Самоменеджмент

Особенности труда менеджера

 

При выборе профессии руководителя надо учитывать следующие особенности труда менеджера:

─ необходимость постоянного общения с людьми;

─ труд руководителя происходит в условиях неожиданно меняющейся внешней среды и решения принимаются в условиях недостаточной информации;

─ конкуренция между предприятиями требует от руководителя постоянной генерации новых идей;

─ для труда руководителя характерна кратковременность, разнообразие осуществляемой деятельности;

─ в силу того, что внешняя среда предприятий динамична, руководителю приходится работать в условиях дефицита времени. Дефицит времени связан с быстрыми изменениями внешней среды предприятия: появляются новые конкуренты; падает спрос на производимую продукцию; появляются совершенно новые товары и т.д.

Поэтому руководитель должен использовать различные методы планирования своего рабочего времени. В связи с неизбежностью возникновения дефицита времени рассмотрим один из подходов оригинальных подходов.

 

 

Раздел менеджмента, в котором изучаются способы и технологии повышения эффективности управленческой деятельности руководителя, называется самоменеджмент.

Этот раздел затрагивает такие вопросы: планирование своего рабочего времени; улучшение памяти руководителя; повышение скорости и объема восприятия текстовой информации; правильная организация взаимодействия с секретарем; способы эффективного проведения совещаний и приема на работу; организация своего рабочего места; повышение стрессоустойчивости и т.д.

Одной из актуальнейших проблем руководителя является дефицит рабочего времени. Дефицит обусловлен тем, что внешняя среда предприятия постоянно меняется, и возникают новые задачи, которые добавляются к существующим. Поэтому руководитель должен постоянно планировать свой рабочий день, при этом часть задач делегировать подчиненным, а за новые и сложные задачи браться сам. Существует множество различных подходов, помогающих руководителю планировать свой рабочий день. Рассмотрим один из оригинальных подходов.

 

3.2.1. Распределение рабочего дня менеджера по задачам.Укрупненно рабочее время руководителя состоит из следующих слагаемых

 

где – рабочее время руководителя; – время, направленное на решение задач развития (перспективное); – время, направленное на решение текущих задач.

В свою очередь время состоит из слагаемых

 

 

где – время, направленное на решение текущих запланированных задач; – время, направленное на решение текущих, но случайно возникающих задач.

Львиная доля рабочего времени руководителя обычно отводится на решение текущих запланированных задач, которая расходуется на следующее:

 

 

где – время, направленное на совершение рейдов по территории предприятия; – время, затрачиваемое на беседы с заместителями; – время, которое отводится на проведение совещаний.

Руководитель должен разумно сочетать соотношения между слагае­мыми: и . Также ему желательно иметь разумное число подчиненных и планировать время , направленное на решение задач развития. При этом основным правилом, которым должны руководствоваться менеджеры, является: чем выше уровень управления, на котором находится руководитель, тем больше времени необходимо отводить на решение задач развития.

Время, направленное на решение текущих, но случайно возникающих задач , предугадать не всегда можно. Но в любом случае надо отводить определенное время на непредвиденные события, тем более, что внешняя среда постоянно готовит для предприятий новые проблемы. Если в плане не предусмотрен резерв времени на случайные события, то его выполнение будет сорвано.

Одним из основных пожирателей рабочего времени руководителя являются совещания. Многие совещания проводятся неэффективно, т.е. временные затраты на проведение совещания не оправдывают себя – решение принимается слишком долго. Причиной этому является неподготовленность участников совещания. Рассмотрим технологию подготовки к совещанию.

 

3.2.2. Организация совещаний.Совещание – это один из важнейших методов управления. Главная цель совещания – обмен информацией, обсуждение производственных задач, принятие обоснованных решений. Недостатки, отмеченные при проведении совещаний: мелкотемье (например, бракованные изделия, дисциплина); чрезмерная длительность; неоправданно большое число участников; плохая подготовка участников совещания; неконкретность решений.

Для того чтобы эффективно проводить совещания, необходимо к ним готовиться. Подготовка делового совещания состоит из следующих шагов:

– принятие решения о проведении заседания;

– определение тематики, формулирование повестки дня;

– определение состава участников, ориентировочной длительности, даты и времени проведения совещания;

– подготовка самого руководителя;

– подготовка участников совещания;

– подготовка помещения;

– ведение и утверждение протокола совещания.

Логика реализации решения предполагает проведение разных типов совещаний, которые различаются по длительности и масштабу решаемых задач (рис. 5).

При возникновении сложной задачи проводится проблемное совещание, которое длится 1,5-2 часа. Проблема может быть масштабной и поэтому совещание может проводиться до тех пор, пока участники его не примут приемлемого решения. После принятия решения проводится инструктивное совещание, длительность которого составляет 30-45 мин. На этом совещании раздаются инструкции по реализации принятого решения непосредственным исполнителям. И затем проводится оперативное совещание. Его длительность обычно составляет не более 15 минут. Целью такого типа совещаний является сбор оперативной информации о ходе реализации решения. Если при выполнении решения возникают значительные отклонения от запланированного хода дел, то собирается проблемное совещание.

 

 

 

Рис. 5. Типы совещаний

При проведении проблемного совещания необходимо придерживаться следующей схемы: чтение доклада в течение 5 мин; прения по докладу – 2-5 мин на каждого участника; чтение проекта решения – 3-5 мин; обсуждение и окончательное принятие решения – 10 мин. Таким образом, на решение одного сложного вопроса должно отводиться 40-50 мин.