Достоверность и законность электронного документа

Рост конкурентных преимуществ

Развитие корпоративной культуры

Легкость внедрения инноваций и обучения

Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы СЭД можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

 

Функционал и классификация СЭД

По заявлениям исследовательской компании Gartner к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из 6 функций:

· управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);

· совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;

· сканирование документов и управление образами бумажных документов;

· управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

· workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

· управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

· системы делопроизводства;

· электронные архивы;

· workflow-системы;

· комплексные или ECM-системы.

Определение достоверности и законности бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. А как определить достоверность электронного документа?

Для этого придумана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменения информации в электронном документе после подписания.

В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только владельцу ключа, и с помощью которого владелец может подписать документ ЭЦП, и открытого ключа, доступного всем, с помощью которого можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

Все кажущиеся сложности для пользователя при использовании СЭД скрываются. Он, как правило, должен просто выбрать нужную функцию «Подписать документ» (подписанный ЭЦП документ будет одновременно запрещен к изменению) или «Получить информацию о подписях».

Федеральный закон N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» регламентирует работу с ЭЦП, однако многие аспекты этой технологии еще не проработаны. Поэтому в большинстве случаев юридическую силу (например, в суде) имеет только подписанный бумажный документ.

Однако, внутри организации могут действовать электронные документы, подписанные ЭЦП. Нужно только принять соответствующее положение и преодолеть психологический барьер у сотрудников, которые не будут видеть живую подпись руководителя.