Сущность и смысл контроля

Контроль и регулирование

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение целей организации.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того момента, когда они сформировали цели и задачи и создали организацию. Контроль является неотъемлемым элементом в любой организации.

Контроль должен обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому контроль является одним из главных инструментов выработки политики и принятия решения, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так ив вопросах оперативного руководства.

Контроль - одна из важнейших функций менеджмента. Цель контроля состоит не в том, чтобы «поймать», «уличить», «схватить». Главное, что включает в себя функция контроля - это оказать работникам помощь в осуществлении желательной линии поведения. Контроль в условиях рыночных отношений, когда требуется раскрытие всех резервов работника, выступает в качестве инструмента управления и мотиватора высокой производительности труда.

Ответственным за контроль является непосредственный начальник. Процедура контроля выстраивается по цепочки подчинения - от старшего к младшему. Функция контроля входит в круг обязанностей руководителя, не подлежащих делегированию (передаче).

Контроль представляет собой функцию менеджмента, а следовательно, проявляется как непрерывный процесс управления. В связи с этим любой руководитель должен сделать так, чтобы работники воспринимали процедуру контроля как само собой разумеющееся действие не имеющее ни начала, ни конца.

Функция контроля направлена на выявление отклонений в производственном процесс и своевременном их устранении.

Контроль – комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.

Задачи контроля:

1. сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет).

2. оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов.( оценка).

3. анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

4. прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих действий.

Регулирование – процесс выработки корректирующих воздействий и реализации принятых организационно-технологических, экономических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем.

Задача регулирования – актуализация плановых заданий, нормативов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.

Функция контроль переходит в функцию регулирование в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.

Контроль» выступает как функция обратной связи в процессе управления – информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.

Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.

По данным контроля осуществляется обратная связь управленческого цикла.

 

По форме осуществления контроль может быть:

Внутренний(система контроля организуется предприятием самостоятельно).

Внешний(контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, госорганов и т.п.)

В зависимости от содержания проблемы и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:

РЕАКТИВНОЕ – осуществляется когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений.

УПРЕЖДАЮЩЕЕ – проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на совершенствование деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившейся возможности.

Контроль- это искусство управления и менеджер не может научиться ему только теоретически, он должен практически пройти через него.

 

Кроме того, система контроля оказывает сильное влияние на поведение людей:

1. Контроль не должен сводиться к инцидентам (т. е. должен быть непрерывный процесс общения с работниками, а не от случая к случаю).

2. Тотальный контроль порождает небрежность.

3. Скрытый контроль вызывает досаду (его методы - тайный осмотр рабочих мест, слежка и т. д.)

4. Контролируйте не только любимый участок (очередная ступень карьеры и приходиться уступать свою работу другим, а следовательно - усиленный контроль приемника)

5. Контроль - не проформа (руководитель - демократ иногда стесняется подвергать подчиненных контролю и при ошибках сам все исправляет).

6. Не контролируйте из недоверия (подозрительность свидетельствует о неуверенности в себе).

7. Не держите своих выводов при себе (доводите полученную информацию до сотрудника немедленно).