Тема 8. Учетные регистры.

Лекция 1. Учетные регистры, значение, классификация.

Вопросы:

1. Назначение и классификация учетных регистров.

 

Вопрос 1. Назначение и классификация учетных регистров.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» в РБ, каждая хозяйственная операция должна быть зарегистрирована в специальных бухгалтерских регистрах. Регистры могут существовать в специально разграфленных книгах, отдельных листах, карточках, а также на машинных носителях. В последнем случае они должны воспроизводиться в виде, удобном для чтения.

Субъекты хозяйствования применяют бухгалтерские регистры в комплексе соответствующем типовым формам бухгалтерского учета. При необходимости субъекты хозяйствования могут разрабатывать и применять свои бухгалтерские регистры, не нарушая целостности формы бухгалтерского учета.

Поступающие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются в части правильности арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных в них хозяйственных операций. Независимо от формы ведения бухгалтерского учета первичным накопителем учетной информации является журнал учета хозяйственных операций с указанием корреспондирующих счетов, записи в котором отражаются на основании первичных документов.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация о хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения. Кроме того, в систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм, отдельных листов и др.Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги ,на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы предназначенные для регистрации и обобщения информации. Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета вот уже около 8 столетий. Однако сегодня их применение ограниченно. Недостатки, присущие книгам, отсутствуют у карточек и свободных листов. Карточки – это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках-картотеках. Карточки не скреплены между собой. Поэтому записи в них могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ЭВМ.

Существенным недостатком является возможность изъять или утерять данный вид регистров. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждой вновь открываемой карточке присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Свободные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что хранятся в папках. Достоинства и недостатки — те же, что и у карточек.

Использование в бухгалтерской работе средств вычислительной техники позволяет переходить на безбумажные носители информации. В частности, учетные регистры могут формироваться в виде электронных таблиц и храниться в памяти ЭВМ или на дискетах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.

По назначению (видам записей) учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Записи в хронологических учетных регистрах производятся в календарной последовательности. Примером хронологического регистра служит журнал регистрации хозяйственных операций. Первичные документы записывают в него по мере поступления в бухгалтерию. Никакой группировки данных здесь нет. В систематических учетных регистрах информация из первичных документов обобщается исходя из экономического содержания хозяйственных операций в разрезе объектов учета. В основе техники ведения таких регистров лежит не время поступления документов в бухгалтерию, а принцип двойной записи операций с помощью системы счетов. Бухгалтер записывает операции в том или ином регистре по конкретному счету (например, в журнал № 1 по счету «Касса» при книжно-журнальной форме учета) или его отдельным составляющим (например, в журналах-ордерах регистрация и обобщение информации из первичных документов ведется только по кредиту соответствующих счетов). В комбинированных учетных регистрах хронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией в разрезе счетов. Это позволяет значительно сократить объем записей и затраты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежедневные записи документов в хронологическом порядке сочетаются с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса».

По степени обобщения информации учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для обобщения информации в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Записи в такие регистры делаются в обобщенном виде, с указанием только номера, даты, суммы бухгалтерской проводки с очень кратким пояснительным текстом (например: Главная книга; журнал-ордер № 1). . Регистры аналитического учета предназначены для обобщения информации в разрезе аналитических счетов, детализирующих содержание показателей того синтетического счета, к которому они открыты. Записи в этих учетных регистрах делаются подробнее, чем в регистрах синтетического учета с применением не только денежного, но и натуральных, трудовых измерителей или только натуральных измерителей (например, карточка складского учета; лицевой счет работника).

Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет (например, журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками»). Их структура позволяет вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели. Поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналитическому и синтетическому учету.

По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны (как, например, в кассовой книге, в журнале регистрации хозяйственных операций).

В двусторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета — на одной странице и по кредиту — на другой (например, при книжно-журнальной форме учета в журнале № 1).

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные. Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делают на пересечении избранной строки и столбца (например, шахматная оборотная ведомость). В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делают строго по строкам (например, журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками»).

По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (например, Главная книга), на квартал и на месяц (например, журналы-ордера).

По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.

Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для предприятий той или иной отрасли, строительства, промышленности, торговли и т. д.

Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций процессов на конкретном предприятии.

Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, отраслевыми министерствами и ведомствами. Активно ведется работа по унификации учетных регистров. Она включает два взаимосвязанных направления:

-разработку стандартов по требованиям к форме и содержанию учетных регистров;

-построение новых форм учетных регистров.

 


Схема 25. Классификация учетных регистров.

 

Классификация учетных регистров приведена в схеме 25.

Регистр должен иметь название, период (начало и окончание) регистрации операций, фамилии и подписи лиц, ответственных за его ведение. Основанием для записей в бухгалтерских регистрах является первичный документ, своевременно переданный и принятый (по форме и по существу) для регистрации работниками бухгалтерии.

Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах осуществляется в хронологической последовательности с систематизацией на счетах синтетического и аналитического учета согласно плану счетов.