Вопрос 2. Документооборот
Порядок составления и обработки документов.
Лекция 2. Обработка документов. Документооборот.
Вопросы:
1. Порядок составления и обработки документов.
2. Документооборот.
После составления все документы, на основании которых должны быть произведены записи по счетам бухгалтерского учета, представляются в бухгалтерию. Здесь они до записи по счетам предварительно подвергаются бухгалтерской обработке, заключающейся в их проверке, кодировании, таксировке и группировке.
Каждый документ при приемке его бухгалтерией тщательно проверяется: по существу, по форме и с арифметической стороны.
При проверке по существу устанавливается соответствие хозяйственных операций, оформленных документами, законодательству, плановым заданиям, нормам, сметам, а также их необходимость и хозяйственная целесообразность.
Проверка по форме – проверка полноты и правильности заполнения всех реквизитов, необходимых для данного документа, подлинности подписей должностных лиц, составивших документ, четкости и ясности текстовых и цифровых записей, своевременности оформления данной хозяйственной операции и представления документа в бухгалтерию и т.п.
Арифметическая проверка документа заключается в проверке правильности количественного выражения данной хозяйственной операции, т.е. в проверке правильности приведенных в нем цифр, подсчетов, таксировки, выведения итогов и других арифметических действий.
Кодирование документов – очередной этап бухгалтерской обработки документов, в результате которого все их показатели (цифровые и словесные) выражаются цифровыми обозначениями действующей на данном предприятии системы кодов.
Таксировка документов – определение денежной оценки хозяйственной операции.
Группировка документов – объединение документов по однородным признакам за определенный период для сокращения учетных записей.
Гашение – отметка на документах об их использовании. Подвергнуть оперативному гашению приходный кассовый документ – значит поставить на нем штамп или сделать надписи от руки «Получено» с указание даты. На расходном кассовом документе таким же образом проставляется «Оплачено», также с указанием даты. Банковские документы, документы по заработной плате и другие гасятся штампом «Погашено». Оперативное гашение денежных документов производится для того, чтобы они не могли быть использованы повторно с целью получения по ним денег.
Бухгалтерские документы от момента их составления или получения до передачи в архив на хранение проходят значительное количество этапов. Начинается движение большинства документов с места их составления и оформления (получения). Составленные (поступившие) документы принимаются работниками бухгалтерии. В процессе движения документов по рабочим местам бухгалтерией ведутся их обработка и использование для учетных записей. Далее документы обрабатываются на вычислительной установке. В конечном итоге документы сдаются в архив на хранение. Такой порядок и путь прохождения каждого документа называется документооборотом.
В таблице № 14 приведен график документооборота.
Таблица № 14
УТВЕРЖДЕН
приказом от _______________ 20___г.
График документооборота № ___________
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| количество экземпляров | ответственный за выписку | ответственный за оформление | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку | кто представляет | порядок представления | срок представления | кто исполняет | срок исполнения | кто исполняет | срок передачи | |
Разработать документооборот – значит составить график движения документов, в котором указать, через какие рабочие места (инстанции), в какие сроки, для совершения каких процессов по обработке и в какой последовательности проходит каждый первичный документ. При этом кратчайший путь прохождения (минимальное количество рабочих мест, через которые проходит документ) и минимальный срок прохождения (минимальное время для выполнения необходимой работы с документом на каждом рабочем месте) документа – важнейшие из условий правильной организации учета. Соблюдение этих условий повышает оперативность учетного процесса, что способствует организации предварительного и текущего контроля.
Документооборот в каждом производственном объединении (предприятии) устанавливается главным бухгалтером и утверждается руководителем, после чего он является обязательным для всех работников данного объединения (предприятия), связанных с оформлением документов.
Обязательность документооборота повышает ответственность каждого работника за составление, использование документов и соблюдение сроков прохождения их по рабочим местам. Она дисциплинирует и подразделения объединения (предприятия), на долю которых приходится составление весьма значительной части документов.