Виды контроля.
| Основные виды | |
| Время осуществления | Предварительный, текущий, заключительный |
| Цели | Стратегический, Оперативный |
| Предмет контроля | Административный, Финансовый |
| Содержание контроля | Время, Стоимость, Ресурсы, Качество |
| Масштабы | Полный, Выборочный |
Существуют 3 основные вида контроля: предварительный, текущий и заключительные.
Эти виды контроля схожи по форме осуществления, т. к. они имеют одну и ту же цель - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. А различаются эти виды контроля только временем осуществления.
Предварительный контроль. Данный вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
Предварительный контроль.
Планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, а они как таковые позволяют осуществить предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться в том, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных людей.
Промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджетом устанавливается также предельные значения затрат и не позволяет тем самым какому-либо отделу или организации в целом истратить наличные средства до конца.
В организациях предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (т. е. текущий финансовый план), который дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, то они у нее будут.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе работ. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемой цели. Для того чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.
Системы контроля с обратной связью влияют на “входы”, чтобы достичь требуемых результатов на “выходе”. “Входом” для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов. “Выходом” таких систем являются товары или услуги.
Руководитель-менеджер регулярно воздействует на эту систему внося изменения как в её цели, так и в функционирование, чтобы избежать отклонений в работе, которые могут вызваться как внешними факторами, так и внутренними.
Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ подчиненными их непосредственным начальником. Этот вид контроля не проводится одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того как работа выполнена. Либо сразу после завершения контролируемой деятельности, либо по истечению определенного заранее периода времени фактические результаты сравниваются с требуемыми. Одна из важнейших функций заключительного контроля в том, что он дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникающих проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем.
Заключительный контроль проводится при завершении работы. Данный вид контроля имеет 2 важные функции:
1)заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы будут проводиться в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство сможет оценить насколько реалистично были составлены им планы.
2)заключительный контроль способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного результата, то, очевидно, что фактически достигнутый результат надо измерять точно и объективно.
3.В процессе контроля выделяют 3 этапа:
1)выработка стандартов и критериев;
2)сопоставление с ними реальных результатов;
3)принятие необходимых корректирующих действий.
1 этап - Установление стандартов
Стандарты - это конкретные цели, поддающиеся измерению. Все стандарты, которые используются для контроля, выбираются из многочисленных целей и стратегий организации.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля имеют 2 особенности:
1)имеют временные рамки, в которых должна быть выполнена работа;
2)имеют конкретный критерий, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.
Стандарты устанавливаются в форме показателей результативности, которые точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Например, легко установить показатели результативности для таких величин как объем продаж, прибыль и другие, т. к. они поддаются количественному измерению. Но очень сложно и часто вообще невозможно выразить в числовых показателях, например, повышение морального уровня сотрудников организации, рассматриваемое в качестве цели.
2 этап - Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
На данном этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. Кроме того, здесь принимается еще одно важное решение - насколько допустимы и безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность, осуществляемая на этой (второй) стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность состоит в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.
Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать беспокойство.
Одним из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля является использование метода управления по принципу исключения. Принцип исключения состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии замеченных отклонений от стандартов.
Измерение результатов - самый сложный и дорогостоящий элемент контроля. Чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который контролируется.
Чтобы система контроля действовала эффективно, надо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Кроме того, должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.
3 этап. - Выбор подходящей линии поведения.
На данном этапе менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:
1) ничего не предпринимать (если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать);
2) Устранить отклонения (проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возращения организации к правильному образу действия);
3) пересмотр стандартов (не все замеченные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты).