Выполнение требований стандартов ISO 9000

Повышение исполнительской дисциплины

Прозрачность бизнес-процессов

Исключение несанкционированного доступа

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников

Преимущества электронного документооборота

Нужна ли вам СЭД

Чтобы оценить, нужна ли вам система электронного документооборота, ответьте для себя на следующие вопросы:

· вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?

· вы можете точно сказать, какие из выданных Вами поручений на текущий момент не выполнены? А какие просрочены?

· вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж Вашей организации?

· вас устраивает объем бумаг, которые лежат на Вашем столе?

· Вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД.

Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования СЭД при постановке СМК:

· обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

· поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

· предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.