчет не составляется, возврат осуществляется по ПКО. При проверке авансовых отчетов особое внимание – дате утверждения авансового отчета, так как на эту дату признаются расходы и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Проверяя оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, нужно учитывать, что только правильно оформленные затраты являются основанием для признания расходов в БУ и НУ. Если документы не оформлены должным образом, то списываемая сумма расценивается, как доход работника с начислением НДФЛ и страховых взносов. Все расходы, оформленные правильно и являющиеся компенсацией расходов, как правило, не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Если работник своевременно не вернул подотчетную сумму, то организация может удержать ее из зарплаты. Для этого необходимо издать приказ об удержании подотчетной суммы, причем этот приказ необходимо издать в течение одного месяца с того дня, как закончился срок для сдачи отчета. Взыскать этот долг можно только, если работник не оспаривает его по сути и по размеру удержания. В противном случае взыскание можно произвести по решению суда. Задолженность, не погашенная в течение трех лет, списывается, как безнадежная. Если работник уволился, а за ним осталась подотчетная сумма, то она должна висеть три года.

Особенность аудита расчетов по командировкам.

Определение служебной командировки и перечень документов по ней. Определение служебной командировки дается в трудовом кодексе, статья 166. Согласно этой статьи, под служебной командировкой принимается:

1) Поездка работника

2) по распоряжению руководителя организации

3) на определенный срок

4) для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В служебную командировку можно направить только тех лиц, с которыми заключены трудовые договоры (на кого распространяется трудовой кодекс): и штатные работники, и совместители.

Нельзя направлять в командировку, работающих по гражданско-правовым договор: безвозмездного оказания услуг, подряда (?), так как отношения регулируются гражданским кодексом, и трудовой на них не распространяется.

Положение №749 закрепило правило о том, что можно направлять в командировку в обособленное подразделение организации. Запрещено отправлять в командировку беременных женщин, работников до 18 лет и лиц, работающих по ученическим договорам. Женщин, имеющих детей до 3 лет или детей инвалидов можно направлять в командировку только с их письменного согласия, поэтому на приказе о командировке этих лиц должна быть подпись работника и фраза о том, что они знали о своем праве на отказ.

Для оформления командировочных расходов и самого процесса командировки используются унифицированные документы, в том числе:

1) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Т-10А). Он заполняется до командировки руководством, в нем указывается цель командирования, а отчет – уже после командировки командированным и является основанием для бухгалтерии для составления проводки. Проводки могут составляться по Д08,10, К71, если работник был командирован исключительно для закупки ОС или ТМЦ. Если цель так не прописана – то на счета затрат.Д20,23… если командировка несла текущий характер, если связана со сбытом – то Д44 (реклама, посещение выставок, либо торговой деятельностью). Д91 – если командировка была связана с получением прочих доходов (чтобы продать здание), либо непроизводительных расходов.

2) Приказ (распоряжение) Т-9 или Т-9А. Т-9, если в командировку направляется 1 сотрудник, Т-9А, если командируется группа лиц. Приказ является основанием для выписки командировочного удостоверения.

3) Командировочное удостоверение. Т-10. Там указываются ФИО работника, должность, место командировки, срок. Обязательно – отметки о прибытии и отбытии в пункты командировки и обратно. Отметки заверяются датой и подписью должностного лица, а также печатью.

4) Доверенность на совершение каких-либо сделок или выполнения функций. Она нужна командированному для получения счета-фактуры.

Фактический срок нахождения в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении прибыл-убыл. Максимальная продолжительность командировки никакими документами не регламентирована, то есть ее устанавливает руководитель. Если аудитор сталкивается с длительными и частыми командировками сотрудников в одно и то же место, то необходимо выяснить, не создано ли в том месте стационарное рабочее место. В соответствии с НК РФ, если создано стационарное рабочее место на срок больше 1 месяца, то организация обязана встать на налоговый учет по этому месту и зарегистрировать там обособленное подразделение.

Срок командировки начинается с даты отъезда в командировку и заканчивается в день возвращения к месту постоянной работы.

Командировки – уязвимый сегмент аудита. Участок сложен из-за многообразия документов.

Если бухгалтер принял к учету эти документы, то он отвечает за то, что он принял.

Днем отъезда в командировку считается день отправления транспортного средства из населенного пункта, где находится место постоянной работы. Днем прибытия считается день прибытия транспортного средства в населенный пункт, где находится место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки. А после нуля – последующие.

Согласно положения 749 по согласию с руководством работник может выходить на работу в день отъезда и в день возвращения. Однако, вопрос оплаты такого комбинированного выхода не решен, так ли не ясно, нужно ли за этот день платить средний заработок или начислять зарплату. Позиция МинФина заключается в том, что в табеле учета рабочего времени таких работников надо указывать «К» - день командировки, выплачивать за этот день средний заработок и локальным актом организации может быть предусмотрена выплата надбавок. Если станция или аэропорт находится за чертой города, то учитывается время проезда до этого места. Например, работник организации из Москвы командирован в Новосибирск, он приобрел билет на самолет, вылетающий из Домодедово в Новосибирск 21.10 в 0.30. Выезд будет 20 числа, если будет билет, то командировка будет 20 числа. Если он сам будет добираться, то будет 21.

Если день отъезда в командировку приходится на выходной или праздничный день, то оплата этих дней производится в соответствии с трудовым кодексом – или в размере двойной ставки за часы приезда. Либо доп.день отдыха. Если работники уезжают в командировку в предпраздничные или выходные дни, а возвращаются после них, то организация должна иметь документальное обоснование производственной необходимости такой командировки (то есть не тур.поездка). В числе таких доп.документов могут быть письма, в том числе и электронные принимающей стороной о согласии с этими сроками. Налоговые органы запрашивают график работы той организации выхода этих лиц, к кому едет. Основные вопросы по оплате затрат в период командировки регулируются трудовым кодексом, в соответствии с трудовым кодексом, статья 167, на весь срок командировки работнику сохраняется должность и средний заработок.

Средний заработок для оплаты командировочных – за 12 месяцев, предшествующих командировке. Не зависит, от того, что работник командирован на 2 или 3 месяца. Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возместить командированному расходы:

1) Оплата проезда к месту командировки и обратно

2) Оплата найма жилья

3) Доп. Расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)

4) Иные расходы, произведенные работником с согласия работодателя.

 

Особенности проверки расходов по проезду к месту командировки и обратно.

Организация обязана возместит командированному расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно

2) на переезды из мест командирования, если работник командирован в несколько населенных пунктов

 

В состав расходов на проезд включается:

1) стоимость проездного билета

2) стоимость услуг по оформлению билетов, включая заказ, доставку

3) расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах

4) стоимость проезда до места отправления поезда или возвращения из командировки, если они находятся за чертой города.

Расходы по проезду принимают в сумме фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами (нормативов государство не устанавливало). Добровольное страхование, оформленное пассажиру, в качестве расходов, уменьшающих налоговую прибыль не признаются, но НДФЛ с этой выплаты работнику не удерживают, так как этот вид личного добровольного страхования освобожден от НДФЛ, согласно п.3 статьи 213 НК РФ. Много вопросов при проверке возникает при приобретении электронных билетов. При приобретении электронного билета, необходимо подтвердить 2 момента: факт оплаты билета и факт поездки работника. Факт оплаты подтверждают следующие документы: кассовые чеки, слипы и чеки электронных терминалов, подтверждение банка об оплате этого документа, либо другой документ, являющийся бланком строгой отчетности. К таким документам относятся: маршрут-квитанция при авиаперевозках и контрольный купон электронного билета (РЖД). Факт поездки подтверждает распечатка электронного документа на бумажном носителе с одновременным предоставлением посадочного талона. Вместе с тем, в последнее время, МинФин высказался о том, что достаточно иметь один документ из них, и другие документы, косвенно подтверждающие нахождение командировки в данном месте. Например, счет гостиницы. Косвенным подтверждением, помимо счета гостиниц, может быть командировочное удостоверение с отметками. При утере проездных документов руководитель может возместить работнику оплату проезда по заявлению, но для налогового учета такие затраты признать невозможно и с указанной суммы нужно взять НДФЛ + страховые взносы. В качестве подтверждающих документов в таком случае могут быть приняты дубликаты проездных документов. Они будут считаться, как документально подтвержденные. Проверяя проездные документы, аудитор должен обращать внимание, что пункт и дата отправления в командировку должны совпадать с местом постоянной работы сотрудника.

Достаточно часто встречается ситуация, когда работник отзывается из отпуска и сразу же направляется в командировку. Билет может быть из места отдыха. Признать подобные расходы в налоговом учете можно только при наличии обоснования данного факта (распоряжение по организации об отзыве). В некоторых случаях работники возвращаются к месту командировки или к месту постоянной работы в иные даты, нежели указаны в приказе. Например, согласно Приказа и командировочного удостоверения срок окончания командировки – в пятницу. фактически, согласно билета, работник вернулся в воскресенье. Согласно разъяснения МинФина, если работник задержался в месте командировки на свой выходной или праздничный день, то такие расходы на проезд можно признать в бухгалтерском и налоговом учете и не считать их доходом работника. Если на другой день – то нет.

В своем локальном акте компания может предусмотреть оплату проезда в городском общественном транспорте, МинФин и ФНС согласились с тем, что при наличии документального подтверждения и соответствующего локального акта, подобные затраты можно признать.

Положение 749 допускает возможность включать в состав расходов на проезд оплату такси. Указанные расходы должны иметь соответствующее документальное подтверждение.

В состав расходов к месту командировки включается НДС, но счет-фактура не выдается. НК в этой части сделал исключение. НДС со стоимости билета выделенной отдельной суммой можно принят к налоговому вычету без счета-фактуры. В книгу покупок заносится номер проездного билета. Если НДС отдельной суммой не выделен, а указано в том числе НДС, то применять налоговый вычет нельзя.

Особенности аудита расходов на проезд в командировку с использованием автотранспорта.

В некоторых случаях при направлении работников в служебные командировки используется автотранспорт, при этом работник может выехать в командировку на личном автомобиле или на служебном или на такси. В любом случае, организация обязана возместить командированному все затраты, связанные с поездкой. Если поездка на служебном автомобиле, то у организации возникают дополнительные расходы, связанные с обслуживанием автотранспорта по пути следования, в том числе на бензин (ГСМ), стоянок, парковок, ремонта и другие. Для того, чтобы учесть подобные затраты, необходимы след-е документы: кассовые чеки на бензин, топливные карты, талоны, квитанции, счета. Пробег автомобиля подтверждает путевой лист и показания спидометра, отраженные в нем. При этом, водителю такой путевой лист выписывают с командировочным удостоверением на весь срок командировки. Если работник использует личный автомобиль для служебных поездок, то возможны два варианта оформления отношений:

1) заключение договора на использование личного автомобиля в служебных целях. В этом случае работнику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля. Размер ее организация может определить сама, но для целей налогового учета можно признать только законодательно установленный размер компенсации, они составляют у нас 1200 рублей в месяц, если объем литров до 2 литров и 1500 за месяц при объеме двигателя свыше 2 литров. Заключая договор, автомобиль должен быть в собственности, причем норма, установленная по мнению МинФина включает в себя уже все затраты.

2) Заключение договора аренды автомобиля. Никаких нормативов не установлено. Поэтому в договоре можно предусмотреть любую сумму арендной платы, и она будет признана в бухгалтерском и налоговом учете. Кроме того, договором может быть предусмотрена компенсация расходов в части стоимости ГСМ, ремонта автомобиля и другое. Требуется, чтобы автомобиль, сданный в аренду, находился в собственности работника. Либо должен быть заключен договор субаренды. Если работник сам управляет арендованным автомобилем, то необходимо, чтобы в его должностной инструкции был предусмотрен разъездной характер работы.

Арендная плата, полученная работником по договору, облагается НДФЛ, но на нее не начисляются страховые взносы, так как страховые взносы начисляют на выплаты по трудовым договорам и гражданско-правовым, предметом которых является выполнение работ и услуг.

Особенности проверки по найму жилья

Порядок оплаты расходов по найму жилья определяется локальным актом организации, никаких норм государство не установило. Поэтому и в бухгалтерском, и в налоговом учете, признаются фактические расходы, подтвержденные соответствующими документами. Основными документами, подтверждающими расходы по найму жилья, являются кассовый чек или бланк строгой отчетности. (счет гостиницы). В настоящее время унифицированной формы счета гостиницы нет. Каждая гостиница бланк разрабатывает самостоятельно, главное, чтобы он отвечал установленным в Положении требованиям. Положение по бланкам строгой отчетности утверждено правительством России 06.05.2008 года №359.

Бланк строгой отчетности должен быть изготовлен типографским способом или с использованием автоматизированных систем. В бланке должно быть указано наименование гостиницы, ее реквизиты, адрес, ФИО клиента, даты проживания, стоимость проживания, подписи должностного лица.

При оплате услуг банковской картой необходимы документы:

1) Подтверждающие использование банковской карты (слипы, квитанции, выписки банка)

2) Документы, свидетельствующие об оплате услуг именно гостиницы и получении гостиницей денег (кассовый чек или БСО).

Оплата услуг гостиницы и транспорта может проводиться организацией безналично, то есть, у работника нет факт проживания. В этом случае работник должен привезти справку.

Помимо оплаты найма жилья командированному в полном размере оплачиваются прочие расходы на проживание: оплата телефонных переговоров из гостиницы, доступ в интернет. Можно признать в качестве командировочных расходов, если они не выделены отдельно в счете гостиницы. Для оплаты отдельных телефонных переговоров обязательно нужно иметь расшифровку (детализацию счета), подтверждающую оплату, что работник звонил на работу. Счет-фактура, полученная работником. Дает право на вычет, без счета-фактуры налоговый вычет не применяется. Если работник арендовал квартиру на время командировки. Признать стоимость аренды можно при наличии договора на аренду и только за счет командировки. При оплате арендной платы по такому договору нужно удержать НДФЛ. Его не удерживают с арендной платы только в том случае, если арендодатель имеет свидетельство о регистрации в качестве ИП. Тогда он платит за себя сам.

 

Аудит суточных

В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель обязан при направлении в командировку выплачивать суточные за каждый день командировки, а также за время нахождения в пути, включая праздники и выходные.

Если работник заболел в период командировки, то суточные ему выплачиваются также: за каждые сутки, подкрепленные больничным листом, не выплачивается только средний заработок, так как идет оплата по больничному. Если заболевший находится в стационаре, то суточные не выплачивают.

Возможны ситуации, когда работник, только вернувшийся из одной командировки, вечером уезжает в другую командировку. За этот день суточные ему должны быть выплачены дважды.

Суточные выплачивают независимо от того, как оформлен счет гостиницы. Если в счете гостиницы указана оплата завтраков, обедов, ужинов, то суточные выплачиваются независимо от этого.

Норма суточных и для целей бухучета, и налогообложения, устанавливает сама организация в своем локальном акте. При этом, норма может быть установлена единой для всех работников, то есть фиксированной, могут быть установлены дифференцированные нормы, в зависимости от категории персонала. Подтверждать суточные расходы какими-либо документами не требуется. Для оплаты суточных определяют фактический срок командировки по отметкам в командировочном удостоверении. Не признаются командировками и не выплачиваются суточные в следующих случаях: При служебных поездках работников, постоянная работа которых протекает в пути то есть имеет разъездной характер.

Официального перечня должностей с разъездным характером работ не существует, поэтому каждая компания самостоятельно определяет такой перечень и порядок оплаты этих работников. Им могут быть установлены изначально повышенные тарифные ставки, либо выплачиваться компенсации за разъездной характер.

1) При поездках лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, так как отношения с ними регулируются гражданским кодексом, который не предусматривает оплату командировочных расходов. Вместе с тем на практике может сложиться ситуация, связанная с необходимостью поездки таких лиц. В этом случае действуем по договору, либо заключаем доп. соглашение.

2) Поездки работников для выполнения служебного задания в те места, откуда они могут вернуться в тот же день к месту постоянной работы (однодневная командировка). По мнению налоговых органов, при однодневных командировках, суточные не выплачиваются. Можно компенсировать расход на проезд. Вместе с тем, в положении №749 «Об особенностях направления работников в командировки» такого запрета нет, и руководитель организации в локальном акте может предусмотреть случаи, когда такая командировка оплачивается суточными. При этом, как правило, учитывают удаленность этого места, наличие развитого сообщения, производственную необходимость. В поддержку данной позиции имеется решение ВАС (сентябрь 2012), в соответствии с которым Суд признал выплату законной при однодневной командировке. Но ситуация заключалась в следующем: работник был командирован на два дня, получил суточные, но вернулся на день раньше. Организация здесь выплатила суточные за один день.

 

Суточные в пределах установленных организацией норм признаются для целей налогообложения прибыли и страховыми вносами не облагаются. Но по НДФЛ есть свои нормы: не облагаются налогом при внутренних командировках до 700 рублей, зарубежных – до 2500 рублей. Свыше этих сумм облагаются НДФЛ по ставке 13%.

Начисление НДФЛ со сверхнормативных суточных нужно производить в день выплаты аванса.

 

Особенность аудита расходов на зарубежные командировки.

В настоящее время многие организации ведут активную внешнеэкономическую деятельность, имеют тесные связи с зарубежными партнерами, участвуют в международных выставках, ярмарках, имеют значительные расходы по зарубежным командировкам. Аудиторская практика показывает, что на этом участке встречается достаточно много ошибок в учете курсовых разниц, налогообложения, при документальном оформлении этих затрат. Нормативная база для зарубежных командировок с 2008 года (октября) та же, что и для внутренних командировок (положение №749). В нем в пунктах с 15 по 23 изложены некоторые особенности по зарубежным командировкам.

Зарубежные командировки оформляют теми же документами, что и внутренние: Приказ Т-9, Т-9а, исключением является командировочное удостоверение. Этот документ при зарубежных командировках не выписывают. Для расчета суточных используют копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границ. Поэтому приложение копий этих страниц к авансовому отчету обязательна. Однако, при командировках в страны СНГ, где пересечение границы не сопровождается отметками в загранпаспорте. Нужно выписывать командировочное удостоверение. По ЕС перемещение внутри союза нужно подтверждать иными документами (билеты, счетами из гостиниц). Также, как и по командировкам внутри страны, командированный обязан отчитаться по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения.

Все документы, привезенные из командировки и подтверждающие командировочные расходы, должны быть переведены на русский язык.

При зарубежной командировке также работнику необходимо выдать аванс. Выдавать его можно выплачивать в валюте страны командирования, либо в любой свободно конвертируемой валюте, либо в рублях. Но это должно быть зафиксировано в локальном акте организации.

Если сотруднику аванс выдавался в валюте, то отчет по командировке должен составляться в валюте. Если же аванс выдавался в рублях, то и отчет будет составляться в рублях.

Особенностью зарубежных командировок является возможность выплаты суточных при однодневных командировках.

При этом суточные за такую командировку выплачиваются в валюте в размере 50% от установленной нормы. Направляя работников в зарубежные командировки, нужно учитывать, что для расчета суточных важна страна прибытия, то есть суточные рассчитывают по норме для страны прибытия. Например, работник командирован в Париж сроком на 10 дней. Суточные ему установлены согласно локального акта, 100 евро в день и 1000 рублей для внутренних.

Сумма суточных этому работнику должна быть выплачена в следующем порядке:

9 дней*100 евро + 1000 рублей за день в России.

За день возвращения в Россию из командировки суточные будем выплачивать по норме, установленной для внутренних командировок. Этот же принцип используется для тех случаев, когда работник командирован в несколько стран. Например, 20 октября работник командирован в Париж и в Лондон. Вернулся в Россию он 27 октября. Из Парижа в Лондон вылетел 23.

20-23 – в Париже, 23-27 в Лондоне. Командировочные:

20,21,22 = Париж

23,24,25,26 = Лондон

27 = РФ

 

При зарубежной командировке помимо обычных расходов (оплата жилья, проезда, суточные) дополнительно оплачиваются расходы на оформление загранпаспорта, виз и других въездных документов, обязательные консульские и аэродроманые сборы, сборы за право въезда или выезда из страны, транзита автотранспорта. Расходы на оформление обязательной медицинской страховки, иные обязательные платежи. Если запланированная зарубежная командировка не состоялась, а организация уже произвела дополнительные расходы, то по мнению МинФина эти затраты нельзя признавать в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли. В бухгалтерском и налоговом учете командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если у организации на конец отчетного месяца, квартала есть валютная задолженность на 71 счете, то она должна быть переоценена по курсу ЦБ РФ на последний день отчетного периода. После возвращения работника из командировки все расходы пересчитываются по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. В результате этого на 71 счете возникают курсовые разницы, которые списываются на 91 счет (как прочие доходы или расходы).

Налогообложение командировочных по зарубежным командировках осуществляется по тем же правилам, что и по внутренним, необходимо только учитывать, что НДС по зарубежным командировкам не бывает. Даже если он выделен, принимать его к налоговому вычету нельзя.

 

Особенность аудита подотчетных сумм, выданных на хозяйственные нужды.

Проверяя расчеты с подотчетными лицами по суммам, использованным на хоз.нужды, аудитору необходимо в первую очередь установить правильность списания подотчетных средств, правильность оприходования ТМЦ, работ, услуг. Для этого аудитор осуществляет сверку оправдательных документов, приложенных а авансовому отчету, с документами на оприходование ТМЦ, работ, услуг с данными, отраженными на счетах бухучета. При поступлении ТМЦ через подотчетных лиц, к авансовому отчету должны прикладываться в качестве оправдательных документов, кассовые чеки, товарные чеки, товарные накладные ТОРГ-12. Если приложен только кассовый чек, то обязательно нужно проверить документы, подтверждающие оприходование ТМЦ. Следует обратить внимание на соблюдение предельного лимита расчетов наличными деньгами. Он должен соблюдаться (при служебных командировках лимит расчета наличными деньгами не действует). Особой проверке подвергаются расчеты по приобретению ГСМ водителями. Аудитор обязан ознакомиться с нормами расхода горючего, установленными в данной организации (утвеждены Мин. Автотранспорта). Поэтому каждая организация может установить свои нормы, но беря за основу нормы автотранспорта.

Списываются расходы по топливу на основании отчетов, в которых должны быть представлены показания спидометра, установленные нормы. Сами расходы подтверждают кассовые чеки, либо талоны на бензин или иные документы. Вниманию аудиторов подвергаются также оплаченные через подотчетных лиц представительские расходы. Согласно 264 статье НК РФ, к представительским расходам относятся затраты на проведение деловых переговоров с контрагентами, ревизионной комиссией и проч. В состав представительских расходов включаются расходы на проведение официальных приемов (завтраки, обеды, ужины), оплата услуг перевозчиков, буфетное обслуживание во время переговоров.

В налоговом учете представительские расходы относятся к нормируемым и признаются для уменьшения налогооблагаемой прибыли в размере, не превышающем 4% от ФОТ за отчетный период. Для признания этих расходов в качестве затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, должны быть документы, подтверждающие экономическую обоснованность подобных затрат. К таким документам относятся: приказ руководителя о проведении деловых переговоров, утвержденная смета на проведение деловых переговоров, отчет о проведении деловых переговоров с учетом состава участников и сумм расходов и авансовый отчет с приложенными оправдательными документами.

Представительские расходы могут быть проведены и во время командировки при соответствующем документальном оформлением.

Проверяя авансовый отчет по суммам, потраченным на хоз.нужды, внимание обращают на суммы НДС по этим расходам. Никаких исключений по НДС для хоз.расходов нет (кроме командировочных, где мы не берем счет-фактуры), поэтому нужно иметь счета-фактуры. Если счет-фактура отсутствует, а в кассовом чеке выделен НДС отдельной суммой или в том числе НДС – то сумму этого НДС нельзя признать ни в налоговом учете, ни для налогового вычета, то есть эта сумма будет отнесена на счет 91.2 и понимается, как постоянная разница.

Если работник представил неполный комплект документов, подтверждающих использование подотчетной суммы, налогооблагаемого дохода у работника не возникает и страховые взносы не начисляются. При полном отсутствии оправдательных документов сумма, списанная с подотчетного лица, подлежит обложению НДФЛ. ФНС требует также начисления страховых взносов. При проверке авансовых отчетов, достаточно часто встречается ситуация, когда работник израсходовал больше денег, чем получил в качестве аванса, то есть допустил перерасход средств, вопрос о возмещении перерасхода решается руководителем, в зависимости от того, обоснованы ли были затраты или нет, причем срок, в течение которого организация обязана вернуть перерасход, не определен.

 

Особенности проверки расходов по покупкам, произведенным за счет средств работников

Нередко сотрудники приобретают какие-либо ценности, услуги для компании без предоставления подотчетных сумм за собственные деньги.

Если руководитель компании одобрит покупку, то организации должна компенсировать работнику расходы, для этого сотруднику надо написать заявление о компенсации, и издать приказ руководителя о возмещении. В локальном акте компании целесообразно предусмотреть возможность приобретения каких-либо услуг, товаров за счет средств работников, с указанием сумм предельного размера и с указанием компенсировать эти суммы. Подобные расчеты с работником должны отражаться на счете 76.

 

Типичные ошибки по расчетам с подотчетными лицами

Это следующее: