УПРОЩЕННАЯ МЕТОДИКА РАСЧЕТА TCO
TCO (total cost of ownership) - это методика расчета, созданная чтобы помочь потребителям и руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем.
Затраты на владение КИС - TCO
Эффективность использования КИС в управлении предприятием
Лекция 11
Эксплуатация
Вопросы, постоянно встающие перед персоналом, ответственным за процесс эксплуатации системы:
- модернизация программно-аппаратной части, вызванная физическим и моральным старением компонентов КИС;
- необходимость отслеживания изменений в законодательстве;
- необходимость доработки системы под новые требования ее пользователей;
- обеспечение безопасности информации в процессе эксплуатации и т.д.
Для расчета эффективности применяются такие коэффициенты, как:
· Показатель возврата инвестиций (ROI)
· Совокупная стоимость владения (TCO)
· Анализ эффективности затрат (cost-benefits analysis)
Цель примененияTCO - получить итоговую картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования
Упрощенная методика расчета TCO дает возможность сравнивать затраты на разных временных участках (например, текущий год и прошлый, или текущий квартал и предыдущий), оценивая изменения.
Самое главное, что дает эта методика - понимание структуры затрат на ИТ, а следовательно, и возможностей сокращения этих затрат.
Основной ее недостаток заключается в том, что по ней невозможно сравнивать различные варианты построения системы.
Составляющие затрат
Прямые затраты можно получить по данным бухгалтерии, определив общие затраты на заработную плату, закупки оборудования и ПО. Также по данным бухгалтерии определяется сумма начисляемой амортизации на основные фонды, относящиеся к КИС.
Непрямые затраты получить всегда сложнее. Для расчета многих статей непрямых затрат используются усредненные показатели по отрасли, которые предоставляют и постоянно обновляют консалтинговые компании.
Статистическая информация
Перед началом сбора детальной информации, существует три параметра, которые необходимо знать.
(1) Количество ПК в организации. В учет нужно брать только те компьютеры, которые доступны конечным пользователям, и не включать компьютеры, которые используются в качестве серверов. Указанное количество должно включать и ноутбуки, которые используются пользователями, а также все рабочие компьютеры сотрудников отдела ИТ.
(2) Количество пользователей в организации. Это может быть число, отличное от предыдущего, так как иногда пользователи имеют несколько компьютеров, либо несколькими пользователями используется один.
(3) Средняя зарплата пользователя. Ответ на этот вопрос точно можно получить по данным бухгалтерии. Средняя цифра должна рассчитываться по всему персоналу (производственному и управленческому).
Прямые затраты на оборудование и ПО
В стоимость покупки оборудования и программного обеспечения входят все затраты, связанные с закупкой клиентских рабочих мест, серверов, сетевого и периферийного оборудования, а также любого связанного с этим оборудованием программного обеспечения. Затраты на оборудование и ПО не включают затраты на оплату труда обслуживающего персонала.
В оборудование включаются:
· настольные и переносные ПК;
· серверы;
· периферийные устройства (принтеры, сканеры и пр.);
· оперативная память;
· устройства хранения информации;
· устройства CDROM;
· источники бесперебойного питания;
· карты расширения всех видов;
· сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т. д.);
· кабельная система.
В программное обеспечение включаются:
· новое ПО и обновления для всех типов рабочих станций, серверов и телекоммуникационного оборудования;
· операционные системы;
· коробочное ПО (текстовые процессоры, электронные таблицы и т. д.).
Не включается ПО, разработанное самостоятельно- оно будет учтено далее.
(4) Средние затраты на закупку оборудования в год. Использование статистики за 12 прошедших месяцев дает хороший показатель, однако, следует помнить, что большинство компаний, делающих крупные закупки техники, в основном рассматривают такие закупки как капитальные вложения, а не затраты текущего периода (тогда они учитываются в амортизации, п. 6).
(5) Средние затраты на ПО в год. По аналогии с оборудованием, капитальные затраты не включаются в эту стоимость, а учитываются в амортизационных отчислениях п. 6.
(6) Ежегодная сумма амортизации капитальных вложений в оборудование и ПО. Сумма амортизации рассчитывается бухгалтерией для основных фондов и нематериальных активов.
(7) Ежегодные затраты на комплектующие. Включают ежегодные затраты на комплектующие и расходные материалы по всей организации (дискеты, CD, ленты, тонер и картриджи).
(8) Годовые затраты на аренду оборудования и ПО. Сюда включаются все затраты на аренду оборудования и программного обеспечения.
Управление и персонал
Информация о затратах на оплату труда должна включать накладные расходы, премии, налоги и другие платежи.
(9) Годовые затраты на оплату персонала по категориям (включая руководство). Если в организации имеется несколько офисов, все они должны быть учтены. Если в других службах, например отделе закупок, есть сотрудники, которые тратят часть своего времени на работу для службы ИТ, пропорциональная часть из их оплаты должна быть отражена в соответствующей категории этого раздела.
Для учета непредвиденных расходов предлагается увеличивать затраты на 30%.
(10) Командировочные затраты за год. Обычно сотрудники службы ИТ не работают на одном месте постоянно, а выезжают для выполнения работ в другие подразделения.
(11) Консультационные услуги третьих фирм и другие связанные с этим затраты.В эту категорию попадают затраты, связанные с консалтинговыми услугами, которые используются для решения отдельных задач.
(12) Затраты на задачи, делегированные другим организациям. Часто организация не реализует все задачи самостоятельно, а использует аутсорсинг.
(13) Затраты на обучение персонала вопросам ИТ в год. Затраты на внутреннее обучение пользователей уже учтены в п. 9 и не включаются в эту категорию. Но если были затраты на обучение сторонними организациям - их нужно включить сюда.
(14) Стоимость обслуживания техники по контрактам в год. Если какие-либо работы по обслуживанию техники поручаются сторонним организациям, эти затраты должны быть учтены в данном разделе. Если контракт на сопровождение был оплачен единожды на несколько лет вперед, то его нужно учитывать в этом разделе по частям, как амортизацию капитальных вложений.
Развитие
Затраты на развитие будут включать ежегодную оплату труда и расходов на производство и поддержку всех приложений. Существует две большие группы приложений:
Бизнес-приложения, которые используются главным образом пользователями, ведущими основной бизнес компании (приложения для бухгалтерского учета, обработки счетов, продаж, заработной платы, складского учета, управления персоналом).
Инфраструктурные приложения не влияют напрямую на бизнес, но используются для поддержания системной инфраструктуры (приложения для управления системами, коммуникационное ПО, СУБД и комплекты программ для офисной деятельности).
(15) Ежегодные затраты на оплату труда по направлениям разработки. Можно выделить четыре группы:
· проектирование - персонал, вовлеченный в сбор требований пользователей, определения спецификаций, создания архитектуры и прототипов проекта;
- разработка - персонал, вовлеченный в создание кода программ;
- тестирование - персонал, отвечающий за качество и тестирование;
- документация - персонал, вовлеченный в контроль конфигурации и техническое описание приложений.
(16) Ежегодные затраты на заработную плату по сопровождению имеющихся систем. Идентична категории разработки "новых" приложений п. 15 и охватывает персонал, вовлеченный в обслуживание существующих приложений.
(17) Ежегодные затраты на оплату услуг консультантов (см. п. 11) или сервисных организаций в части развития. Эта категория должна включать любые оплаты сторонним организациям или частным лицам за проектирование, разработку, тестирование или документирование работы в связи с новыми или существующими проектами.
Связь
Эта категория охватывает все годовые расходы на голосовые линии связи и линии передачи данных, а также их использование.
(18) Ежегодные затраты на аренду выделенных линий и каналов связи. Сюда входят ежемесячные повторяющиеся затраты на коммутируемые и выделенные каналы (например, модемные 56k, ISDN, T1 и T3 потоки).
(19) Ежегодные затраты на удаленный доступ. Включает затраты на оплату удаленного доступа к локальной сети, затраты на Web-хостинг, платежи провайдерам Internet.
(20) Годовая стоимость корпоративных сетей передачи данных. Включает любые затраты, связанные с пользованием сетями передачи данных большой дальности (WAN).
Непрямые затраты
Сюда относятся такие связанные с ИТ затраты, которые не входят в бюджеты и не измеряются большинством отделов ИТ. Наиболее весомой частью обычно является сопровождение пользователем своего компьютера и ПО, а также помощь коллегам.
Это включает
· самостоятельную отладку систем при возникновении ошибок,
· резервное копирование и восстановление ценной информации,
· операции с файлами и каталогами,
· внеплановое обучение в рабочее время и программирование малых (или больших) приложений.
Не существует точного способа измерить, сколько времени пользователь потратил на выполнение задач, связанных с ИТ, без детального учета времени или статистически верных наблюдений. Для тех, кто не имеет возможности и ресурсов проводить многочасовые измерения, существуют средние отраслевые показатели по каждой категории.
Затраты пользователя на ИТ
(21) Количество часов на самообучение работе с компьютером и ПО одного пользователя. При ознакомлении нового пользователя с корпоративной компьютерной системой тратится время на его обучение. Аналогично, когда новое приложение вводится в организации, все пользователи нуждаются в тренинге или знакомстве с программой. Эти и другие затраты на обучение включаются в эту категорию. Исследования показывают, что 40 часов в год - достаточно обоснованное значение. Если необходимо, можно использовать другое значение, более близкое к реалиям конкретного предприятия.
(22) Количество часов, затрачиваемых одним пользователем на обслуживание файлов, компьютера и программ, написание скриптов и программ. Исследования показывают, что 40 часов в год - достаточно точное значение.
Простои
(23) Количество часов простоя в месяц в связи с плановыми/внеплановыми остановками в работе сети/системы. Является измерителем годовых потерь производительности, когда пользователи не могут выполнять свою работу, по причине недоступности их компьютеров или программ.
Причин может быть много, например, следующие:
- ожидание решения проблемы службой поддержки;
- планируемая или внеплановая остановка системы;
- недоступность одной или нескольких программ;
- проблемы сервера, приводящие к недоступности информации.
Среднее значение в настоящее время определяется как 2 часа в месяц на пользователя (если собственная статистика дает другие цифры - можно использовать их).
После того как на все вопросы дан ответ, расчет показывает усредненную годовую совокупную стоимость владения компьютером (для сравнения, в настоящее время среднее значение по США составляет около $10 000 на компьютер).
АНАЛИЗ ОБЩЕЙ СТОИМОСТИ ВЛАДЕНИЯ
