Сроки хранения документов

СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

 

 

 

Схема 24 Документооборот

Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право, в соответствии с положением об оформлении бухгалтерских документов. Устанавливается определенный регламент по их заполнению. Бухгалтерская обработка документов состоит из следующих стадий:

а) контроль документа:

- формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение всех реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;

- арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;

- проверка документов по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, давших разрешение на проведение данной операции;

б) таксировка документов предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;

в) группировка показателей и их запись в соответствующие бухгалтерские документы.

Для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, при их составлении необходимо соблюдать следующие требования:

1) заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации. Запрещается использовать для записей простой карандаш;

2) строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3) точно и ясно излагать содержание документа;

4) четко и разборчиво писать текст и цифры;

5) незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6) сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7) снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

При хранении бухгалтерских документов следует соблюдать требования ряда нормативных документов, таких как:

- Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13;

- - Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждении, организации и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5;

- - Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38' (далее по тексту -Перечень-2001);

- Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденная Минфином СССР от 08.03.1960 № 63 (разд. XIV "Хранение документов и учетных регистров")";

- Перечень документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, утвержденный постановлением МНС РБ от 30.05.2003 № 63'" (далее - Перечень-2003).

В настоящее время следует учитывать сроки хранения, закрепленные в двух перечнях - 2001-го и 2003 г., поэтому ниже в таблице представим их объединенный вариант:

Наименование документов по бухгалтерскому учету и отчетности	Основание (статьи перечней)
Документы постоянного срока хранения
Годовые отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним	452.1 Перечня- 2001
Годовые отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним	453.1 Перечня-2001
Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов финансово-хозяйственной деятельности	454 Перечня-2001
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним	457 Перечня-2001
Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты)	458 Перечня-2001
Паспорта зданий и сооружений	475 Перечня-2001
Лицевые счета по учету уставного и резервного фондов, долгосрочных финансовых вложений	489 Перечня-2001
Книги регистрации открытых лицевых счетов аналитического учета	495 Перечня-2001
Мемориальные документы по уставному и резервному фондам, долгосрочным финансовым вложениям	496 Перечня-2001
Документы сроком хранения 75 лет
Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы	473 Перечня-2001
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате хранятся 75 лет при отсутствии лицевых счетов	464 Перечня-2001
Лицевые счета по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета)	492 Перечня-2001
Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета)	498 Перечня-2001
Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью гражданина (приказы, распоряжения, постановления суда, заявления и др.)	517 Перечня-2001

 

Все исполненные учетные документы соответствующим образом подбирают, переплетают в пачки и передают для хранения в архив бухгалтерии.

Ответственность за организацию бухгалтерского архива и сохранность находящихся в нем документальных материалов несет главный бухгалтер объединения (предприятия).

Помещение архива должно быть изолированным, обеспечено противопожарными средствами и оборудовано стеллажами и другим необходимым инвентарем.

Хранение учетных документов в архиве имеет целью обеспечить их целостность и сохранность в течение установленных сроков, а также возможность пользования ими при проведении документальных ревизий, для осуществления анализа финансово-хозяйственной деятельности, наведения различных справок и в других необходимых случаях. Поэтому подбор документов для хранения и размещение их в архиве осуществляются так, чтобы в случае надобности нужный документ был быстро найден.

Обычно для хранения документы группируют по видам операций (кассовые, материальные, расчетные и т.д.), а затем подбирают в хронологическом порядке и переплетают в папки.

На порядок подбора и хранения учетных документов оказывает влияние и применяемая форма бухгалтерского учета. Например, при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета первичные документы, на основании которых осуществлены записи в учетные регистры (журналы-ордера и ведомости), хранятся отдельно от них. Они подбираются в папки по наименованиям и номерам журналов-ордеров, а внутри папок располагаются в порядке последовательности записи в журнале-ордере или ведомости.

Журналы- ордера и ведомости хранятся в папках, открываемых отдельно для каждого журнала-ордера или ведомости на год.

Выдача дел с документами из бухгалтерского архива в другие отделы данного объединения (предприятия) производится по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов по требованию судебно-следственных органов производится по их письменному запросу с разрешения руководителя объединения (предприятия). На место изъятого документа помещается его копия с указанием основания и даты изъятия подлинника или составляется специальный акт с перечислением изъятых документов.

Пропажа документов из бухгалтерского архива оформляется актом. О факте пропажи делается сообщение соответствующим органам.