Работа с электронными документами любых типов

Выдача и контроль исполнения резолюций. Повышение исполнительской дисциплины

Гибкая настройка правил формирования регистрационных номеров

Ведение журналов регистрации и номенклатуры дел

Стандартизованный механизм ведения журналов регистрации документов, в полной мере реализованный в T-FLEX DOCs 2010, позволяет сгруппировать все зарегистрированные в системе электронный документы в соответствии с принятыми правилами организации работы с канцелярскими документами. Это не только упрощает и ускоряет процессы поиска и регистрации документов, но и существенно облегчает понимание системы сотрудниками, обладающими специальными знаниями в области организации классического делопроизводства.

Средства ведения номенклатуры дел в T-FLEX DOCs 2010 так же реализованы в полном соответствии со стандартами и позволяют делопроизводителю не только выполнять типовые функции списания обработанных документов в дела, но и вести оперативный поиск регистрационно-контрольных карточек документов по параметрам и номерам дел.

Новый и максимально гибкий инструмент по настройке правил генерации регистрационных номеров позволяет вести процедуру автоматического формирования номера практически любой сложности и структуры. В нём могут быть использованы как порядковые номера документов в журнале регистрации, так и индексы подразделений или отдельных сотрудников, различные даты документа, да и просто значения каких-либо его параметров.

Система позволяет организовать многоуровневый контроль исполнительской дисциплины. T-FLEX DOCs 2010 имеет все необходимые для этого инструменты. Это традиционно принятые простые и иерархические резолюции, автоматические оповещения исполнителей и руководителей обо всех этапах выполнения работ, контроль сроков и назначения контролёров, обеспеченных полнофункциональным интерфейсом, помогающим быстро выполнять все необходимые контрольные процедуры и многое другое.

Удобным и важным средством, значительно облегчающим многие контрольные функции в системе T-FLEX DOCs 2010, является механизм автоматических уведомлений. Он позволяет практически мгновенно уведомлять всех заинтересованных лиц о том, что та или иная задача выполнена. Это не только повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, но и существенно улучшает динамику работы с документами и обработки резолюций.

Построение системы организационно-распорядительного документооборота на базе такой мощной информационной системы, как T-FLEX DOCs 2010 позволяет делопроизводителям вести работу с любыми необходимыми данными. Это могут быть как документы различных типов, так и всевозможные сведения о контрактах, партнёрских и дилерских организациях, протокольные данные переговоров и многое другое.

Возможность вовлечения в работу всех подразделений предприятия

Система T-FLEX DOCs 2010 охватывает не только задачи канцелярского документооборота, но и имеет мощные средства управления конструкторско-технологической подготовкой производства, а так же инструменты для взаимодействия с различными системами АСУП. Из этого следует, что, будучи вовлечёнными в процессы организационно-распорядительного документооборота, сотрудники различных подразделений предприятия смогут не только фиксировать исполнение резолюций и поручений, но и оперативно связывать их с всевозможными данными, документами и чертежами, над которыми ведут непосредственную работу. Такой подход позволяет нам говорить о полностью сквозном процессе работы предприятия.