Сущность и смысл контроля
Контроль и регулирование
Контроль - процесс, обеспечивающий достижение целей организации.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того момента, когда они сформировали цели и задачи и создали организацию. Контроль является неотъемлемым элементом в любой организации.
Контроль должен обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому контроль является одним из главных инструментов выработки политики и принятия решения, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так ив вопросах оперативного руководства.
Контроль - одна из важнейших функций менеджмента. Цель контроля состоит не в том, чтобы «поймать», «уличить», «схватить». Главное, что включает в себя функция контроля - это оказать работникам помощь в осуществлении желательной линии поведения. Контроль в условиях рыночных отношений, когда требуется раскрытие всех резервов работника, выступает в качестве инструмента управления и мотиватора высокой производительности труда.
Ответственным за контроль является непосредственный начальник. Процедура контроля выстраивается по цепочки подчинения - от старшего к младшему. Функция контроля входит в круг обязанностей руководителя, не подлежащих делегированию (передаче).
Контроль представляет собой функцию менеджмента, а следовательно, проявляется как непрерывный процесс управления. В связи с этим любой руководитель должен сделать так, чтобы работники воспринимали процедуру контроля как само собой разумеющееся действие не имеющее ни начала, ни конца.
Функция контроля направлена на выявление отклонений в производственном процесс и своевременном их устранении.
Контроль – комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.
Задачи контроля:
1. сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет).
2. оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов.( оценка).
3. анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).
4. прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих действий.
Регулирование – процесс выработки корректирующих воздействий и реализации принятых организационно-технологических, экономических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем.
Задача регулирования – актуализация плановых заданий, нормативов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.
Функция контроль переходит в функцию регулирование в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.
Контроль» выступает как функция обратной связи в процессе управления – информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.
Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.
По данным контроля осуществляется обратная связь управленческого цикла.
По форме осуществления контроль может быть:
Внутренний(система контроля организуется предприятием самостоятельно).
Внешний(контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, госорганов и т.п.)
В зависимости от содержания проблемы и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:
РЕАКТИВНОЕ – осуществляется когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений.
УПРЕЖДАЮЩЕЕ – проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на совершенствование деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившейся возможности.
Контроль- это искусство управления и менеджер не может научиться ему только теоретически, он должен практически пройти через него.
Кроме того, система контроля оказывает сильное влияние на поведение людей:
1. Контроль не должен сводиться к инцидентам (т. е. должен быть непрерывный процесс общения с работниками, а не от случая к случаю).
2. Тотальный контроль порождает небрежность.
3. Скрытый контроль вызывает досаду (его методы - тайный осмотр рабочих мест, слежка и т. д.)
4. Контролируйте не только любимый участок (очередная ступень карьеры и приходиться уступать свою работу другим, а следовательно - усиленный контроль приемника)
5. Контроль - не проформа (руководитель - демократ иногда стесняется подвергать подчиненных контролю и при ошибках сам все исправляет).
6. Не контролируйте из недоверия (подозрительность свидетельствует о неуверенности в себе).
7. Не держите своих выводов при себе (доводите полученную информацию до сотрудника немедленно).